［摘要］干部人事档案数字化管理是新时代技术变革与制度创新双重驱动下的产物，是推进职业教育治理体系和治理能力现代化的重要抓手。随着档案数字化管理模式的全面推广和应用，高职院校干部人事档案管理工作出现各种新的问题。文章首先阐述高职院校做好干部人事档案数字化管理工作的重要性，其次分析高职院校干部人事档案数字化管理存在的问题，最后提出高职院校干部人事档案数字化管理问题的对策，以期为推动高职院校干部人事档案数字化管理水平提升、职业教育高质量发展提供助力。
       ［关键词］干部人事档案；高职院校；档案管理；数字化管理

　　0引言

　　干部人事档案数字化管理在高职院校人才管理、人才培养等工作中具有重要作用，能够为学校培养人才、选拔任用人才、管理监督干部和评价人才提供更为高效便捷的方式。高职院校要认识到干部人事档案数字化管理工作的重要性，着力解决干部人事档案数字化管理工作中存在的突出问题，不断健全工作制度、完善工作机制、细化工作标准、加强档案人才队伍建设、创新工作方式，以推动干部人事档案数字化管理工作科学化、制度化、规范化开展，全面提升干部人事档案工作效率。

　　1高职院校做好干部人事档案数字化管理工作的重要性

　　1.1提升档案管理和利用效率

　　在新时代背景下，传统的干部人事档案管理模式已经难以满足高效、精准的档案管理工作要求，数字化管理成为必然趋势。干部人事档案数字化管理可以有效提升档案管理和利用效率。通过数字化管理手段，高职院校在选拔任用干部、人才推先评优等工作中能够及时响应组织人事工作要求，紧密契合信息化时代对组织人事工作的新要求。此外，干部人事档案数字化管理能够促使档案工作从“重保管”向“重利用”转变，推动干部人事档案工作模式转型升级，实现组织人事工、作流程优化、标准统一，提升档案工作的规范化与智能化水平，让人事部门与其他部门的数据共享，形成更高效的协同工作模式。

　　1.2实现精准选人用人

　　干部人事档案数字化管理突破了纸质档案物理存放的局限，让干部人事档案管理人员从烦琐的纸质档案管理事务中解放出来，提升档案管理效率。通过数字化手段，高职院校可以简化档案查询、调取、流转等操作流程，打破传统纸质档案依赖人工查找的局限，实现信息快速调用、多维度分析，为高效管理和精准决策提供数据支撑。同时，档案数字化管理有效减少了纸质档案在使用过程中的损耗，起到了保护档案的作用。干部人事档案数字化管理提高了干部人事信息的精准性，全面提升了干部管理的专业化水平［1］。通过数字化档案系统，高职院校可快速整合干部的学历、履历、考核、奖惩等多维度信息，形成完整、清晰的“数字画像”，帮助组织人事部门更全面、客观地了解干部信息，避免信息碎片化导致的识人偏差，为选人用人提供可靠依据。采用数字化的方式管理干部人事档案，既有助于组织把握干部的特长、实现人力资源的优化配置，也能对干部进行全方位和动态管理［2］。

　　1.3建设高素质教师队伍

　　建设高素质教师队伍是推动高职院校高质量发展的关键手段，而做好干部人事档案数字化管理工作是建设高素质教师队伍的有力抓手。数字档案详细记录了教师的学习培训经历、职称情况、工作业绩、职务变动、政治面貌及现实表现等基本信息，可以直观地反映出他们的专业水平和综合业务能力。组织人事部门能够通过档案准确识别出高素质的人才，为学校高质量发展储备人才。通过分析数字化档案中教师的成长轨迹和短板，高职院校可以有针对性地制订培养计划，通过提供业务培训、跟岗锻炼等学习机会，帮助教师弥补自身不足，提升教师综合业务水平。此外，高职院校还可以根据数字化档案中教师的专业特长、工作经历等，将其安排到合适的工作岗位，实现人岗匹配、人尽其才，为建设高素质教师队伍提供科学依据。

