摘要：保证电子档案的真实性、完整性、安全性是当前国有企业档案管理工作的核心。以大数据技术为依托，通过建设电子档案的方式保证档案的完整性，可以满足国有企业生产经营对档案资料的需求。电子档案的储存方式可以优化档案管理工作过程以及提高档案管理效率，因此，做好电子档案管理工作对企业的高质量发展以及战略规划的实现具有重要的意义和价值。

　　关键词：大数据技术；国有企业；电子档案管理

　　受科学技术快速发展的影响，在许多行业发展中都能看到大数据技术的身影，将该技术应用于国有企业档案管理工作中可以取得理想的工作成绩，既减轻工作人员的工作压力又可以保证档案资料的安全性与完整性，甚至为电子档案管理工作带来新的发展机遇，当前，如何保证档案管理工作效率、档案管理工作顺利开展成为工作的重难点。

　　一、电子档案的特征

　　（一）时效性

　　由于国有企业电子档案管理工作的流程较为复杂且内容涉及面较广，对从业人员的工作素养、能力有较高的要求，工作期间可以利用网络开展相关管理工作、减少网络化传输渠道投入资金，达到缩短档案管理工作周期的目的。在保证提高档案管理工作效率的同时对档案资料实施动态化管理，为企业决策者作出决策提供正确且科学的参考，也为企业的长久、健康、稳定发展提供保障。

　　（二）分离性

　　国有企业工作人员在开展电子档案管理工作时，将档案转化为数据的形式储存起来，在保证传输数据时数据内容不会发生任何改变的同时，电子档案可以通过不同渠道传输到多个终端设备上便于工作人员管理与应用[1]。电子档案管理工作也具有分离性特征，因为从事档案管理工作的员工可以删除、复制、传输电子档案资料，在该过程中可能会出现电子档案丢失、被私自篡改的可能性。

　　（三）虚拟性

　　当前，开展电子档案管理工作和传统的纸质档案管理工作存在明显的差异化，传统的档案管理更注重将资料打印出来，密封保存，而电子档案管理则是将档案内容在专业人员处理之后，以计算机硬盘、百度网盘、移动硬盘等方式管理档案资料，用这些方式储存的档案需要依赖计算机将其调取出来，因而电子档案具有一定的虚拟性。

　　二、当前国有企业电子档案管理存在的主要问题

　　（一）电子档案管理系统安全性有待加强

　　国有企业电子档案管理工作的安全性容易受互联网中黑客、木马病毒、计算机病毒的侵害，因此企业的档案管理系统可能会存在一些安全隐患问题。若遭受黑客的攻击或者“别有用心人士”的操作，档案信息可能直接被篡改或者删除，甚至破坏电子档案管理系统[2]。加之国有企业内部的部门较多，从业人员需要设置电子档案管理系统权限，为不同部门的员工赋予不同的查阅权限，当前企业发展中存在着查阅权限不明确的问题，还有档案系统权限的管理不够严谨，无法全面保证档案信息的安全，若档案资料被泄露，查明真相的可能性很小。

　　（二）电子档案管理制度有待完善

　　国有企业在设计、安装信息化电子档案管理系统期间，相关人员并未根据电子文档的特殊性构建完善的规章制度，自动沿用传统纸质文档管理的工作方式开展管理工作。以前的管理制度已经无法满足电子档案管理工作开展的需求，长此以往就会导致电子档案的管理工作失去章法，工作人员的工作流程不明确、工作职责出现交叉等，若企业没有结合实际情况规定电子档案的管理流程，电子档案的储存格式也会五花八门，降低电子档案的使用价值，甚至影响企业的正常运营。

　　（三）电子档案管理人员作业行为不够规范

　　开展电子档案管理工作期间，无可避免地会有部分工作人员习惯性沿用传统工作方式，未严格按照档案部门制定的工作流程应用、归还档案资料，甚至存在电子档案在归档或者交接的时候出现丢失问题。例如，因为部门没有规定档案整理的统一格式，提交档案资料时也是非常随意上传，使档案管理部门收到的档案资料内容杂乱，缺乏细节内容，还需档案管理人员再次整理档案资料、补充细节，以此影响工作的进度。此外，工作人员保存、复制档案资料时没有仔细、全面地检查，可能因为网络、系统、格式的问题导致上传的档案资料是一片乱码，文档无法正常打开等，出现这样的问题与档案制作版本未统一有直接关联。

