［摘要］档案作为企业重要的信息资产，涵盖商业机密、技术研发成果、客户资料等诸多关键内容，其保密管理工作直接关系到企业的生存与发展。本文探讨了新时期企业档案保密管理工作，首先阐述企业加强档案保密管理的重要性；其次详细分析当前存在的隐患，包括管理制度、归档方法、密级划分、利用行为、信息化程度等方面；最后针对性提出优化措施，涵盖制度完善、科学归档、密级区分、利用规范、信息化提升等内容，旨在提高企业档案保密管理水平。

　　［关键词］新时期；企业档案；保密管理；隐患；优化措施

　　0引言

　　在新时期背景下，企业档案包含大量关键信息，如商业机密、技术资料等，这些信息对于企业的生存与发展至关重要。然而，目前企业档案保密管理面临诸多挑战，一方面随着企业业务的不断拓展和环境的日益复杂，档案保密管理的要求不断提高；另一方面在实际的档案保密管理工作中存在管理制度与流程不明确、归档不科学、密级划分不清等诸多隐患。因此，深入分析档案保密管理隐患并提出有效优化措施，对于保障企业档案信息安全、促进企业稳定发展具有重要意义。

　　1新时期企业加强档案保密管理的重要性

　　在新时期背景下，企业加强档案保密管理的重要性主要体现在以下三个方面。

　　一是档案保密管理直接关系到企业的核心竞争力。企业的商业机密、研发成果、客户资料等关键信息都存储在档案中，一旦泄露，将对企业的市场竞争力和业务发展造成重大打击。因此，加强档案保密管理，确保这些信息的安全，是维护企业核心竞争力的关键。二是档案保密管理是企业履行社会责任的重要体现。随着信息化程度的提高，个人信息泄露已成为一种常见的安全隐患。企业作为信息的重要收集者和使用者，有责任保护好个人信息的安全，避免泄露给不法分子利用，造成社会危害。加强档案保密管理，正是企业履行这一社会责任的重要手段。三是档案保密管理还关系到企业的声誉和形象。一旦企业的档案保密工作出现疏漏，导致信息泄露，将严重损害企业的声誉和形象，影响企业的公信力和市场地位。

　　2新时期企业档案保密管理的隐患分析

　　2.1管理制度与流程尚未明确

　　在新时期，企业档案保密管理的制度与流程若缺乏明确性，将引发诸多隐患[1]。一方面，档案管理的权责界定模糊，不同部门、岗位在档案收集、整理、存储等环节职责交叉，易出现推诿扯皮现象，致使档案流转停滞，重要信息延误归档，增加泄密风险；另一方面，缺乏标准化流程，档案借阅、归还无规范步骤，审批随意，登记不全，何人何时因何目的接触档案难以追溯，一旦出现信息泄露，源头无从查起，企业核心机密岌岌可危。

　　2.2档案归档方法缺乏科学性

　　当前，不少企业档案归档方法存在科学性不足的问题。其一，分类体系混乱。未依据档案性质、密级、年代等关键要素构建合理类目，而是简单堆砌，致使查找档案如大海捞针，为获取所需信息，工作人员不得不长时间翻阅大量无关档案。其二，归档介质选用不当。在数字化浪潮下，仍过度依赖纸质档案，电子档案存储格式不统一、兼容性差，存储设备老化、缺乏备份，遇到自然灾害、系统故障时，档案极易损毁丢失，多年积累的涉密资料毁于一旦。

　　2.3档案密级划分不清

　　新时期企业业务多元复杂，档案密级划分不明成为突出隐患[2]。一是密级界定标准模糊。企业未结合行业特性、市场竞争态势精准定义绝密、机密、秘密等级，导致部分关键技术档案密级过低，轻易被无关人员知悉；而一些普通经营数据又密级过高，浪费管理资源。二是动态调整机制缺失。随着企业发展、项目推进，档案密级应随之改变，可现实中许多档案自生成后密级固定，已公开技术仍按机密管理，新研发核心成果却未及时升级密级。

