［摘要］为了适应我国高等教育面临的观念转变、制度创新等新形势，高校学籍管理工作势必要更新管理理念，优化管理工作，实现快速发展。本文从提高工作效率的角度，将知识管理理念应用到高校学籍管理中，从组织文化建设、知识资源梳理、管理流程优化三个角度进行高校学籍管理工作优化研究。

　　［关键词］高校学籍管理；知识管理；业务流程优化

　　1导论

       1.1问题陈述

　　高校学籍管理人员更替较频繁，而学籍管理各项工作时效性又非常强，需在有限时间内处理大数据，如果新人对工作无从下手，会直接影响其他教学活动的开展。高校学籍管理工作经验高效传承，有利于学籍管理工作高效率进行。

　　1.2研究意义

　　将知识管理理念应用于高校学籍管理工作优化之中。从知识资源、组织文化和管理流程三个方面入手，构建基于知识管理的高校学籍管理工作优化方案，实现学籍管理工作与高校的发展保持步调一致。

　　2研究内容

　　2.1知识管理与高校学籍管理的契合度

　　高校学生的基本学籍状态用数据描述。对数据有脉络地处理后，形成有意义的数据，即为信息。将学籍管理数据和信息进行创造、积累、共享及应用，即为知识[1]。所以高校学籍管理与知识存在着天然的紧密联系，一直以来高校学籍管理中不断地、无意识地进行着知识管理，比如业务流程的规范化，新旧人员的“传帮带”等等。在高校学籍管理中引入知识管理，具有天然的优势。

　　知识经济的兴起以及高等教育的蓬勃发展，要求高校去探求能够有效提高知识创造、转化与应用的新方法，建立一套适合自身的管理体系，以便管理其独特的知识资源。知识管理能有效管理和改善知识流程，而知识流程是依靠业务流程存在的。因此，对组织知识流程的改善必然也会对业务流程产生积极影响，实现学籍管理可持续发展。

　　2.2高校学籍管理工作优化的支持要素

　　2.2.1高校学籍管理的知识资源

　　知识资源是知识管理的核心，从知识类型、知识域、知识表达三个角度梳理高校学籍管理的知识资源，见图1。

　　显性知识包括高校学籍管理制度，比如中华人民共和国成立以来我国学籍管理制度轨迹、学籍管理组织结构、本校历年学籍管理规定细则等等。隐性知识指通过长期工作实践，体验、领悟到的经验、技能和习惯等知识。相对于显性知识，隐性知识具有隐蔽性、独特性、高价值性的特点[2]。高校学籍管理工作优化的目的是将存在于组织中的显性知识与隐性知识以最有效的方式转化成组织中最具有价值的知识，不仅梳理显性知识系统，而且将隐性知识表达出来并固化下来，实现知识共享及共用，有利于可持续发展。

　　2.2.2组织文化建设

　　组织文化建设贯穿于整个高校学籍管理工作中。高校学籍管理组织文化应该是信任、共享、开放、容错的，强调通过学习来构建组织的可持续发展及高效运转。

　　第一，创造学习机会，并积累知识资源。首先，组织内的学习。通过多样化学习形式，如自学、集中培训、深度会谈、集体讨论等，不断积累知识资源，如深入研究我国学籍管理制度与体制变迁，对现行规章制度知其然亦知其所以然；对教育学和心理学等与教育相关的内容进行学习，提高学生管理水平；对办公软硬件进行学习，提高工作效率。其次，组织间的学习。一个稳定的组织，其信念、价值观和思维方式等有可能会形成定式，只有打破定式，才有利于组织的进步。组织间的学习最重要的是学习新的思想和文化。

　　第二，传帮带。通过“前辈”对自己观点的阐释，敢于质疑，有效进行隐性知识的传递，能促使“后辈”快速提高能力。

　　第三，干中学。在各种具体的业务流程中，总结解决问题的思路和方法，经验来自实践，学习是经验不断积累的过程。

　　第四，事后反思及总结。通过复盘“发生了什么、发生原因、改进措施”三个问题，总结经验教训，并整理成文字，关联保存在业务流程中，然后总结规律，固化流程。

　　2.2.3知识管理流程及活动

　　高校学籍管理中，为了将存于组织中的显性知识与隐性知识以最有效的方式转化成组织中最具有价值的知识，需要鉴别组织知识资源，开展一系列管理活动：鉴别知识、创造知识、获取知识、存储知识、共享知识和应用知识，如图2所示。这些知识活动贯穿于业务流程的各个环节中[3]。

　　3研究结论及建议

　　高校学籍管理工作优化研究中，组织文化建设和知识资源的梳理贯穿始终。下面主要从管理流程角度，阐述基于知识管理的高校学籍管理工作优化解决方案。

　　3.1基于知识管理的高校学籍管理工作优化解决方案

　　构建基于知识管理的高校学籍管理工作优化解决方案，就是以问题为导向，将知识管理流程与业务流程集成化，即业务流程中贯穿着知识管理流程。

　　如图3实线部分，在开始某项任务前，查阅之前的业务流程（知识获取、知识鉴别），对比现在的业务环境，探讨修正或设计新的业务流程（知识鉴别、知识应用、知识创新）；如图3虚线部分，新的业务流程设计实施中经验的积累，业务流程结束后的反思，组织中经验的探讨共享（知识创新、知识共享、知识存储）[4]。

