［摘要］信息技术的飞速发展和广泛应用推动了诸多行业的变革，也给档案管理工作带来了机遇和挑战。传统的档案管理模式已经难以满足信息化时代档案管理的需求，只有依托信息技术推动档案管理模式变革，才能有效提升档案管理效率。基于此，文章从档案管理理念、管理平台建设、信息化人才培养及安全制度等层面分析信息化时代档案管理的问题，并针对现有问题提出转变档案管理理念、优化信息化档案管理平台、完善档案管理人才培训机制、提升档案管理的操作水平和加强档案管理制度化建设等解决措施，以提升档案服务质量。

　　［关键词］信息化；档案管理；人才培养

　　0引言

　　伴随着信息化进程不断加快，电子信息资源管理成为档案管理的重要组成部分。此时的信息资源管理不仅包括传统纸质档案管理，还包括电子信息文档的存储和整理等。电子信息文档的高效管理需要现代信息技术的支撑，这倒逼传统的档案管理方式和方法变革。鉴于此，依托信息技术推动档案管理工作的优化对于提升档案管理效率和服务质量具有十分重要的现实意义。

　　1信息技术应用于档案管理的现实意义

　　在信息化时代，推动档案管理工作信息化建设是适应档案管理环境变化的必然要求，也是提升档案服务质量和效率的重要支撑。推动档案管理信息化建设对于提升档案利用率、促进档案管理模式迭代升级和提升档案服务效能具有重要的价值。

　　1.1有利于提升档案的开发和利用效率

　　传统的档案管理模式以纸质档案管理为主，在固定的物理空间范围内整理和存储档案。受限于时空因素，档案管理者在调取和查阅档案时往往多有不便。传统纸质档案的查阅及借阅时间更长且环节更为烦琐，尤其是在档案借阅环节，需要耗费大量的时间等待审批结果，这降低了档案管理的效率，亦不利于发挥档案的历史价值。推进信息技术和档案管理工作融合式发展，构建信息化档案管理平台，既能促进纸质档案电子化存储，又有利于通过数据化分类及索引功能提升档案查阅的效率［1］。此外，信息技术赋能档案管理有利于档案管理者打破时空限制，便捷、高效地查阅文献资料，提升档案的利用价值。

　　1.2有利于提升档案服务的效能和质量

　　档案信息管理是各企事业单位管理工作中不可或缺的重要组成部分，其整体的服务效能一定程度上会影响企事业单位的发展。因此，在信息化时代将信息技术与档案管理工作相结合，构建信息化档案管理平台，对于提升企事业单位档案服务效能具有重要的推动作用。通过搭建信息化档案管理平台，档案管理者可以凭借平台的智能导向功能为受众群体提供更加便捷且高效的服务，既降低受众群体的非必要时间成本，又增强其获得感。此外，这种信息化档案管理平台可以实现信息交互，拉近档案管理者和受众群体之间的距离，更有助于档案管理者及时倾听受众群体的意见，不断优化档案管理平台，完善档案管理的方式和方法，进而提升档案服务质量和受众群体的满意度。

　　1.3有利于推进档案管理模式优化升级

　　随着信息技术的推广，社会各行业都在悄然发生变化，而信息技术与档案管理的结合亦是推动档案管理模式优化升级的重要驱动力。以信息技术为支撑，以档案管理现实问题为突破口，有利于推动档案管理理念变革，使档案的主要管理者思考信息化形势下档案管理的出路，进而突破传统档案管理模式，实现档案管理创新。此外，信息技术赋能档案管理也有利于形成强大的技术支撑点。例如，将人工智能、大数据运算嵌入信息化档案管理系统，使得档案管理更加人性化、个性化及智能化［2］。

　　2信息化时代档案管理面临的问题

　　信息化时代，档案管理工作经过不断变革，在信息技术的赋能下取得了一定的成绩，但是也存在部分档案管理者理念陈旧、档案管理信息化平台建设滞后及档案管理人才培养机制不完善等问题。

