摘要：《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）（以下简称“《规定》”）是国家档案局基于过去几十年的企业档案管理实践和经验，对各种企业文件材料和保管期限进行的一次重要梳理，在企业文件材料归档管理中，可以为各类文件资料的收集提供指导，提高企业档案管理的规范性、高效性，从而确保在企业管理决策与长期稳定发展中发挥其重要价值。为此，相关管理部门应进一步加强对企业档案管理的监督指导；企业在学习《规定》的过程中，应结合企业档案管理工作实际，贯彻执行各项规范和要求，确保完成文件材料归档范围及档案保管期限表的编制。本文结合国家对企业档案管理中文件材料归档和保管的具体要求，对企业文件材料归档范围及档案保管期限表的编制工作进行了分析，并提出相关建议，以期促进交流、提供一些有益的思路和建议，为进一步提高企业文件材料归档和保管工作质量创造良好的基础条件。

　　关键词：企业文件材料；归档范围；档案保管期限；编制工作

　　为满足新形势下对企业文件材料归档范围和档案保管期限提出的标准要求，企业在相关工作开展过程中要严格按照国家档案局最新颁布的相关规定，对其归档范围进行合理界定，建立科学、完善的档案价值鉴定体系，确保企业档案保管期限划分的准确性，构建全面、系统的企业文件材料归档和保管体系。科学的企业档案管理能够推动企业依法规范经营、管理体系健全、内部控制完善，充分展现其在企业管理与发展中的重要地位和作用，满足国家和公众对企业依法生产经营进行监督管理的要求，使企业档案成为有效服务企业各项活动、承载企业发展历程的真实记录。在实施过程中，各企业要领会其精神、把握其要义，以促进档案事业的高质量发展。

　　一、企业文件材料与档案

　　（一）含义

　　在企业生产经营过程中，研发、生产、经营、管理、服务等中间环节在实际工作开展过程中形成的各种记录，即为企业文件材料。从质量认证体系中看，企业文件材料的类型具有一定的特殊性，文件记录的内容通常以其形成运行过程和最终质量结果为主，不仅是企业质量管理体系中的重要内容之一，而且对企业产品质量判断具有重要意义，也对企业生产经营活动开展的有效性产生直接影响。

　　与企业文件材料以过程和结果为重点不同的是，企业档案更强调其对企业、社会和国家的保存价值，汇总整理生产经营和内部管理中相关的文件材料，完成企业档案的编制。从企业档案的内容来看，其不仅涉及企业实际开展的生产经营活动，而且包含企业人员、资金、管理等其他活动，通过对企业人力资源管理、经营决策制定、市场营销策略、产品创新研制、技术设备引进等方方面面的企业活动进行真实、全面的记录，使其成为企业提升综合实力的基础。

　　（二）联系与区别

　　1.联系

　　企业文件材料与档案之间有着密不可分的联系。档案来源于文件材料，是由文件材料有条件转化而来的，从信息的内容和形式来说，两者是完全相同的。企业文件材料和档案可以看作是不同价值阶段同一事物的不同形态，两者之间在判别、功用、实效等方面具有较大差异，但在阶段和来源方面存在一定的相同点。从系统整体的角度来看，按照一定的逻辑顺序和规律对原本分散的文件材料进行整理形成的新的信息单元即为档案；从价值层面的角度来看，通过对办理完毕的文件材料进行筛选，将其中具有保存价值的部分整理出来即为档案；从形成时效的角度来看，档案对文件材料强调更多的是办理完毕这一最终环节。因此，从系统、价值和时效三个维度来看，通过对文件材料的不断筛选和整理即可形成档案。

　　2.区别

　　企业文件材料与档案之间有着天然的密切联系，也有着明显的区别。根据企业文件材料与档案的形成过程，以文件材料为素材，档案是筛选其中有保存价值的部分的集合；在档案提取文件材料的过程中，以文件材料为基础，只选择其中的精华部分；根据企业文件材料与档案的先后顺序可以发现，档案是文件材料的最终归宿，而文件材料是档案形成的起点。从文件材料到档案是一个不断放弃、继承的辩证运动过程。处理完毕的文件材料根据其对企业生产经营活动的利用价值进行筛选，才能作为档案的组成部分保存下来；经过立卷归档集中保存起来的文件材料才最后成为档案。文件材料成为档案的过程也是归档的过程，归档既是文件材料向档案转化的程序和条件，也是文件材料转化为档案的标志和界限。