　　2高职院校干部人事档案数字化管理存在的问题

　　2.1干部人事档案数字化管理意识淡薄

　　领导干部对档案工作足够重视是做好干部人事档案数字化管理工作的前提条件。但部分高职院校存在档案管理意识淡薄的问题，对干部人事档案数字化管理的重要性认识不足，简单地将“数字化”等同于“扫描存储”，忽视了档案信息的结构化处理、动态更新、共享利用等核心工作，导致数字化档案只能成为纸质档案的“电子复制品”，未能充分发挥其价值。部分高职院校在干部人事档案数字化建设、管理制度的建立与完善、管理人员的配备与培养等方面和上级要求存在一定差距，导致档案管理不能与时俱进，档案材料管理不够规范，甚至出现失实现象，进一步影响了干部人事档案数字化管理工作的效率。此外，档案管理人员对数字化过程中的安全风险认识不足，如数据泄露、系统漏洞等，既缺乏风险防范意识，也未建立完善的安全管理机制。

　　2.2干部人事档案动态更新不及时

　　在干部人事档案数字化管理中，档案动态更新不及时是影响档案信息准确性和利用价值的突出问题。一是档案管理制度执行不严，在材料收集时缺乏多部门联动，导致档案材料不能及时交接，归档时效性差。二是档案信息更新滞后，数字化档案“不完整”。例如，干部的职务变动、奖惩情况、学历提升、年度考核、薪资提升等最新材料未能及时进行数字化处理，导致数字化档案与传统纸质档案信息脱节。三是有些档案管理人员认为“档案更新是阶段性工作”，忽视档案动态性，对日常零散信息的补充缺乏主动性。档案动态更新不及时会导致档案失去“鲜活度”，影响干部考察、人事决策等工作的准确性。

　　2.3干部人事档案管理人员的业务水平不高

　　《干部人事档案工作条例》要求“每管理1 000卷档案一般应当配备1名专职工作人员。有业务指导任务的干部人事档案工作机构，还应当配备相应的业务指导人员。管理档案数量较少且未设立工作机构的单位，应当明确岗位，专人负责”［3］。干部人事档案管理是一项长期且繁杂的工作，需要管理人员具备专业的知识和过硬的业务能力，对档案工作有较高的热情。但在实际档案管理中，由于机构设置、人员编制等多方面因素，多数高职院校没有按照规定配备相应的档案管理人员，多由组织人事部门的工作人员代为管理档案。干部人事档案管理人员非档案管理专业出身，不具备扎实的专业知识，甚至有些员工未参加过专业培训，导致工作开展时无从下手。随着档案数字化管理模式的应用，档案管理人员对数字化档案系统的功能、数字化处理流程的操作不熟练，难以高效完成信息录入、更新、维护等日常工作。

　　2.4数字人事档案利用率低

　　长期以来，干部人事档案重“藏”轻“用”，档案信息资源开发不足。档案利用率不高是当前干部人事档案数字化管理中较为突出的问题。一是应用场景单一，多局限于干部提拔、政审等常规场景，在人才培养、职称评审、岗位聘用等工作中较少用到，更未能挖掘出档案数据背后的关联价值。二是跨部门共享难，受权限设置僵化、系统兼容性不足等因素影响，档案信息在高职院校内部不同部门间流转不畅，难以支撑协同工作。三是日常档案使用习惯未转变，工作人员对数字化档案的认知仍停留在“电子备份”层面，缺乏主动运用数字化档案开展工作的意识。在日常档案查（借）阅过程中，教职工习惯于传统纸质档案的查阅模式，对数字化档案系统的认可度低。

　　3高职院校干部人事档案数字化管理问题的对策

　　在职业教育高质量发展的背景下，为充分发挥干部人事档案在建设高素质教师队伍中的重要作用，高职院校要加强顶层设计，逐步提高干部人事档案数字化管理水平，更好地为教学、科研工作服务。

　　3.1提高全员对干部人事档案数字化管理重要性的认识

　　强化理念革新，是确保干部人事档案数字化管理工作落地见效的前提。高职院校高层管理者需要进一步增强人事档案管理意识，构建“大数据思维”，使人事档案更好地发挥作用［4］。首先，要加大组织统筹力度，明确主管领导、分管领导的管理职责，构建多部门协同工作机制，通过政策解读、档案知识普及、档案文化宣传等方式，使广大教职工认识到干部人事档案数字化管理工作的重要性，提高全员对干部人事档案数字化管理工作的认知水平和重视程度，为日后档案工作中的协调配合打下良好基础。其次，以强有力的组织领导为抓手，将干部人事档案数字化管理工作列入重要议事日程，提升档案工作的权威性。在资金投入、设施建设、人员配备等方面加大力度，逐步完善数字化档案管理基础设施。最后，要注重行动，明确目标，细化任务，把责任抓牢抓实，切实将工作任务落到实处。