　　2.1档案管理理念有待转变

　　信息化背景下，档案管理工作面临新的发展机遇，尤其是信息技术与档案管理工作的融合赋予了档案管理者更多的管理技能。这既有利于档案管理者提升对繁杂电子信息资源的分类及存储能力，也有助于提升档案管理工作的效率。然而，部分档案管理者的理念较为陈旧，仍主张以传统纸质档案管理形式为主，对信息化赋能档案管理工作的理念理解不深，尤其是没有深入把握信息技术赋能档案管理的运行机理，没有看到信息技术在档案管理方面的优势。此外，部分档案管理部门的主管对信息化助力档案管理工作缺乏宏观谋划，没有发挥把舵定向的作用。这既影响了档案管理工作整体效能发挥，也降低了档案管理工作在企事业单位中的整体地位。

　　2.2信息化档案管理平台建设滞后

　　信息化档案管理平台是提升档案管理工作质量的重要支撑，也是提升档案管理效率的重要载体。然而，部分档案管理部门信息化管理平台建设滞后，无法发挥其高效的辅助作用。部分档案信息化平台无法实现档案管理和存储流程及功能的一体化操作，呈现出条块分割的现状，增加了非必要劳动，大大降低了档案管理效率［3］。此外，部分信息化档案管理平台的智能化水平不高，没有将人工智能、大数据等信息技术充分嵌入信息化平台，无法根据档案管理的实际情况提供个性化服务。

　　2.3档案管理信息化人才培养有待加强

　　档案管理信息化人才是提高档案管理效率的关键，也是保障档案管理服务质量的重要支撑。然而，部分档案管理部门在推进档案信息化建设的过程中忽视了档案管理信息化人才的培养，主要体现为没有针对档案信息化建设开展常态化的档案管理培训，导致档案管理人员的管理理念较为陈旧，知识储备严重不足，难以更好地完成档案管理工作。此外，档案管理部门没有为档案管理人员提供更多的外出学习机会，这既限制了档案管理人员的视野，也不利于提升信息化人才的操作技能，更影响了档案管理信息化服务质量。

　　3信息化时代档案管理问题的对策

　　信息化时代，档案管理工作面临着严峻的挑战，尤其是随着信息传输便捷化、信息资源爆炸式增长，传统的档案管理工作已难以满足信息化发展的需求。这就要求档案管理者转变管理理念、优化信息化档案管理平台、完善人才培养机制、强化档案管理制度化建设，以提升档案管理的效率。

　　3.1转变档案管理理念，发挥档案管理者“把舵定向”作用

　　在信息化时代，行业发展迎来了新的契机，也给档案管理工作带来了新的机遇。传统的档案管理模式已经落后于时代的发展，难以有效应对当下信息资源爆炸式增长的管理困境。因此，档案管理工作人员要紧跟时代发展的步伐，不断革新管理理念，更好地应对挑战。第一，以信息化发展为契机，转变档案管理理念。档案管理者是推动档案管理工作变革的重心，只有转变档案管理者的理念，才能提升档案管理水平。行业或部门主要负责人应该立足于档案管理工作发展的实际，引导管理者深入学习和把握信息化赋能档案管理的核心理念，深入了解信息化技术在档案管理方面的优势，掌握信息化赋能档案管理的作用机理，进而激发档案管理者推动档案管理工作改革的内驱力［4］。第二，统筹制订档案管理信息化发展计划，发挥管理者“把舵定向”的作用。为此，档案管理部门的主管要针对档案信息化建设中的设备采集、人才培养、服务范畴及制度化建设等方面开展调查研究，明确问题关键点。结合档案管理信息化建设中的问题，管理部门进行整体谋划和统筹布局，制定更为精准的发展目标，逐步建立起信息化赋能档案管理的发展体系。

