摘要：档案管理工作是企业各项历史发展信息的真实记录及全面反映，落实好档案管理工作有助于企业良性稳健发展。从某种意义上说，企业各项管理决策制度的规划与实施都是以档案资源为基础的，因此，加强企业档案管理工作的规范性建设，有利于企业制定出科学的发展战略和经营决策。但是在实际工作过程中，一些企业缺乏良好的安全风险防控意识，档案信息失真、内容不全、管理缺位等问题比较突出。为此，需要企业界进一步端正档案安全观念，加强安全风险防控力度，解决好当前档案管理工作中存在的各类问题。

　　关键词：档案管理；企业管理；安全风险防控；管理措施

　　新时期，企业需要充分认识到档案管理工作的重要性，提升安全风险管理效力，增强各项档案信息的完整性、真实性与准确性，为企业提供重要的决策依据。各企业需要认识到强化档案安全管理的必要性，充分挖掘出企业档案资料的价值，优化管理策略，创新管理理念，并积极融入现代信息技术，构建完整且强力的安全防控体系，推动企业实现高质量发展。

　　一、企业档案管理工作概述

　　所谓档案管理工作，是对企业经营发展过程中各项重大管理决策、生产资料、财务信息的收集整理以及统计储存，档案管理人员需要做好档案收集、编目及研究工作，提升档案利用率。档案管理工作是一项综合性、服务性的工作，相关人员应始终遵循统一的管理原则，确保企业档案信息资料的完整性及健全性，防止存在残缺短少的问题；应保障档案信息安全性，防止产生档案泄露的问题，同时还需提升其借阅利用率；应加强档案分类管理，增强其相互联系性，谨防产生凌乱堆砌、割裂分散的现象；应尽可能地延长档案使用寿命，避免其遭遇到有意的破坏与盗窃。此外，还应增强后续档案利用便捷性，这是开展档案管理工作的最终目的，是影响工作质量的关键指标。总之，企业应树立起坚持“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的工作理念，执行“规范化、制度化、科学化”的工作原则，保障档案“存于现在、用于未来”，确保能够利用档案资料来反映真实的企业发展事件，维护好档案资料原貌[1]。

　　二、企业档案管理工作中存在的安全风险因素

　　(一)基础性安全风险

　　企业必须充分认识到档案管理过程中存在的各式安全风险，解决好基础性风险因素，为后续工作奠定良好的基础。企业发展过程中存在的基础性档案管理风险可以分为以下几方面：一是未能落实好责任划分工作，工作任务分工相对模糊，缺乏明确的工作领导人员，且不具备健全的管理机构及专职管理人员。一些企业领导者未能认识到档案管理工作的重要性，因而无法给予该项工作更多的关注度，导致其执行力不够。二是不具备健全的档案管理制度，所实施的工作规定过于笼统，缺乏细致的指导。这就使得档案管理工作者的工作随意性过大，实际工作无章可循。三是未能制定出规范的突发事件应急预案，当档案安全风险发生后，相关人员往往无法在短时间内予以处理，加剧了档案损失程度。四是档案管理人员不具备良好的自学意识，参与教育培训活动的积极性不高，企业未能经常性地组织专业技能培训活动，导致实际工作质量不达标，影响工作效率。

　　(二)业务管理安全风险

　　企业在实施档案管理工作时，需要紧密结合自身发展实际，加强档案管理制度的落实工作，进一步提升风险防控效率。但目前大多企业在开展档案管理工作时，未能落实好“三同步”的工作要求，存在较大的业务管理风险。档案管理人员对于各类文件的组卷整理要求了解不明、运用不当，档案组卷规范性及针对性不足，影响工作质量。一些企业的档案文件材料归档不及时，数量不足、排列混乱、编制错误，这种问题的长期存在不仅使得大量的档案资料流失，还导致档案利用率不断下降[2]。此外，各企业所制定的档案借阅手续不健全，在将一些档案外借之后，未能及时全面地登记借阅人的信息，缺乏对借阅行为的跟踪处理，增加了档案丢失的概率。在开展档案销毁工作时，也未能依据具体的工作程序落实，这就使得一些仍然具备利用价值的档案文件资料存在被销毁的风险。

