［摘要］在经济社会快速发展的信息化浪潮下，基层工会档案管理作为工会组织规范化建设的重要支撑，其现代化转型对工会功能的发挥具有重要意义。本文聚焦基层工会档案管理现状，剖析其管理内容与现代化建设的价值，从平台构建、资源投入、体系完善、应用拓展四个方面探索实现路径，为推动基层工会档案管理数字化、规范化、高效化提供理论参考。

　　［关键词］信息化；基层工会；档案管理；现代化路径

　　0引言

　　档案是基层工会实现系统管理的重要依据，在经济快速发展的信息化背景下，基层职工的权益不断增加、流动范围扩大，对职工档案安全等方面的要求也随之增加[1]。当前，基层档案管理受到多种因素的掣肘，难以提升其科学化、规范化、高效化水平，并制约着基层工会的现代化建设。职工权益内涵不断丰富，人员流动范围日益扩大，这使得职工档案的动态管理需求日益凸显。这些变化相互交织，直接导致基层工会对职工档案的专项管理难度大幅上升，传统的管理模式在效率、安全性和精准性上已难以适应新的工作需求，因此实现基层工会档案管理的现代化尤为重要。本文在分析基层工会档案管理现状的基础上，结合信息化的时代背景，探讨如何充分利用信息化技术，提升基层工会档案管理的现代化水平，以期为基层工会档案管理工作的提质增效提供参考。

　　1基层工会档案管理相关内容概述

　　1.1基层工会档案管理主要内容

　　基层工会档案是指在基层工会业务活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录[2]。基层工会档案管理则是基于工会职能的系统性管理活动，其核心内容涵盖“全生命周期管理+专项业务支撑”两大维度。其中，“全生命周期管理”主要聚焦档案从形成到销毁的全过程，包含收集、整理、鉴定、保管等环节：收集环节需全面覆盖职工入会材料、组织建设文件、会议记录等；整理环节要按照《工会档案管理办法》分类编目进行整理，明确著录项；鉴定环节需区分永久、定期、临时保存三大类别；保管环节采用“纸质+数字”双套制，以确保安全可追溯。专项档案管理则聚焦工会核心职能，主要分为四类：一是职工权益类档案，包含劳动合同、社保凭证等，为维权提供依据；二是组织活动类档案，记录文体活动、培训等，支撑组织凝聚力建设；三是财务审计类档案，涵盖经费收支、审计报告等内容，保障资金合法合规；四是流动职工档案，动态记录跨区域就业信息，以实现服务全覆盖。值得注意的是，基层工会档案管理的每个环节都要按照《工会档案管理办法》对收集的材料进行分类，确保时间清晰，环节完整，责任明确。

　　1.2基层工会档案管理现代化建设的意义

　　1.2.1提升档案资源利用效能，推动管理模式转型

　　信息技术的应用是实现档案管理从“被动保管”向“主动服务”转型的强力支撑。一方面，通过档案的数字化加工与智能管理系统的部署，档案检索时间从传统的2~3天缩短至5分钟内，利用率可提升至60%以上；另一方面，借助大数据分析技术对档案数据进行挖掘可以形成针对性服务方案，使档案从“静态记录”转化为“动态决策支持工具”，推动管理效能提升30%以上。例如，发生权益纠纷热点问题时，档案管理人员能够根据职工的需求偏好针对性地设计解决方案。

　　1.2.2完善档案管理体系，优化工会运行机制

　　构建“标准化、流程化、协同化”的档案管理体系优化基层工会运行机制。以《工会档案信息化管理规范》为依据，统一分类标准、数据格式、操作流程，解决传统管理中的“各自为政”问题；依托线上管理平台实现上下级工会档案数据互通（如流动职工档案跨区域查询），打破“信息孤岛”，使工会运行更加规范高效，年度档案管理差错率降低至5%以内。

　　1.2.3强化工会组织建设，提升治理能力水平

　　档案管理现代化是工会组织规范化建设的重要动能。通过完整记录工会组织沿革、会员发展、活动开展等过程，为工会换届选举、干部考核、制度修订提供客观依据；同时，利用数字档案分析职工的年龄、学历、技能等数据，可精准制订青年职工培养计划、技能培训方案等组织建设规划，推动基层工会从“经验型管理”向“数据型管理”转型，提升组织凝聚力与战斗力。

