［摘要］随着信息技术的快速发展，医疗卫生领域正经历深刻的变革。档案管理作为医院信息资源建设的重要组成部分，其信息化水平直接影响医院的管理效能。信息技术的应用能够有效优化档案管理流程，大幅提升工作效率，使医院通过充分利用档案数据制定科研决策，并拓展服务空间。然而，当前医院档案管理中仍存在各个系统相互独立导致数据难以自动抓取，电子档案归档困难且依赖大量人工操作，安全防护技术不足引发数据丢失与泄露风险等现实问题。医院急需将信息技术应用到档案管理中。基于此，文章首先阐述信息技术在医院档案管理中的应用价值，其次分析信息技术在医院档案管理中的应用现状，最后提出信息技术在医院档案管理中的应用策略，以期为医院优化档案管理提供参考。

　　［关键词］信息技术；医院；档案管理

　　0引言

　　医院作为医疗数据的集散地，每天会产生海量的文书、影像及科研数据。这些数据不仅记录了诊疗全过程，还是医院重要的知识资产。面对日益增长的数据，传统的人工管理模式显现出效率低下、查阅不便以及存储空间不足等局限性，已难以满足现代医院精细化管理需求。国家卫生健康委多次强调要加强公立医院信息化建设，明确提出要推动档案的电子化、标准化管理。在此背景下，利用信息技术重构档案管理流程，打破各个业务系统之间的信息壁垒，实现档案数据的互联互通与智能抓取，成为提升医院管理水平的必经之路。开展基于信息技术的医院档案管理优化策略研究，旨在通过技术升级解决当前医院档案管理存在的“系统孤岛”、人工依赖度高及安全防护机制薄弱等实际问题。这对于医院提高档案利用效率、挖掘医疗数据价值、辅助临床科研决策以及保障患者隐私安全具有重要的现实意义。

　　1信息技术在医院档案管理中的应用价值

　　1.1优化档案处理流程，提升工作效率

　　在传统的医院档案管理模式下，档案的处理流程往往十分繁杂。从档案的回收、整理、装订，到最终的归档、上架，每一个环节都需要大量的人工参与。这种以人工为主的操作模式不仅耗费了大量的人力资源，而且在各个交接环节容易出现疏漏。信息技术的应用，首先解决的就是流程烦琐问题。通过建设档案管理信息系统，医院可以实现档案数据的自动采集。这样一来，档案管理人员不需要再进行重复的手工录入，既减少了工作量，又保证了数据的准确性。同时，档案管理信息系统可以对档案的归档进度进行实时监控，哪份档案还没有归档，系统会发出提醒，确保档案能够及时入库。此外，信息技术还能优化档案的整理和分类流程。在手工管理时代，档案管理人员需要根据复杂的分类标准对档案进行鉴别和分类。而基于信息技术，系统可以内置分类规则，对采集到的电子文件进行自动分类、编号和编目。相关研究发现，利用信息化管理模式将分散的医院档案数据进行数字化整合，实现档案资源数字化采集，能提高医院档案资源管理的效率和准确性［1］。

　　1.2充分利用档案数据，辅助管理决策

　　医院档案中蕴含着丰富的医疗信息和数据资源。在以纸质档案为主的时期，医生如果想要开展回顾性研究，需要耗费大量的时间去库房翻阅档案，并手工摘抄数据。这种获取数据的高成本和低效率，在很大程度上限制了科研工作的开展。同时，医院管理者在制订发展规划时也往往因为缺乏精确的历史数据支持而难以作出最科学的判断。信息技术的应用，彻底改变了这一局面。李晓丽在研究中指出，通过数据筛选、数据收集、后台处理等方式将档案归档到各子路径，便于管理人员从大量档案数据中提取到有用信息，从而提升医院档案的利用率［2］。通过对档案进行数字化处理和存储，医院建立了庞大的数据库。计算机可以瞬间完成海量数据的筛选和统计，为医院职工提供精准的数据支持。这使得医院职工能够将更多的精力投入工作问题的分析和解决中。对于医院管理决策来说，档案数据的价值同样巨大。管理者可以通过分析档案数据了解医院的业务运行状况。这种基于数据的管理方式让医院的决策更加客观和理性。