　　(三)实体保管风险

　　在落实档案管理工作的过程中，除了收集整理归档等环节外，还需要格外注重实体保管阶段的工作质量，在此过程中存在各式安全风险因素，务必予以高度重视。具体来说，一些企业在建设档案库房时，所执行的建筑规划设计方案不健全、不科学，未能认识到档案管理库房的特殊性要求。其所配置的安全技术设施不充足，且在库房选址方面存在一定不正当性。若将库房设置在潮湿阴暗的地方，将使纸质档案发霉受潮。此外，还有部分企业所运用的档案装具、卷宗盒质量不达标，密封性不足，常导致纸质档案发霉、字迹模糊，严重影响档案利用效率。

　　(四)信息化管理风险

　　企业在推进档案管理信息化建设的过程中，也存在着一些安全风险。具体来说，一些企业未能落实好档案异质备份工作，若信息化管理系统出现故障，将面临档案流失风险。企业所构建出的电子档案储存环境安全系数过低，各项设施设备的性能不达标，影响档案传输、迁移、备份质量，常在此过程中出现档案损坏及丢失问题，加剧了电子档案的泄密风险。

　　三、企业加强档案管理安全风险防控的措施

　　企业需要明晰档案管理工作的重要性，认识到其对企业长久发展所产生的直接影响，应实施严格的档案管理体系制度，提升档案利用率，增强对行业市场动态发展形势的掌握程度，确保企业能够紧跟时代发展步伐获得同步建设效果。针对档案管理工作所面临的各式风险隐患，需要进一步强化整合分析，制定出规范的管理体系及风险防控策略，增强各部门间的相互协调配合性，将档案安全风险防控工作落到实处。

　　(一)树立安全管理意识

　　企业需要充分地认识保障档案管理工作的重要性，增强其安全性、保密性，端正相关人员的工作认知，引导其树立起科学的安全管理意识。应落实好宣传教育工作，依托于微博、报纸、微信公众号等途经加强档案安全管理普法宣传，使企业自上而下形成良好的档案安全管理氛围。企业可把握好国际档案日等重要节日节点，开展专项宣传活动。例如，重点组织相关人员学习了新修订的《档案法》，并贯彻企业档案管理工作规范，引导其树立起良好的档案安全法律意识；开展专项培训及讲座活动，向企业职工普及档案的作用及意义，增强其对档案管理及安全防范知识的了解程度，进一步凸显档案安全风险防控的必要性[3]。

　　(二)建立管理规章机制

　　一是制定规范科学的管理规章机制，为相关人员提供明确的工作参照，进一步提升档案管理工作的规范性。在实际工作中，严格依照国家及华电集团所执行的档案工作要求编制各项管理规章机制，明确档案工作管理办法、归档文件整理办法，进一步细分相关档案文件材料的归档范围，健全归档、保管、鉴定销毁等各项处置办法，保障档案工作的规范性。二是进一步增强其实施性与落实度，定期开展档案工作的检查和评价工作，以此来监督、考核各分子公司的档案职责履行情况，每年度开展专项检查活动并召开领导小组会议，通报档案检查情况，提升企业档案管理工作的建设质量。应要求档案工作者及时收集、整理各部门每年所产生需要归档的文件，完成每年度OA上电子文件和纸质文件的归档工作，完成纪检监察案件、审计、合同、招投标等文件材料的归档工作。三是严格落实档案分类、分区排架，设置明确的库位号，为后续查阅提供便利。应构建出明确的《档案借阅审批表》，详细登记借阅行为信息，增强对企业档案的保护性。四是需要规定外借天数，对于超出天数仍需外借的，需要再次提交申请并执行严格的审查。应健全档案库房管理规定，保管好库房门禁卡，严禁其他人员随意进出库房[4]。五是应要求档案管理人员定期展开库存档案核查工作，并定期巡查库房，检查内部设施性能与质量。