　　2.4档案利用行为不规范

　　企业档案利用环节的不规范行为不容小觑。一方面，档案开放范围失控，未基于保密原则审慎评估可公开档案，将包含敏感信息的档案错误开放，或者对内部分享无差别化，基层员工能获取远超其权限的涉密档案，增加内部泄密渠道；另一方面，档案利用监督乏力，利用过程无人值守，复制、摘抄档案未严格审批记录，使用者私自传播档案内容难以察觉，使档案保密防线在利用环节被轻易突破。

　　2.5信息化程度低，技术防范缺失

　　进入新时期，信息技术飞速发展，企业档案管理信息化滞后隐患凸显[3]。首先，档案管理软件陈旧，功能单一，无法满足海量数据存储、快速检索需求，更难实现对档案访问的实时监控、异常预警，黑客、病毒乘虚而入时难以抵御；其次，网络防护薄弱，企业内网与外网隔离不严，档案数据库未加密，员工移动存储设备随意接入，外部攻击一旦得逞，机密档案将被批量窃取，企业瞬间陷入信息安全危机。

　　3新时期企业档案保密管理的优化措施

　　3.1完善档案管理制度，明确流程规范操作

　　在新时期，完善档案管理制度与明确流程规范操作对企业档案保密管理至关重要，企业应构建全面且细致的档案管理制度[4]。在制度构建中，注重档案管理全流程的规则设定，从档案的初始收集环节，须明确规定各部门应提交的档案范围、格式及时间要求，如业务部门必须在项目完成后的特定工作日内，按照既定格式提交与项目相关的所有档案资料，杜绝因无明确规定而造成的资料拖延或缺失。在档案整理环节，确立标准化的整理方法，如依据档案类型、日期先后顺序等进行分类整理，确保档案有序存放，便于查找与管理。

　　在流程规范操作方面，明确档案管理各环节的责任主体。建立严格的审批流程，如档案借阅审批，应规定借阅者需填写详细的借阅申请表，包括借阅目的、预计归还时间等信息，申请表需经部门负责人与档案管理部门负责人双重审核批准后方可借阅，且借阅过程中要严格登记借阅者信息、借阅时间及归还时间等，确保档案流转过程可追溯。对于档案销毁，应设立专门的鉴定小组，按照既定的档案价值评估标准，定期对档案进行鉴定，确定需销毁的档案清单，经企业高层领导批准后，在专人监督下进行销毁，并留存销毁记录，防止因流程不规范而导致的档案泄密风险。

　　3.2科学合理归档档案，提升档案管理水平

　　科学归档是企业档案管理效能进阶的必由之路。

　　一方面，精心雕琢档案分类架构，摒弃粗放式堆砌，引入多维度精细分类法。从档案来源来看，清晰划分内部生成资料与外部引入素材；依据业务板块，将市场拓展、产品研发、人力运营等档案各归其位；聚焦密级梯度，绝密、机密、秘密档案分层管理；结合时间脉络，按年度、季度梳理档案顺序，多视角交叉构建分类矩阵，让档案各归其位，查找时精准定位。

　　另一方面，审慎抉择归档介质。顺应数字化浪潮，加大电子档案建设力度，统一电子档案存储格式，选用兼容性佳、稳定性强的存储介质，构建异地多版本备份机制，抵御自然灾害、系统崩溃冲击；对于承载历史厚重感、具有法律效力的纸质档案，投入专业恒温恒湿、防虫防霉存储设备，定期人工巡检，双轨并行确保档案完整存续。

　　3.3区分档案密级标识，确保信息安全存储

　　企业需立足所处行业竞争格局、自身发展战略与核心业务布局，量体裁衣制定密级界定细则。针对前沿技术研发突破、关键产品工艺配方、未公开战略规划等，毫不犹豫划定为绝密级，施以最严苛管控；涉及阶段性技术成果、重要客户名单、敏感市场数据等资料，列为机密级，限定知悉范围；一般性业务往来文件、日常办公资料等归为秘密级，适度开放内部流通。