　　（四）“重藏轻用”现象有待改善

　　储存电子档案就是档案管理部门最基础的工作内容，而后期的文件检索、挖潜电子文件、预测数据资料就已经升级为企业更高级别的电子档案内容。目前电子档案管理工作依然存在着重视收藏、忽视应用、制约电子档案职能发挥的现象，这些问题的存在由于管理人员对电子档案存在的意义没有深入地理解、工作方式的不正确性有密不可分的联系，对于电子档案管理的方式没有跟着档案数字化发展及时发生转变与优化[3]。另外，国有企业的电子档案利用程度有待深化，若电子档案制度不完善、体系建设不全面等问题没有得到明显地改善，电子档案的价值发挥依然会受到抑制。

　　（五）关联信息资源共享能力不足

　　国有企业档案资料管理人员在储存档案文件时，可能会受信息公开化程度的约束，即工作人员确定自身拥有的档案资料查询、利用权限，开展电子档案管理工作时，要想充分利用电子档案必须坚持开放性存取原则，同时也要在法律允许的范围，在企业中公开电子档案信息，实现部门之间、相关信息资源的共享。但是部分工作人员由于思维理念没有及时革新，导致电子档案信息的资源利用率与预期相差较远。

　　三、大数据背景下优化国有企业电子档案管理的有效途径

　　（一）优化电子档案管理体系

　　完善的管理体系就是保障工作顺利开展的“靠山”，完善的规章制度可以使工作人员做到有法可依、有章可循，当前电子档案已经广泛应用于国有企业的日常经营管理方面，因而完善的管理规章制度是国有企业电子档案管理质量的关键所在。分析当前国有企业电子档案管理工作开展情况，企业需要从不同的角度着手完善电子档案管理体系。一方面，主动对标行业电子档案管理规定，优化、调整企业电子档案管理体系，参考办法的规章制度内容，适当降低企业电子档案管理难度，确保企业电子档案管理规则和其他行业的发展要求相吻合，主要就是防止在开展工作时由于档案管理问题而引发更多麻烦，增加工作压力与工作量[4]。另一方面，根据企业的实际情况对电子档案管理制度进行细化与优化，保证制定各项制度有较强的可操作性。制定会计、文书、税务档案时，要特别注意将电子档案资料的要求加入进去，确定电子档案资料的整理流程。确定细节性内容时，要坚持人与事高度匹配的原则开展工作，安排特定的工作人员负责电子档案管理工作，若遇到特殊情况，还要补充说明特定的电子档案管理事务方法，指导管理工作顺利进行。

　　（二）保证电子档案管理环境足够安全

　　通过保证电子档案管理环境的安全性保证档案信息的安全性，只要电子档案管理环境足够安全就可以从根源上减少档案泄露现象的发生。由于电子档案表现出的特点与传统档案管理方式差异性较大，开展电子档案管理就是要将不同的档案分类型储存管理，以此为后期查阅档案提供便利，可以摒弃传统一本一本翻找式档案管理存在的弊端，综合应用网络信息化技术辅助档案管理工作开展，可以通过大容量的储存设备储存国有企业运营期间产生的数据信息，依托大数据技术比对档案内容，为企业的高质量发展保驾护航[5]。此外，用完善的制度规范所有从业人员的行为举止，并且要求其在工作中投入饱满的热情与激情，以此既保证电子档案管理工作环境的安全性，也使档案管理工作顺利开展，并且取得良好的管理效果，为国有企业的长久发展提供保障。

　　（三）构建文档一体化全程管理体系

　　国有企业档案管理部门人员在拟定、传输、整理电子档案文件资料时，必须保证将工作分配给具体的负责人员，并且每个工作细节都达到工作要求，避免在后期档案资料出现问题时工作人员害怕担责互相推诿，也利用网络平台提升工作效率。相关管理人员需要根据文件管理的情况有全方位地考量，为统一完成工作奠定基础。对于不同级别的电子文件以及不同职责的档案管理岗位，要求执行统一管理方案，严格按照电子文件的工作流程落实电子文件的归档、应用、管理工作。从国有企业工作人员角度讲，主动接受政府部门针对行业发展办法的指导性建议，定期培训相关工作人员专业技能，在科学管理电子文件的基础上凸显电子文件的储存价值与意义，根据电子档案管理的条件，保证档案管理工作符合工作规定[6]。若企业条件允许，创建信息档案库，将工作人员与组织机构相结合，不同部门开展管理工作时也要执行文件管理的统一流程，并且要根据工作需要制定针对性工作体系。创建区域性电子文件管理平台，主要考虑与相关部门进行深度合作，请专业人员研究、管理、储存电子档案，保证电子档案管理工作的有序发展。