　　二、编制前期准备阶段

　　（一）高度重视，提前谋划，成立编制组织机构

　　在企业档案管理工作质量的提升过程中，企业文件材料归档和档案保管工作的开展都会对其产生直接影响。除了基础的档案管理部门外，还要加强与职能部门、业务部门协调配合、共同开展工作。在开展编制工作前，档案部门应做好策划，与分管领导、职能部门、业务部门加强交流，组织相关部门的工作人员围绕企业文件材料归档和档案保管工作中归档范围和保管期限表的编制，完成组织机构的建立与完善，根据其具体的工作内容明确个人岗位职责。

　　为避免出现权责分离、相互推诿的情况，在编制组织机构成立后，还需要根据领导小组和工作小组的划分，完成人力资源的科学配置与责任划分。在领导小组中分别选择企业档案工作领导和档案部门负责人担任组长和副组长的职位，业务部门和职能部门负责人作为领导小组成员。在企业文件材料归档范围和档案保管期限的编制工作中，领导小组主要负责批准工作计划、审定提交材料、协调中间事项等管理审核工作。在工作小组中，整合企业业务部门、职能部门、档案部门的人力资源完成工作小组的建立，在该项工作中以制定工作计划、组织工作实施、起草文件资料、宣贯上级部署、指导下属工作等为主要职责。

　　（二）开展宣贯培训，提高编制人员参与意识

　　对于企业编制组织机构的成立，在具体工作开展前还要积极开展宣贯培训活动，引导编制工作人员积极参与，以国家档案局的最新规定为核心，将其作为宣贯培训工作的重要依据和内容，组织领导小组和工作小组及其下属相关人员共同参与培训活动。授课教师既可以邀请外部档案专家或地方档案行政部门管理人员，也可以邀请上级企业档案部门管理人员，抑或是邀请本企业档案部门管理人员，要让参与编制人员充分了解《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）出台的背景、指导思想、遵循原则、创新内容及条文含义等，明确各项工作在具体实施过程中的正确方法和具体要求。

　　（三）优化编制工作计划，高效实施编制工作

　　为避免企业文件材料归档范围和档案保管期限表在编制过程中出现遗漏、矛盾等问题，在编制工作正式开展前，要结合企业档案管理的实际情况，完成编制工作计划的制定。为满足编制工作的细致性要求，在其起草、修改、印发、宣贯等阶段，对于文件材料归档范围和档案保管期限表的内容涉及企业生产经营和管理活动的各个板块，需要细化工作人员分工和工作任务落实，对工作完成的时间和形式提出明确要求。编制完成初稿，经过讨论修改完善后，将稿件提交企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制领导小组批准执行。

　　三、调研、职能分析、收集资料阶段

　　为确保企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制的科学性和可行性，在编制前期的准备阶段，还要深入企业内部开展调研工作，围绕其不同部门、不同岗位、不同人员的职能，开展科学分析，并做好相关资料的收集工作。围绕调研结果梳理企业组织架构及其对应的具体职责。结合职能分析对企业的活动特点进行研究和总结，全方位了解业务组成、工作流程和需要保存下来的各种记录。此后，开展资料收集工作，国家档案管理相关法律法规、标准规范、管理制度、企业生产经营和管理活动中应遵守的其他法律法规、标准规范及管理制度中对档案和有关业务成果的要求和规定、其他法律法规、标准规范中对企业文件材料归档和档案保管成果的规范化标准或与企业档案管理有关的法律法规和政策规范提出的具体要求，都应体现在企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表中。

　　四、编制报审阶段

　　（一）编制报审步骤基础要求

　　（1）根据企业部门具体的工作职责，明确其在企业文件材料归档范围和档案保管期限管理的职责，完成整体框架结构的搭建。（2）系统梳理企业各部门业务流程，结合相关法律法规对其记录保存提出明确要求，完成编制文件的初步成果，并及时向档案部门提交审核。（3）汇总整理各部门提交的编制成果，结合企业档案管理实际对其进行优化，形成文件材料归档范围和管理类保管期限表初稿。（4）企业档案部门将文件材料归档范围和管理类保管期限表初稿发至工作小组各成员和各部门工作人员手中，广泛征求其意见和建议，鼓励其结合工作实际和相互借鉴的方式提出修改需求，对其中有关内容进行不断完善。（5）围绕最终的编制成果，组织企业相关部门从合理性、完善性等不同维度进行讨论与复核，最终敲定编制稿件。（6）将最终的定稿提交给领导小组进行审查，待其正式批准后印发企业内部档案编制执行的相关工作规范和要求。