　　1.3拓展档案服务空间，实现远程调阅

　　受限于物理载体，传统的纸质档案管理模式具有很大的空间局限性。档案必须存放在特定的库房中，查阅者必须亲自到档案室才能获取信息。随着医院规模的扩大，很多大型医院拥有多个院区，这就给跨院区的档案调阅带来了极大的不便。医生如果需要查阅另一个院区的档案资料，往往需要付出较高的时间成本。同时，实体档案室的存储空间是有限的，随着时间的推移，库房爆满成为普遍问题，医院不得不扩建库房，增加了运营成本。信息技术的应用打破了档案利用在时间和空间上的限制。数字档案信息化管理不仅具有管理上的便利性，还可以不受时间和空间限制并提供更强大的查阅功能，不断提升用户体验［3］。建立电子档案系统后，档案室的概念从实体的库房延伸到了虚拟的网络空间。只要是在医院的授权网络范围内，医生无论是在诊室、病房还是在远程会诊中心，都可以随时调阅所需的档案信息。这种服务模式的转变极大地提高了医疗服务的响应速度。特别是在急诊救治等紧急情况下，医生可以立即调取患者的历史健康档案，快速了解患者的过敏史、既往病史，从而争取宝贵的救治时间。

　　2信息技术在医院档案管理中的应用现状

　　2.1各个系统相互独立，数据难以自动抓取

　　目前，医院内部运行着众多业务系统，这些系统通常由不同的软件公司开发，建设时间也不同，导致它们之间缺乏统一的数据接口。在实际运行中，这些业务系统就像一个个独立的“信息孤岛”，彼此之间互不兼容。对于档案管理部门而言，这种系统间的割裂带来了巨大的数据采集障碍。理想状态下，档案管理信息系统应能自动从各业务端口抓取数据。但现实情况是，由于接口不通，档案管理信息系统很难直接读取电子病历或影像系统中的原始数据。李鸽伶研究发现，医院的信息系统众多，如果档案管理信息系统与这些系统不兼容，就会导致档案信息的孤立，无法实现信息的共享和流通［4］。档案管理人员往往无法通过系统自动归集档案，依然需要跨系统查询或导出数据，不仅影响了信息流的连续性，还使得医院内部宝贵的医疗数据难以被整合和利用，严重阻碍了档案信息化管理的进程。

　　2.2电子档案归档困难，仍需大量人工操作

　　虽然“无纸化”是信息化的目标，但在当前的医院档案管理中，电子档案的归档过程依然高度依赖人工操作。这主要是因为医院档案种类繁多，且缺乏统一的电子归档技术规范。部分医院对信息化建设的投入不足，档案管理模式依然停留在“半手工”阶段，未能实现全流程的自动化处理。在具体的归档环节，档案管理人员面临着繁重的工作。例如，病案首页的填报、分类、编码等工作本应通过系统自动完成，但由于系统功能不完善或数据抓取不精准，工作人员仍需要手动录入大量信息。此外，由于电子签名技术尚未完全普及或法律效力存疑，很多医院依然实行“双套制”管理模式，即同时保存纸质档案和电子档案。档案管理人员需要将纸质档案回收、拆分、扫描，再人工上传至系统。彭红娟等人的调查也证实了这一点：公立医院档案管理模式传统，数据抓取不精准，缺乏先进的档案管理平台和技术支持，大多仍停留在用人力进行档案收集、整理、编码、归档等阶段［1］。这种对人工操作的过度依赖使得档案归档效率低下，且容易出现人为录入错误，无法保证档案数据的准确性和完整性。