　　（四）利用大数据技术提升电子档案共享程度

　　在工作人员开展电子档案管理工作或者利用电子档案资料时，充分发挥互联网这一强大平台的价值，优化电子档案信息资源的共享性以及电子档案信息服务的工作质量。在Web2.0时代到来之际，很多用户已经改变了自身的身份，站在主体的位置上，每个人都是信息的接受者更是信息的传播者，每个人的参与性和开放性特征存在明显不同。利用新型互联网服务方式，不断提高电子档案信息服务工作效率。或者从国有企业运营的角度讲，定期对自身管理思维进行优化与创新，提高服务质量，在做好协同管理工作的同时注意企业信息的公开性。考虑通过门户网站中已经设定的渠道，审核、分析尚未及时送到档案部门的信息或者是员工关注度较高的档案信息，在上级领导批准之后检查部分文档。此外，在政务OA内网中设置相关资料库，准确筛查储存档案中有价值的内容，通过构建小型资料库的方式提高电子档案的利用效率。

　　（五）强化电子档案内容的可靠性

　　国有企业为了保证采集、归档、储存、管理电子档案工作的可靠性，需要用技术性措施为电子档案内容的可靠性和真实性提供保障。同时规范电子档案的查阅流程，从整个流程角度分析查阅电子档案是电子档案内容可靠性管理最弱化的部分，因此国有企业需要严格要求电子档案的借阅方式，规避电子档案内容传播和篡改的可能性。相关管理人员将档案分成一般性与保密性，查阅不同等级档案的方式也存在较大的差异性，一般性质的档案可以通过微信、钉钉等App进行查阅；若档案资料涉及企业业务核心、保密性较高的档案，必须登录企业内网、账号密码才可以查阅。考虑采用电子档案内容防护技术，该技术的应用需要得到专业技术人才的深入分析与研究并将其作为根本，使电子档案的提交、修改、审批过程与要求完全相符，并且可以动态化检测阅读内容、对检测到存在问题的内容进行修改，实现电子档案内容的可靠性管理[7]。在工作期间也可以将一些电子档案直接设置为制度格式，即只可以阅读不可修改，以此保证档案内容的正确性与真实性。

　　（六）从整体上提高档案从业人员专业能力

　　利用大数据技术管理电子档案资料，需要基于档案管理人员专业能力强、综合素养高的基础上，国有企业可以将大数据技术作为有效依托，为电子档案管理人员日常学习提升自身技能提供便捷。国有企业定期邀请相关专业人士到企业与员工进行深度的交流与沟通，在交流中了解员工的知识水平，结合员工能力开展针对性的知识培训，并且保证培训的理论知识可以应用于实际工作中。在培训结束之后安排考核，用带有录像功能的设备记录考核的整个过程，并将记录的内容作为点评工作人员考核是否过关的主要参考，对于工作态度认真、工作积极的员工物质或者精神方面的奖励，对于由于个人原因为企业带来损失的员工一定的惩罚，惩罚并非目的而是作为一种警醒其认真工作的有效手段，也可以警戒其他员工端正自己态度、保证自身位置，以此从根源、整体上提高从业人员的专业能力。

　　四、结语

　　综上所述，随着时代的发展，档案管理工作已经从纸质文档向电子档案方向发展，国有企业档案工作人员及其决策者应提高对档案管理重要性的认识，定期培训档案管理工作人员，加强档案管理系统的安全性，建立健全档案管理规章制度，以此保证企业生产经营决策时参考的档案资料的准确性，助力企业不断提高市场竞争力。

　　参考文献

　　[1]王言伦.电网企业电子会计档案管理探析[J].中国农业会计，2023（22）：12-14.

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　　[3]周爱素.数字化转型背景下企业电子档案管理方式研究[J].企业改革与管理，2023（17）：65-67.

　　[4]樊红勋，高大伟，李如洁.企业固定资产投资项目电子档案归集模式研究[J].兰台内外，2023（21）：21-22，25.

　　[5]郭芳，刘永，吴雁平.基于“幸存者偏差”评估模型的调查研究方法——以“企业电子文件归档和电子档案管理试点”数据分析为例[J].档案管理，2023（4）：49-55.

　　[6]谈林青，俞惠园.企业电子档案管理与利用的几点思考[J].办公室业务，2022（17）：137-140.

　　[7]程华龙，陈胡嵘，汪全雨，等.电网企业电子会计档案管理研究[J].中国管理信息化，2022（12）：76-78.