摘要 : 作为广州市的教育强 区 , 越秀区近年来课题申报数量不断增加 , 研究队伍也在不 断壮大 , 这导致区域科研管理的难度逐步提升 。 因此 , 将信息技术手段有效地应用于教 学和科研管理成为解决问题的关键 。 文章在深入 分析越秀区教育科学规划课题信息化管 理现状的基础上 , 借助简单易操作的信息化软件来解决资料收集 、档案管理和科研数据 分析等问题 , 从而优化越秀区科研业务流程 , 形成区域科研管理信息化的虚拟模型 。

　　关键词 : 教育科研,业务流程,管理信息化

　　整个社会与信息技术之间的关系日益紧密 , 教 育领域也不可避免地深受信息化的影响 。教育信息 化涵盖两个方面 : 一是将提高信息素养纳入教育 目 标 , 培养适应信息社会需求的人才 ; 二是将信息技 术有效地应用于教学管理和科研 , 注重教育信息资 源的开发和利用 。在教学实践中 , 信息技术已经得 到广泛应用 , 但在科学研究中的应用相对较少 。 随 着中小学和 幼 儿 教 师 参 与 教 育 科 研 的 人 数 逐 年 增 加 , 将信息技术应用于科研已迫在眉睫 。 以广州市 越秀区为例 , 作为广州教育强区 , 近五年该区的教 育科学 规 划 课 题 立 项 数 量 从 78项 增 加 到 101项 , 申报时间也从每两年调整为每年一次 。课题数量的 增加和申报时间的缩短导致区域教育科研管理部门 所管理的科研团队越来越庞大 。 因此 , 在课题数量 和质量方面如何平衡成为区域科研管理部门面临的 挑战 。将信息技术手段应用于区域科研是提高科研 管理效率的必然趋势 。

　　一 、 区域科研管理信息化的内涵

　　科研管理通俗地 讲 , 就 是 对 课 题 立 项 、 开 题 、 中期和结题等流程进行管理 。课题立项管理是指课题申报文件发布 、课题指南制定和立项论证会的管理 。课题的过程管理包括开题论证和中期检查的管 理 , 科研管理人员协助指导课题研究 , 推进研究进 度 。课题结题管理是对课题进行验收 , 提交相关成 果 , 鉴定课题的最终价值 。课题档案管理是对区域 课题全程涉及的资料进行建档和保管 。课题经费管 理是 对 区 域 科 研 项 目 的 资 金 进 行 预 决 算 和 收 支 管理 。

　　科研管理信息化即利用现代信息技术将这些管 理流程电子化 , 构建一套利用大数据的科研管理模 式 。外在表现是课题管理系统 , 而其实质是科学有 效的科研管理模式 。

　　二 、越秀区 教 育 科 学 规 划 课 题 信 息 化 管 理 的 现状

　　广州市越秀区的学校和教育局直属单位都非常 重视教育科研工作 , 并每年都有大量课题立项和成 果产生 , 参与课题的成员也不断增加 。然而 , 区域 教育科研信息化管理工作相对滞后 , 主要表现在以 下三个方面 :

　　1. 科研管理消耗大量人力资源

　　目前 , 越秀区的科研管理模式主要依赖传统的人工管理 。信息化在科研管理中的应用速度远远落后于教育教学领域 。一方面 , 当前的环境下 , 科研 的重视程度 普 遍 低 于 教 研 ; 另 一 方 面 , 科 研 管 理 思维方面的惯性 使 得 信 息 化 应 用 进 展 缓 慢 。 每 年 全国 、省 、市和区级 的 课 题 申 报 和 成 果 申 报 都 需 要进行大量的 材 料 收 集 、 盖 章 和 运 送 等 工 作 。 学 校的科研管理人员 需 要 花 费 大 量 时 间 来 收 集 和 整 理相关材 料 , 并 将 其 运 送 到 区 教 研 院 的 科 研 中 心 , 而后又需要科 研 中 心 花 费 数 天 的 时 间 对 这 些 材料进行分类整 理 。 每 年 至 少 要 经 历 5 次 这 样 的 过程 , 科研管理人 员 消 耗 了 大 量 精 力 来 处 理 这 些 材料 。 同时 , 评审结束 后 , 这 些 材 料 无 法 全 部 返 还给主持人 , 导 致 材 料 无 法 有 效 利 用 。 大 部 分 材 料是纸质的 , 经 过 评 审 后 被 存 档 , 但 也 面 临 着 大 量科研信息流失的问题 。