　　（二）编制过程中应注意的问题

　　（1）《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》附表13、14、15条中涉及的基本建设、科技、设备、生产等，既属于管理类档案同时也属建设项目、产品生产和科研开发类的文件材料，特别是不与某个项目有关的文件材料，必须在管理类中体现。（2）计划和总结的保管期限问题。重要计划永久；一般计划30年；工作总结，一般划为永久。（3）规章、制度、标准的保管期限问题。根据其重要性通常将其期限分为永久、30年。（4）涉及人的档案保管期限问题。所有涉及人的文件材料基本划为永久。（5）实现办公自动化的企业办公自动化形成的电子定稿可将修改痕迹隐藏保存，通过技术可以显示，起到纸质载体定稿作用，应按规定保存。（6）有关机关和上级主管单位界定。有关机关指国家为行使其职能而设立的各种机构，上级主管单位指有隶属关系的单位。（7）中介机构是指采用委托的方式依法通过技术服务和专业知识，为委托人提供服务性、代理性、公正性的中间机构。行业协会如钢铁工业协会；法律中介机构如律师事务所；会计中介机构如会计师事务所；证券机构如证券交易所。（8）合同会签单也属于归档范围。合同会签单起着文件签发单的作用，是记录合同订阅审批过程的重要依据，要与合同一并归档。（9）国家其他规定与本规定不一致时，以效力高者为准。与专业的文件归档范围和档案保管期限要求不一致时，以“从宽、从长”为原则，即较宽的范围、最长的期限。

　　（三）审查过程中需要注意的问题

　　（1）审查归档范围是否全面，细化程度是否详细，保管期限设置是够准确。（2）看用词是否规范、编号是否统一、大项是否完善、层级是否全面、体例是否明晰、术语是否统一等。

　　五、关于编制工作的几点建议

　　（一）企业档案部门要提前做好策划，并协调相关部门推进工作

　　企业档案部门要吃透档案相关法律法规、标准规范和管理制度，提前做好策划组织，跟踪推进编制工作；职能部门、业务部门要积极配合参与贯彻落实档案部门的专业指导，严格按照编制工作计划的要求开展相关工作，过程中发现问题及时解决。

　　（二）企业档案部门要做好沟通协调，并指导相关部门开展工作

　　企业档案部门要督促职能部门、业务部门以国家档案局印发的最新规定为重要依据，综合考虑编制前期调研结果和企业实际，完成编制相关工作。在编制过程中，档案部门要给予帮助和指导；在修改过程中，认真思考业务、职能部门提出的相关意见和建议，促进编制成果可行性、实用性和针对性有效提升。

　　（三）充分利用档案专家的业务优势，推动编制工作高质量开展

　　基于编制工作的严谨性、细致性和专业性要求，在编制工作期间可以通过企业内部的档案专家资源，整合其经验和专业优势，推动编制工作高效实施，也可以请上级单位档案管理人员进行业务指导，或者请第三方专业服务机构的专家进行业务指导。

　　（四）引领带动指导下属企业开展工作，确保编制工作按期完成

　　在编制工作过程中，企业总部要充分发挥其指导和督促职能，推动下属单位编制工作保质保量及时完成。对于档案工作人手少、工作能力相对薄弱的单位，企业总部应下沉指导帮助，及时解决编制中遇到的问题和困难，共同推动编制工作高效完成。

　　六、结语

　　对于企业文件材料归档范围和档案保管期限，国家档案局分别在2012年12月和2013年4月印发了相关规定和通知，对企业编制工作的开展预留3年时间。从该项规定具体实施的效果来看，大部分企业都取得了良好的效果。但是也应该看到，随着我国经济的迅猛发展，各类企业如雨后春笋般涌现，这些新增的企业依然要做好企业档案管理各项工作，包括其文件材料归档范围和保管期限表的编制，以提升企业价值，促进企业在激烈的市场竞争中保持自身优势，推动企业高质量发展。

参考文献

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