　　1.2.4保障职工合法权益，增强服务精准性

　　档案是职工权益的“原始凭证”，基层工会档案的现代化管理可显著提升职工的维权效率。数字档案系统能快速调取劳动合同、工资记录、社保凭证等关键材料，在发生劳动争议时可将调解时间缩短50%以上；同时，通过建立职工权益档案动态更新机制，实时记录加班时长、福利发放情况，能够及时发现权益保障漏洞，提前介入干预，将维权工作从“事后处理”转向“事前预防”，增强职工获得感与归属感。

　　2基层工会档案管理存在的问题

　　2.1管理体系陈旧，分类标准与信息化需求脱节

　　当前，基层工会档案管理体系仍深陷传统模式的桎梏，分类标准既缺乏系统性框架，又缺失动态调整机制，严重滞后于实际管理需求。一方面，多数基层工会至今仍固守“年度—部门”的二元分类维度，未能结合工会职工维权服务、文体活动组织、福利保障落实、劳动争议调解等核心业务构建专业分类框架，档案信息与具体业务场景的关联性被严重削弱。例如，职工权益纠纷档案可能分散在不同年度、不同部门的卷宗中，难以快速整合形成完整证据链。另一方面，分类标准长期未更新，无法适配信息化环境下档案“多源采集（如线上申请材料、线下纸质表单、移动端数据）、跨域复用（如上下级工会协同查询、跨区域职工档案调用）”的新需求，直接造成档案检索效率低下，往往需要耗费数小时甚至数天进行人工翻查，且容易遗漏。这种僵化的分类模式，不仅让档案资源难以被深度挖掘利用，更制约了基层工会通过档案数据分析优化服务、辅助决策的可能性。

　　2.2管理意识淡薄，资源投入与设施建设不足

　　基层工会档案管理长期受“重业务开展、轻档案建设”传统观念的影响，对档案管理在基层工会规范化建设、职工权益保障中的战略价值认知严重不足，资源投入呈现结构性短缺。在资金分配上，有限的工会经费多向职工活动组织、维权服务等核心业务倾斜，档案管理领域的预算占比普遍低于5%，远不能满足信息化建设需求——既无力采购高速扫描仪、云存储服务器等硬件设备，也难以负担档案管理系统的开发与运维费用。在基础设施方面，多数基层工会仍沿用老旧的传统档案柜存放纸质档案，缺乏恒温恒湿、防火防潮等功能的专业保护设施，档案霉变、虫蛀风险居高不下；且数字化设备配备率不足30%，超过半数的工会尚未部署基础档案管理软件，甚至缺乏基本的电脑终端，这种“硬件陈旧、软件缺失”的现状，从根本上制约了档案管理现代化基础能力的提升。

　　2.3技术手段滞后，管理规范性与利用效能双低

　　受经济发展水平限制，多数基层工会的档案管理工作仍以手工操作为主，数字化率普遍低于30%。档案收集依赖人工报送、整理依赖纸质编目、查询依赖人工检索，导致管理流程出现“三不规范”：①收集范围不明确，容易遗漏职工流动、权益纠纷等关键档案。②整理标准不统一，档案编号、著录项混乱。③保管责任不清晰，档案损毁、丢失风险较高。此外，传统管理模式下档案复用率不足15%，难以通过档案数据分析支撑工会决策，形成“重保管、轻利用”的低效循环[3]。

　　2.4人才队伍薄弱，专业能力与信息化要求不匹配

　　区域经济发展不平衡引发人口外流，基层工会档案管理队伍力量也呈现持续萎缩态势。受限于薪资水平与发展空间，专业档案管理人才大多向城市聚集，基层工会往往面临“招不到人、留不住人”的困境，现有管理人员中兼职人员占比超60%，多数人员身兼组织、宣传等多项工作，难以投入足够精力深耕档案管理。更突出的问题在于人才队伍的结构性失衡：45岁以上的人员占比超70%，且多为转岗或兼职人员，普遍缺乏档案学、信息管理等专业教育背景，对档案分类、著录、数字化加工等基础规范掌握不足。同时，基层工会培训资源严重匮乏，导致许多基层工会年度专项培训频次不足1次，管理人员难以系统学习档案管理专业软件、OCR文字识别、云存储安全防护等数字化技能，面对“电子档案加密、智能检索优化、跨平台数据同步”等信息化任务时力不从心。这种“专业人才短缺+技能更新滞后”的叠加效应，加剧了“技术迭代速度远超能力提升节奏”的断层困境，直接制约了基层工会档案管理的现代化转型。