　　2.3安全防护技术不足，数据容易丢失或泄露

　　医疗档案包含患者的隐私信息和医院的核心数据，其安全性至关重要。然而，在档案由实体转向电子档案的过程中，很多医院的安全防护技术并没有跟上。电子档案具有可分离性及易复制性，这使得它比传统纸质档案面临更大的安全风险。目前，不少医院的档案管理信息系统在安全设计上存在漏洞，缺乏足够的防火墙、防入侵检测以及数据加密技术。在网络环境下，档案数据面临着病毒感染、黑客攻击以及非法访问等多重威胁。一旦系统遭受攻击，或者内部人员权限管理不当，极易发生大规模的数据泄露事件。此外，数据的备份技术也存在短板。很多医院尚未建立完善的异地容灾备份机制，数据仅存储在本地服务器上。一旦发生服务器硬件故障、火灾或勒索病毒攻击，档案数据可能面临永久性丢失的风险。唐浩如在分析这一问题时强调，医疗档案信息事关患者的切身利益，其完整性、机密性、可用性一旦遭到破坏，极易产生严重后果［5］。这种技术防护能力的缺失让医院档案数据处于不安全的环境中，难以满足信息化时代对数据安全的高标准要求。

　　3信息技术在医院档案管理中的应用策略

　　3.1建立统一的管理平台，实现数据互联互通

　　要解决医院内部各个业务系统各自为政、数据无法自动抓取的技术难题，首要任务是搭建一个集成的档案管理平台。医院需要投入技术力量，设计一个能够兼容现有医院信息系统的中间件平台。通过这个平台，打通各个异构系统之间的技术通道，解决数据传输不及时的问题。在具体实施中，制定统一的数据接口标准是技术改造的第一步。档案管理部门应联合信息中心，定义一套全院通用的电子文件归档接口规范。这个规范需要详细规定不同类型的电子文件，包括结构化的档案首页数据和非结构化的影像图片、PDF报告在传输时的格式、元数据标准以及封装方式。只有统一数据交换的“语言”，各个业务系统产生的数据才能被档案管理信息系统准确识别。在此基础上，利用平台的数据集成接口，配置定时抓取或实时推送策略，确保业务数据一旦产生，就能自动流转到档案管理信息系统中，避免人工导出导入造成的延迟和遗漏。此外，统一的管理平台必须具备数据清洗和质量控制功能。从业务端抓取过来的原始数据，往往存在字段缺失、格式错误或重复记录等问题。平台需要内置智能化的校验规则，在数据入库前进行自动清洗。例如，自动比对病人的住院号和身份信息，剔除重复的档案条目；自动检查关键字段（如出院诊断、手术日期）是否完整，对于不合规的数据自动退回业务系统进行修正。通过建立这样一个标准化的统一平台，医院可以彻底改变数据分散存储的现状，让档案数据在医院内部实现真正的互联互通。

　　3.2应用智能识别技术，减少人工录入工作

　　针对医院中大量的历史纸质病历和必须保留手写签名的法律文书，应使用光学字符识别技术。档案管理部门首先需要对医院现有的各类档案表单（如住院病案首页、出院小结、长期医嘱单）进行格式梳理，在系统中预先定义好每种表单的版式结构。例如，在识别软件中框定“姓名”栏位于页面左上角坐标，“住院号”位于右上角。当高速扫描仪将纸质档案转化为图像后，后台的识别引擎会自动根据预设的坐标模板对特定区域的图像进行字符识别，直接将图像中的文字转换为数据库中的结构化文本。对于非标准化的手写体签名或医生潦草的字迹，系统应配置辅助校验功能，当识别置信度低于预设数值（如90%）时自动弹出提示框，人工只需要对这一个字段进行快速修正，而无须全文录入。对于电子档案系统中产生的大量非结构化文本数据（如病程记录、手术记录、护理记录），实施重点在于部署自然语言处理技术。医院需要在档案平台中建立一套基础的医疗专业词库和档案分类规则库。在数据抓取过程中，自然语言处理引擎会对医生撰写的长段落文字进行分词和语义分析。具体操作是系统自动扫描文本，匹配词库中的关键词。例如，当系统在文本中识别到“实施全身麻醉”和“阑尾切除术”等关键词时，算法会自动提取这些信息并填入“手术方式”和“麻醉方式”的元数据栏目中，并依据分类规则，自动将该文件归入“手术类档案”文件夹。