　　3.2优化信息化档案管理平台，提升档案管理智能化水平

　　进入信息化时代后，以信息技术为支撑的档案管理平台成为开展档案管理工作必不可少的载体。信息化管理平台凭借其档案资源传输和管理便捷、档案管理工作服务高度综合化和智能化等优势，极大地提升了档案管理的效率和质量。为此，要优化档案信息化管理平台，推动档案管理业务流程和功能一体化。一是搭建信息化档案管理平台，统一信息传输和转化的标准，提高平台的信息兼容度。二是实现信息平台档案收集、分类、整理、借阅和开发等管理步骤的系统化和管理功能的一体化。三是将人工智能技术嵌入档案管理平台，提升信息化档案管理平台的智能化水平。在档案信息化平台中嵌入人工智能技术，依托大模型与多模态人工智能技术实现档案搜集、整理，满足受众群体多元化的档案服务需求。

　　3.3完善档案管理人才培训机制，提升档案管理者的操作水平

　　档案管理人才的信息技术应用水平和操作技能直接影响着档案管理的质量和效率。为此，要培养兼具信息技术应用能力和档案管理知识的人才，这是提升档案管理效能的关键举措。第一，针对信息化辅助档案管理的内容设定培训专题，实现培训体系常态化。各档案管理部门在开展常态化培训时要开展调研，培训内容既要解答档案管理者在档案管理信息化建设中的困惑，也要增加档案管理者前沿知识储备。具体来说，可以依托本部门平台和上级档案管理部门平台，针对档案管理者开展常态化档案信息化建设主题培训，保障档案管理者及时补充信息化建设的知识。在培训过程中，可将档案管理者按照入职年限开展分类培训，保障培训内容呈现出进阶性和层次性。第二，坚持“引进来”和“走出去”相结合。档案管理部门要积极邀请档案信息化建设方面的专家和学者开展专题讲座，不断提升档案管理者的业务水平；还要为档案管理者创造外出培训机会，拓宽档案管理者的信息化视野。档案管理部门需要加大资金投入力度，为档案管理者提供更多外出学习的机会，如参加信息化档案管理论坛、信息化档案管理前沿问题峰会等，以提高档案管理者在档案管理信息化发展方面的学术水平。

　　3.4加强档案管理制度化建设，强化档案管理安全的制度保障

　　信息化背景下，档案管理的信息化建设是一把“双刃剑”，在提升档案管理效率的同时也存在一定的安全隐患。这是因为信息技术加持下的电子信息区别于纸质信息，传输空间大，传输的路径和方式更加多元化，增加了电子信息泄露的风险。对此，要加强档案管理制度化建设，为电子信息安全提供良好的制度保障。一方面，要规范电子档案信息传输的流程，完善管理制度。根据《中华人民共和国档案法》的具体规定，结合档案管理部门的工作实际，完善电子档案信息传输的基本规范，针对信息存储和管理的全流程完善制度内容［5］。通过完善的操作规则和制度堵塞信息管理的漏洞，提升档案管理的安全性。另一方面，要完善电子档案安全监督制度。针对电子信息安全，明确相关部门和人员的监督职责，严格落实网络信息安全监督制度。针对档案管理信息化流程，档案管理部门要专设电子信息监督员，定期对电子档案信息开展监督和检查，确保电子信息资源的完整性和安全性。

　　4结束语

　　在信息化时代背景下，档案管理工作面临着较多的机遇和挑战。信息技术推动传统档案管理工作变革，使档案管理工作更好地应对时代发展带来的挑战。随着档案管理工作数字化和技术化趋势不断增强，档案管理者只有转变管理理念、优化信息化档案管理平台、完善人才培养机制并强化档案管理制度化建设，才能更好地保护和利用档案资源，推动档案管理工作质量和服务效率提升。

　主要参考文献

　　［1］龚霞.大数据时代档案管理的重塑：信息化建设与创新策略研究［J］.办公室业务,2025(4):1-3.

　　［2］龙宛苡.信息时代档案管理工作面临的问题及对策研究［J］.佳木斯职业学院学报,2024(6):179-181.

　　［3］肖庆香.信息时代的档案管理工作［J］.文化产业,2024(19):67-69.

　　［4］王爱荣.互联网时代高校档案管理信息化建设探索：评《现代档案管理工作与保存策略研究》［J］.科技管理研究,2023(11):232.

　　［5］徐健,毋迪.信息化背景下档案管理的科学化建设探究［J］.办公自动化,2024(24):59-61.