　　为解决上述问题 , 许多部门尝试建立教育科研 管理平台 , 这种平台的应用在一定程度上可以优化 科研业务流程 , 减轻整理纸质材料的 负 担 。 然 而 , 在实际管理操作中 , 也发现了一些问题 。仅仅拥有 管理平台 , 并不能解决所有问题 。在平台管理过程 中 , 除了 进 行 电 子 审 核 外 , 还 需 要 人 工 上 传 申 报 书 、任务书 、 中期报告和结题报告 。特别是盖章版 的申报书和任务书 , 需要在各个部门盖章后再进行 扫描 上 传 。 科 研 平 台 的 管 理 是 层 级 化 的 , 每 传 一次 、退一次都需要学校和区级管理员的审核 , 这 增加了科研管理人员的工作负担 , 无形中增加了时 间和精力成本 。在没有信息化的时代 , 一个熟练的 科研管理人员可以在几天内完成工作 , 而现在 , 引 入了管理平台后 , 需要培训大量应用平台的主持人 和学校管理员 , 从而耗费更多时间 。 因此 , 提高科 研管理效率 不 仅 仅 是 简 单 模 仿 原 来 的 人 工 管 理 系 统 , 如果没有形成成熟的管理流程 , 并打通管理中 的细节障碍 , 机械地复制人工流程反而会增加科研 管理的负担 。

　　因此 , 笔者认为将一些小程序应用于人工管理 的某些环节不仅可以提高效率 、节约成本 , 还可以 增强科研管理的指导和服务意识 。

　　2. 科研过程管理中存在档案缺失问题

　　科研管理在狭义上包括对教育科学规划课题进行立项 、过程管理 、验收 、成果管理和档案管理等全流程的管理 活 动 , 偏 向 于 事 务 性 工 作 的 上 传 下达 。广义上的科研管理不仅要处理事务性工作 , 还要承担区域科研指导的职责 , 积累各级各类课题申报经验 , 从而提高本区域的课题申报命中率 , 推动区域科研进入高质量发展 。如果只是简单地进行上传下达 , 管理只停留在表面 , 缺乏指导性 , 导致研究工作呈现散漫 、无序状 态 。 因 此 , 在 立 项 之 后 ,科研过程管理档案措施对于制订管理方案 、后期研究方向和价值有着非常重要的基础意义 。一个课题的研究时间跨度通常为 2~5年 , 在研究过程中会遇到许多情况 , 如课题延期 、主持人工作调动 、成员变动等不确定因素的影响 , 这些情况都可能导致科研信息的流失 , 严重影响科研成果的梳理 。在越秀区 , 许多重要的科研成果没有得到妥善保存 , 近5 年的科研 情 况 虽 然 有 电 子 记 录 , 但 缺 乏 系 统 性 ,仅包含浅层信息 。这导致之前已经取得的成果在新时期需要重新研究的情况时有发生 。