　　3.3升级安全防护系统，做好数据多地备份

　　在网络安全防护方面，不能仅仅依赖基础的防火墙。医院应在档案信息系统的服务器前端部署专业的数据库审计系统和防入侵检测系统。这些设备就像是多重“防盗门”，能够实时监测网络流量，阻断来自外部的非法访问和恶意攻击，防止黑客利用系统漏洞窃取档案数据。同时，在数据存储层面，采用高强度的加密技术。对于存储在服务器上的电子档案，特别是涉及患者隐私的敏感信息和医院的科研数据，应当进行加密处理。即使硬盘被物理盗取，没有解密密钥也无法查看具体内容。此外，要利用身份认证技术加强访问控制，采用生物特征识别技术（如指纹、人脸）进行登录认证，确保只有经过授权的医务人员才能访问系统，并对所有操作行为进行日志记录，做到全程留痕。为了防止服务器硬件故障、自然灾害或勒索病毒攻击导致数据永久丢失，医院还要实施多地备份策略。医院应建立“本地+异地”的双重备份机制，在本地机房建立快速恢复机制的同时，还应利用云存储技术或在分院建立异地灾备中心，定期将档案数据同步备份到物理距离较远的异地服务器上。一旦本地系统发生灾难性故障，可以迅速启用异地备份数据进行恢复，确保医院档案业务的连续性和数据的完整性。

　　除此之外，医院还应建立常态化的信息技术运维与人员培训机制。档案信息系统上线后，并不意味着信息化建设任务已经完成，而是需要在运行中持续优化。由信息中心、档案室及临床科室共同组成协同工作小组，定期评估系统接口稳定性、识别准确率、数据备份成功率及权限分配合理性，及时修复系统漏洞，更新技术方案。同时，针对档案员、医护人员开展分层分类培训，增强其电子归档、数据检索和安全保密意识，确保信息技术真正落地见效。医院还可将电子档案归档及时率、数据完整率、系统故障处置时长等指标纳入日常考核，形成技术建设、应用反馈、持续改进的闭环管理模式，为医院档案管理信息化建设提供保障。

　　4结束语

　　应用信息技术是医院档案管理数字化转型的必由之路。医院通过建立统一的管理平台、应用智能识别技术及强化多地备份等策略能够打破信息壁垒，显著提升档案管理的效率与安全性，确保存储数据的完整性与可用性。未来，随着信息技术的不断迭代升级，医院档案管理将更加注重数据的深度挖掘与智能化服务。医院应持续优化信息技术应用方法，在保障信息安全的前提下最大限度释放档案数据的价值，为医院的临床医疗、教学科研及行政管理提供更加坚实的信息支撑，推动医疗卫生事业健康发展。

主要参考文献

　　［1］彭红娟,朱丹丹,柏广会,等.公立医院“国考”背景下档案管理的现状及对策探讨［J］.档案与建设,2023(12):67-68.

　　［2］李晓丽.大数据背景下医院档案管理信息化建设初探［J］.中国档案,2020(9):40-41.

　　［3］史东萍.医院开展档案信息化管理的途径思考［J］.档案管理,2021(2):89-90.

　　［4］李鸽伶.嵌入性理论视角下医院档案管理实践与创新［J］.中国医院,2025(5):101-104.

　　［5］唐浩如.智慧医疗背景下医疗档案信息化管理的伦理规制与制度体系［J］.山西档案,2025(6):140-143.