　　档案依据内容实质匹配密级标签，在档案封面、电子元数据、目录索引等处醒目标注，贯穿档案全生命周期。尤为关键的是，搭建动态密级调整机制，伴随企业创新迭代、项目成熟落地，定期复盘档案密级合理性。已广泛商用技术档案及时降密，释放管理资源；新兴核心技术、战略布局调整衍生的高敏感档案迅速提密，强化防护壁垒。对不同密级档案，差异化配置访问权限、存储设施、流转通道，如绝密级档案依托专网专线、专用存储设备、双人双锁开启，从物理与数字空间双重锁死泄密缺口。

　　3.4规范档案利用程序，维护档案使用秩序

　　为规范档案利用程序，维护档案使用秩序，企业需多管齐下。

　　一是要精准界定档案开放范围。基于档案密级、内容敏感性及企业内部管理需求，制定严格的档案开放清单。对绝密级档案严格限制在特定高层管理人员和核心技术人员范围内使用；机密级档案则根据业务关联度，仅向相关部门负责人及具体业务经办人员开放；秘密级档案在确保安全的前提下，可在一定范围内共享。同时，企业要定期审查开放范围的合理性，并及时调整。

　　二是建立严格的档案利用审批机制。任何档案的借阅、复制、摘抄等利用行为都需经过严格审批。借阅者需详细说明利用目的、使用范围、预计归还时间等信息，申请表依次经部门主管、档案管理部门负责人及企业分管领导审批，确保利用行为的必要性和安全性。

　　三是加强档案利用过程的监督管理。在档案利用场所设置监控设备和专人值守，对利用者的行为进行全程监督，防止出现未经授权的复制、摘抄、传播等行为。同时，利用技术手段记录和跟踪档案的使用情况，如记录档案的访问时间、访问者IP地址、操作内容等，以便事后追溯和审计。

　　3.5提升信息化水平，加强技术防范措施

　　新时期下，企业提升档案管理信息化水平，并强化技术防范措施迫在眉睫。

　　第一，更新档案管理软件是提升信息化水平的基础。企业应摒弃陈旧且功能单一的档案管理软件，选用具备强大功能的现代化软件，软件需满足海量档案数据的高效存储需求，能够实现对各类档案的快速精准检索，同时具备对档案访问的实时监控功能，可及时发现并预警异常访问行为。例如，当检测到短时间内频繁访问高密级档案或者来自陌生IP地址的访问请求时，软件应立即发出警报通知相关管理人员。

　　第二，强化网络防护是保障档案信息安全的关键。企业必须严格区分内网与外网，确保两者间的有效隔离。对档案数据库采用高强度加密技术，防止外部非法入侵获取档案数据。限制员工移动存储设备的随意接入，仅允许经过安全认证的设备连接企业网络，并且对设备接入后的操作进行严格监控与审计。

　　第三，构建档案信息安全应急体系，制定完善的应急预案，明确在遭遇黑客攻击、病毒入侵、系统故障等突发情况时的应对流程与责任分工。定期进行应急演练，确保相关人员熟悉应急操作流程，提高应对突发事件的能力，并建立档案数据备份与恢复机制，确保在遭受数据损失时能够快速恢复档案数据，最大程度降低对企业的影响。

　　4结论

　　在新时期背景下，企业档案保密管理面临诸多挑战与隐患，但通过完善管理制度、科学归档、精准密级划分、规范利用程序以及提升信息化水平和技术防范措施，可显著提升档案保密管理水平。未来，企业需持续关注信息技术发展趋势，不断探索创新档案管理模式，加强档案管理人员培训，提升全员档案保密意识，构建更加坚固的档案保密管理体系，同时加强与政府、行业协会等外部机构的合作，共同应对信息安全挑战，为企业的可持续发展奠定坚实基础。

主要参考文献

　　［1］邱莹莹.基于新形势下企业档案保密工作存在的问题及对策探索［J］.中外企业文化，2022（2）：140-141.

　　［2］刘娇.创新管理手段完善企业档案保密安全工作［J］.办公室业务，2022（24）：89-91.

　　［3］张丽.大数据时代下加强企业档案信息化保密管理的有效策略［J］.中国管理信息化，2021，24（14）：172-173.

　　［4］胡春娟.新时期企业档案保密工作现状及对策［J］.市场调查信息（综合版），2020（7）：137.