　　3. 科研数据的统计分析不足

　　目前 , 越秀区的区域课题申报数据仅限于课题数量和学校分布的统计 。在立项数据方面 , 通过汇总表可以统 计 学 校 的 立 项 命 中 率 以 及 学 科 分 布 情况 。然而 , 科研信息仅仅被用于存档 , 没有进行深入的分析 , 数据没有发挥真正的作用 。对于科研情况的统计分析是制订下一年度科研规划的基础 。科研的统计分析应该从学校 、教师 、学科 、成员等多个维度对课题研究的全流程进行统计分析 , 从而分析区域的优势和改善劣势 。然而 , 目前的科研数据存在以下问题 : 首先 , 科研情况的分 析 指 标 单 一 ,大部分信息只是进行登记 , 难以有效开展科研情况的统计分析 。其次 , 手工录入信息工作量大且容易出错 。对于已有的科研信息 , 也没有进行分析 , 不利于后期的科学管理 。再次 , 目前的科研数据仅限于本区域 , 没有纵向的数据 , 获得数据的来源和类别有限 , 无法进行多维度的比较分析 , 难以达到整体规划 的 目 的 。 最 后 , 科 研 成 果 的 统 计 也 存 在 缺失 。 总体 而 言 , 越 秀 区 的 科 研 数 据 分 析 情 况 不 够充分 。

　　三 、越秀区教育科学规划课题信息化管理的优 化举措

　　为了进一 步优化越秀区教育科学规划课题的信 息化管理 , 以下是三项优化举措 :

　　1. 运用即时通信工具优化科研管理过程

　　目前 , 越秀区可能难以承担重新建设科研管理 平台的费用 , 因此可以通过增加信息技术手段来解 决课题管理的 电 子 化 问 题 。 在 课 题 申 报 和 开 题 阶 段 , 可以使用问卷星或腾讯文档等工具 , 收集个人 申报信息和开 题 报 告 。 这 种 方 式 可 以 直 接 分 门 别 类 , 按照文件名的命名归类不同学科 , 有利于科研 管理人员的汇总工作 。在课题过程管理中 , 可以通 过建立每批次的 QQ群进行实名管理 , 实现虚拟面 对面的管理 。通过 QQ群直接与课题主持人对话 , 可以直接调控研究进度 。在课题结题时 , 可以通过 QQ群统一发布结题安排 。结题评审会结束后 , 主 持人可以通过 QQ群发布问卷星链接 , 收集最终的 成果材料 。

　　2. 运用统计工具优化科研档案收集

　　在科研过程管理中 , 利用 QQ群管理可以方便 地存储资料 。科研中心管理人员每个阶段发布的文 件都可以在群文件中找到 , 方便主持人进行搜 索 。 此外 , 可以利用问卷星或腾讯文档等工具进行中期 检查 , 检查阶段性的研究进度 , 并汇总和反馈课题 研究遇到的问题 。在结题阶段 , 可以召开结题筹备 会 , 交代结题材料的各项事宜 。结题答 辩 完 成 后 , 可以利用问卷星收集各项课题研究成果 。这样的成 果信息收集可以利于对相似课题的研究价值进行比 对 , 避免重复性研究 , 使优秀成果得到最大限度的 传承 。在科研管理的全过程中 , 运用信息化统计工 具可以提高管理效率 , 优化科研管理过程 。

　　3. 运用统计工具优化科研数据管理

　　随着科研队伍的扩大 , 传统的科研管理理念难 以适应当代发展需求 。通过运用统计工具管理课题 的数据 , 可以从学 校 、学 段 、学 科 、 申 请 人 职 称 、 成员职称等维 度 进 行 综 合 统 计 分 析 , 获 得 不 同 学 校 、不同学科 、不同学段 、不同职称级别的立项课 题比例信息 。这些数据信息可以了解全区科研实力强弱校和优秀科研个人的情况 , 对引导区域研究方 向 、制定科学课题指南具有指导作用 。通过以人为 本的管理理念 , 实现对教师的服务 。 目前可以使用 问卷星 、 问卷网 、金数据和腾讯问卷 等 统 计 工 具 , 根据不同需求选择不同的工具 。

　　信息技术虽然可以解决工作量 , 但有效管理仍 然需要科研管理理念的体现 。 因此 , 科研管理人员 需要不断提升自身业务能力 , 实现角色定位的理念 转换 , 激发区域潜在的研究动力 , 使科研管理工作 更加有效 , 促进教师的专业发展 。