　　3.2加强干部人事档案数字化管理制度建设，不断完善工作机制

　　加强干部人事档案数字化管理制度建设，强化制度执行，使干部人事档案数字化管理工作有章可依、有据可查。一是制定完善的干部人事档案全流程管理制度，包括干部人事档案接收、管理、利用和转递制度，完善干部人事档案材料的收集、鉴别、整理、归档和数字化流程，保障档案管理工作有序开展。二是通过制定约束性管理制度，增强档案管理人员的责任意识和管理能力，使其细致、及时收集和整理档案，严格审查把关，强化监督管理，确保档案材料真实、完整。三是完善制度强制执行措施，加大工作人员的执行力度，提高执行效率，确保能够将完整的、准确的、手续完备的档案材料及时转交至档案管理部门，并完成档案信息数字化采集、日常管理和利用工作。

　　3.3加强档案管理人员队伍建设

　　档案管理人员业务水平的高低直接关系到干部人事档案数字化管理工作的质量。提升工作人员的业务能力，是推动档案管理从纸质管理向智能化管理跨越的有力抓手。一是要坚持标准，严把入口关，选配思想政治素质高、业务能力强、有责任担当、作风过硬的人员从事干部人事档案管理工作。二是要加强纪律约束，筑牢纪律防线，坚决抵制各种不正之风，推动干部人事档案管理人员提升道德修养，促进其全面发展。三是加强业务培训，不断提高干部人事档案管理人员的业务能力，努力建设一支高素质的干部人事档案管理队伍。四是要保持档案工作人员的相对稳定性和工作上的连续性，加强激励，对表现优秀的档案工作人员予以培养和奖励。

　　3.4提高数字档案利用率，充分发挥档案的作用

　　干部人事档案可以全面地反映干部的“德能勤绩廉”，是考察了解、正确选拔干部的重要依据。高职院校的组织人事部门应该建立健全干部人事档案科学利用机制，坚持“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”原则，充分发挥档案的作用。加强干部人事档案资源云端存储，在保证归档质量的基础上，实现多部门、跨领域与多层次的数据传递，降低档案利用难度［5］。组织部门在干部提选工作中要严格实行干部档案任前审核制度，严格按照有关政策和标准及时做好干部人事档案审核工作；人事部门要加强档案管理模式创新，将档案利用应用到人才招聘、人才引进、人才培养、职称评审、岗位聘用等工作中，提高干部人事档案利用率，充分发挥干部人事档案的数据支撑作用，切实做到让干部人事档案“活起来”，提高选人用人的精准性和科学性。

　　3.5增强安全防范意识，加强数字档案安全管理

　　高职院校要加强数字档案安全管理，在安全防范意识树立、技术保障、管理制度规范等方面构建起一条安全防线。一是在增强安全防范意识方面，要实现从“被动应对”到“主动预防”的思想转变。明确档案管理操作中的“红线”，如禁止用私人设备拷贝档案、禁止向其他人员泄露密码等。二是在技术层面，要筑牢数字化档案安全“防火墙”。做好数据备份工作，防止存储故障导致数字化档案丢失。三是在制度规范层面，要让安全管理有章可循。通过制定数字化档案安全管理制度，明确日常操作和管理流程，建立定期巡检机制，确保档案系统安全运行。

　　4结束语

　　干部人事档案数字化管理作为支撑高职院校高素质教师队伍建设的重要工作，需要紧跟职业教育发展步伐与数字化技术发展趋势，真正实现从“静态存储”向“动态服务”的转变，让干部人事档案真正成为高职院校识才、育才、用才、留才的“数据基石”，为职业教育高质量发展提供坚实的人才支撑。

主要参考文献

　　［1］赵小冬.事业单位干部人事档案管理数字化转型分析［J］.黑龙江档案,2024(3):121-123.

　　［2］郑琦.新时代干部人事档案数字化建设探析［J］.黑龙江档案,2025(4):77-79.

　　［3］中国政府网.中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》［EB/OL］.(2018-11-28)［2025-09-10］.

　　［4］周文波.新时代干部人事档案数字化管理策略研究［J］.兰台世界,2023(6):113-115.

　　［5］陈丽.数字化干部人事档案的管理挑战与应对策略［J］.兰台内外,2024(36):41-43.