　　3基层工会档案管理现代化建设的实现路径

　　3.1构建一体化管理平台，推动线上线下深度融合（前提条件）

　　首先，通过对《“十四五”全国档案事业发展规划》政策的宣讲、结合发达地区工会信息化经验分享，转变基层工会干部的观念，引导工会干部树立“档案是核心资源”的理念，将档案管理现代化纳入工会年度重点工作。其次，依托“国家政务服务平台”工会子模块，构建“云+端”管理平台，实现“三功能集成”——档案数字化加工、智能检索、协同管理。最后，建立“线上数字化管理+线下实体备份”机制，对需要永久保存的档案实行“数字优先、纸质备份”，对定期保存的档案实行“全数字化管理”，确保数据的安全性与历史延续性，实现双轨协同[4]。

　　3.2加大资源投入力度，夯实现代化建设基础（动力支撑）

　　基层工会要充分发挥地方政府的建设作用，推动形成“上级专项拨款+地方财政配套+工会自有资金”的多元投入机制，其中上级专项拨款占比应不低于60%，重点用于数字化设备的采购与管理系统的开发。

　　在设施建设方面，基层工会应充分利用现有条件按照《档案馆建筑设计规范》改造档案库房，尽快配备温湿度传感器、自动灭火系统等智能安防设备。同时，档案管理部门还需部署“终端—网络—存储”一体化硬件设备，终端设备需满足“每人1台办公电脑+1台移动终端”，且网络带宽应不低于100 Mbps。

　　在人力资源方面，基层工会应加快实施人才引进措施，组建基层档案管理的专业队伍，实施好“三个一批”计划：引进一批档案学、信息管理专业毕业生，向基层服务项目给予岗位倾斜；每年开展不少于40学时的数字化技能培训，强化现职人员的专业技能；与高校档案学院合作建立帮扶机制，外聘一批专家，打造专业化人才队伍。

　　3.3健全标准体系，提升管理规范化水平（关键环节）

　　基层工会档案管理的现代化转变离不开完善的标准体系，有关部门应结合各地实际情况制定《基层工会档案信息化管理办法》，明确具体标准。一是采用“GB/T 18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范”，统一分类编码与数据格式；二是建议将PDF/A用于文本、JPEG用于图像，从而在操作流程上统一规范并实现档案收集—整理—保管—利用全流程标准化；三是规范数据加密、权限管理，对重要数据或基础数据进行常态化备份，统一安全规范；四是统一考核指标，聚焦档案管理的数字化率、利用率与差错率，并参照《工会档案工作考核评价办法》统一验收标准[5]。

　　在健全标准体系的基础上，基层工会还需建立“工会主席负总责、办公室牵头、各部门协同”的组织体系，明确各岗位职责，完善运行体系。例如，档案管理员负责日常维护、信息技术员负责信息系统运维；同时，引入第三方评估系统，采用两年核查一次的评估模式对管理体系运行效果进行考核，形成“建设—评估—优化”的闭环机制。

　　3.4深化服务应用拓展，释放档案资源价值（核心目标）

　　基层工会需结合大数据、AI等信息技术，结合工作实际开发档案数据看板，通过数据挖掘技术生成“工会工作热力图”，如职工诉求高频事项分析、文体活动参与度趋势等，为工会决策提供数据支持。在此基础上，还可在工会App开通“档案服务”专栏，职工可以在线查询本人入会记录、荣誉证书、培训档案等，支持电子证明自动生成并加盖电子签章，实现“零跑腿”办理，实现年度服务人次不低于工会会员总数的60%[6]。

主要参考文献

　　［1］李晓秋，许兆来.新时代工会档案工作的主要矛盾探析［J］.档案与建设，2020（7）：53-56，52.

　　［2］中华全国总工会.工会档案管理办法［Z］.2020.

　　［3］严淑梅.信息化背景下基层档案管理的质量提升与发展［J］.传媒论坛，2021，4（20）：138-140.

　　［4］万国云.信息化环境中工会工作档案的管理模式分析［J］.办公室业务，2012（17）：21-22.

　　［5］王亚杰.浅谈新时期工会信息化管理模式［J］.现代营销（信息版），2019（35）：176.

　　［6］刘雪梅.信息化时代如何做好工会档案管理工作［J］.就业与保障，2023（8）：16-18.

　　［7］王晓霞.为党管档主动服务：强化服务理念下的工会档案管理创新研究［J］.办公室业务，2021（15）：43-44.