　　四 、越秀区教育科学规划课题信息化管理的虚 拟模型

　　虽然目前越秀区尚未实现科研平台管理 , 但科 研平台管理是未来的发展方向 。根据市级平台和区 科信局平台的使用体验 , 笔者认为在建立信息化管 理平台时 , 应重点考虑以下两个方面 。

　　1. 平台建设遵循以人为本的管理理念

　　在建立平台时 , 需要综合考虑管理人员和课题 主持人的需求 。不能简单将线下管理方式直接迁移 到线上 , 如果信息化未能节约资源 , 与其强行推行 信息化 , 不如保持现有状态 。有些地方的课题管理 仅是伪信息化 , 通过电子邮件收集申报书 , 然后由 工作人员上传到指定平台 , 专家在平台上查看申报 书并在汇总表中填写评分 , 最后工作人员再汇总专 家评分 。这样的操作流程基本上没有节省人力和物 力资源 , 因为资料收集和专家评分的过程仍然需要 人工操作 。 因此 , 在建设过程中务必坚持以人为本 的理念 , 用平台解放管理人员的琐碎工作 , 实现真 正的信息化而非表面光鲜的信息化 。

　　2. 平台建设遵循简化管理的原则

　　信息化的目标是节约人力和物力资源 , 将科研 管理人员从繁琐的工作中解放出来 , 使他们能够更 多地专注于专业指导 。 因此 , 科研管理平台应该力 求简化繁琐的操作 。例如 , 在结题证书环节 , 平台 可以根据相关信息生成电子版证书 , 避免了盖章和 打印证书的环节 , 实现信息化手段下的时间成本节 约 , 教师可以根据需要下载和打印电子证书 。在申报 、立项 、开题 、 中期 、结题等各个阶段 , 都涉及 盖章的问题 , 最好能实现水印电子章的方式 , 既安 全又省力 。在申报评审阶段 , 专家可以直接在申报 书上打分 , 科研管理人员则负责汇总分数 , 避免了 打印申报书和 专 家 现 场 评 审 的 环 节 , 实 现 了 简 化作用 。

　　在遵循以上原则的基础上 , 根据教育科研的特点 , 建立越秀区教育科学规划课题的信息化管理虚拟模型(见 图 1) , 实 现 各 个 流 程 的 有 机 统 一 运 作 ,发挥平台的最大优势 。

　　具体流程如下 :

　　(1) 课题项目发布阶段

　　区科研中心根据区教育局通知 , 制订新的课题 申报计划 , 确定基本信息 , 包括申报年度 、课题类 别 、 申报条件 、课题限额 、有效申报起止日期等 。

　　(2) 个人申报阶段

　　教师根据通知 , 在系统录入个人信息 , 包括课 题名称 、单位 、职务 、职称、通信电话、研究内容关 键词、课题组成员人数、课题成员名单 。这些信息有 助于分析区域内教师的课题研究情况和研究方向。

　　(3) 学校科研主管初审

　　教师申报后 , 由学校科研主管进行初审 , 填写 单位意见 , 同意申报或者不同意申报 。

　　(4) 区科研中心复审和立项

　　区科研中心进行材料复审 , 并组织专家进行评审 , 通过专家评审的申报送至区教育局最后审 核 , 审核通过即立项 。

　　(5) 中期检查阶段

　　立项后 , 区科研中心组织集体开题 , 个人提交 开题报告和中期研究进度 , 学校科研主任对本校立 项项 目 进 行 管 理 , 科 研 管 理 部 门 对 区 域 课 题 进 行 管理。

　　(6) 结题阶段

　　区科研中心组织专家进行结题评审 , 对课题研究整个过程进行评价 。结题后 , 课题主持人填写课题研究成果信息归档 , 包括论文 、研究报告 、成果推广和专著等 。

　　发挥信息化优势 , 构建科研管理平台是不可逆转的趋势 。科研管理流程的信息化对科研管理人员提出了更高要求 , 需要掌握科研管理的基本规律和系统分析能力 。科研管理人员的素质在一定程度上能够促进信息化平台的创新管理 , 更好地为区域科研提供服务 。

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