　　(三)健全安全基础设施

　　首先，应在建设档案基础场所时进行科学选址，合理规划其面积功能，严格依照相关建筑建造规范，设置出科学的建设方案，避免将其建造在楼层底层或顶楼位置，保障其布局合理性。应防止档案管理库房被设置在阴暗潮湿的场所，严格遵循三室分开的要求，增强其防火、防水、防潮性。同时，还需为库房配备健全的现代化基础设施，定期展开防鼠、防尘、防虫等清洁防范工作，避免灰尘、光照、虫害影响档案完整性。其次，还需要依据具体的档案载体材料，实施针对性的温度湿度监控及调节，配备空调设备及消毒净化除湿机，利用温湿度计进行实时测量，并结合自然通风方式以达到库房理想的温度，进一步延长档案安全保管周期，强化档案保管寿命。最后，要为档案管理库房配备防盗监控系统，防止档案被恶意盗取[5]。企业要设有机要室，用于存放涉密档案，并在档案室内安装高清摄像头并配备高性能的保险柜与保险锁，从而有效应对档案丢失、盗窃风险。应设置烟雾报警系统及水雾消防系统，确保能够在相关安全问题发生的第一时间予以处理，避免产生过大的档案损失。

　　(四)夯实人才队伍

　　开展档案管理工作的过程中，档案管理人员的工作素养将直接决定该项工作的建设质量，为此，各企业需要进一步夯实人才队伍建设，保障相关人员能够具备优异的工作水准。一是要增强人员招聘选用程序的规范性，执行严格的应聘筛选要求，综合考察应聘人员的学历、工作技能、理论知识、工作经验等，为企业引入高素质的档案管理人才。二是要加强在职人员培训力度，实施严格的培训考核机制，保障档案管理人员能够全身心地投入培训学习活动中，强化培训效率，进一步提升其工作水准。三是要做好工作内容及职责划分，保障相关人员能够明确自身所需兼负的职责与任务，有条不紊地落实好相关工作。各企业需要结合自身档案管理工作的建设状况规划培训模式，充分考虑到档案管理人员的工作学习需求，为其提供充足的成长空间，为企业档案管理工作的高质量落实奠定坚实的根基。四是档案管理人员需要树立起良好的责任心事业心，提升自身安全意识，积极自主地投身到安全防范工作中。五是要严格依照科学分类、有序排列的原则落实档案整理归档工作，为后续档案利用工作提供便利。六是要树立起严谨的工作作风，认真细致地投入本职工作中，确保档案内容完整性、真实性[6]。七是要树立起科学的自学意识，优化知识结构，提升对档案保存、修复知识的掌握程度，并提升自身信息化利用能力。

　　(五)强化电子档案安全管理

　　企业要认识到网络环境的复杂性，防止因系统存在安全漏洞而造成档案泄密、信息失真等问题。应提升档案管理人员的工作觉悟，防止因人为疏忽而导致档案信息流出。对于档案信息利用者，需要明确其身份，依据其所获得的电子档案使用权管控其浏览、使用及复制行为。有些企业的档案数字化率现已达到库存档案的90%以上，并不断提升信息化系统的安全性与保密性，应用实时更新的杀毒软件，增强系统安全防范性能。同时还需将电子档案储存设备放置在加密管理的机房中，并保障涉密档案不上网、上网档案不涉密，防止机密文件被恶意盗取。对此，企业需构建科学、合理的管理约束机制，积极引入各项先进管理技术，定期更新维护系统，保障企业档案信息安全。

　　四、结语

　　综上所述，随着时代的发展和科技的进步，企业应加强档案管理工作，提升档案安全管理意识，更好地为企业内外部提供安全可靠的档案信息。企业还应加强对档案管理工作中的基础性安全风险、业务管理安全风险、实体保管风险及信息化风险的识别，并制定出有效的防控策略，解放思想、勇于变革，提升档案安全保障能力，为企业高质量发展提供安全、可靠的保障。

参考文献

　　[1]赖晓虹.浅谈加强企业档案安全工作的办法和途径[J].兰台内外，2019(34)：57-58.

　　[2]王雪.企业档案管理存在的问题和解决措施[J].兰台内外，2021(36)：41-42.

　　[3]张丽婷.信息化时代企业档案管理面临的问题及对策探讨[J].企业改革与管理，2021(21)：34-35.

　　[4]彭婕.企业档案管理工作现状及创新发展对策[J].企业改革与管理，2020(20)：25-26.

　　[5]刘维红.简论企业档案管理风险防控[J].中小企业管理与科技(上旬刊)，2019(8)：53-54.

　　[6]王巍.企业档案管理体系构建和规范的管理原则[J].现代企业，2021(4)：16-17.