　　知识流程和业务流程密切联系的关键点是人，业务流程是人来驱动，知识流程是人来创造。以问题为导向，业务流程与知识流程的方向是一致的[5]。从广义上讲，业务流程本身也属于知识的范畴，业务流程属于“事实知识”（Know-what）。业务流程都是在前人实践基础上不断积累、不断改进得到的，标准的业务流程就是对前人“最佳实践”知识的重复利用。

　　高校学籍管理业务流程主要有成绩管理流程、学籍管理流程、学历学位管理流程、违规违纪管理流程等，每个流程中可能有N个子流程。总体来看，高校学籍管理的业务流程一般可以分为四个步骤：准备、实施、上报、存储。每个步骤都还包括多个环节，比如时间节点、数据准备清单、财物等硬件准备清单、协调参与人员清单、与其他业务流程的交点等等。

　　以组织学位评定会议为例。

　　（1）准备。前期准备工作中的重要一项是协调工作。①时间节点：学位评定会召开前一个月；②数据准备清单：会议通知、会议议程；③财物等硬件准备清单：提前1~2周预订会议室、会议物品（碳水笔、饮用水、文件袋、文件夹、激光笔等）；④协调参与人员清单：提醒秘书长预约参会委员；⑤与其他业务流程的交点：各个学院毕业学位资格审核工作。

　　（2）实施。实施步骤的特点是责任重大，不容有失。①时间节点：学位评定会召开前一周确定具体时间，召开前一天提交上会材料（电子版）给领导审阅，召开前半天打印上会材料（纸质版）；②数据准备清单：上会材料清单（种类、份数、顺序等），其中包括签字表、汇报材料、选票（盖红章）、会议决议底稿、会议文件等；③财物等硬件准备清单：会议室、会议室钥匙、会议设备确认等；④协调参与人员清单：召开前一天提醒参会委员会议时间地点；⑤与其他业务流程的交点：各分学位委员会提交会议记录及建议授位名单。

　　（3）上报。将数据报给上级主管部门或者数据平台（比如教务系统、学信网、学位网）。这些数据帮助上级主管部门掌握各个学校的动态，监管和审核各学校的工作，同时方便学生查询。

　　①时间节点：根据上会前的基本数据库，将上会后的最终数据库在规定时间内上报；②数据准备清单：详见注册流程；③财物等硬件准备清单：扫描仪、打印机等办公设备；④协调参与人员清单：类别管理员与单位管理员；⑤与其他业务流程的交点：毕业学位资格审核工作结束。

　　（4）存储。储存步骤是学籍管理部门业务流程的最后步骤。存储步骤看似简单，但容易疏忽，因此要引起足够的重视。对该步骤的优化从两个方面做起：第一，要加强制度建设，这是工作流程中必不可少的步骤，及时完成；第二，要改善储存设备，保证储存资料和数据的完整性和安全性。

　　①时间节点：电子版存储在学位评定会召开后当天，纸质版存储在召开后一周；②数据准备清单：电子版及纸质版的上会材料、学位网上报数据；③财物等硬件准备清单：档案皮、档案盒；④协调参与人员清单：与档案管理员沟通档案号、移交目录、移交时间；⑤与其他业务流程的交点：学位网注册后。

　　综上所述，高校学籍管理最典型的特点是时效性非常强，即有限的人员在有限的时间内完成特定的业务。但业务流程一般是单个流程线性进行，与其他多个流程交叉。管理人员大多数情况下是独立面对复杂问题。完成业务流程的过程实际上就是利用已有知识，不断发现问题和解决问题的过程。以问题为导向，将知识管理流程贯穿在业务流程中，不仅可以高效传承经验、总结规律、固化业务流程，还可以实现自我监督，降低犯错概率。

　　3.2结论与建议

　　结合实际工作，将知识管理理念应用到高校学籍管理中，从组织文化建设、知识资源梳理、管理流程优化三个角度进行高校学籍管理工作优化研究，得出以下两个结论：其一，知识资源梳理、组织文化建设贯穿高校学籍管理工作优化的始终；其二，以问题为导向，将知识管理流程贯穿在业务流程中，是构建基于知识管理的高校学籍管理工作优化解决方案的关键。

　　知识资源的隐性化对组织或个人的可持续发展和增强组织创新能力是极为不利的。知识管理可以帮助组织或个人转变管理观念，重视组织或个人知识资源的管理和开发，改善知识资源的利用水平。因此，高校管理中应用知识管理理念，在管理人员、部门、学校等不同层面有很大的发展空间。

　主要参考文献

　　［1］国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会.知识管理第1部分：框架（GB/T 23703.1—2009）［S］.2009.

　　［2］江舟，靳晓明，张伟亚，等.测控装备管理的隐性知识挖掘研究［J］.设备管理与维修，2022（1）：31-33.

　　［3］国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会.知识管理第4部分：知识活动（GB/T 23703.4—2010）［S］.2010.

　　［4］孙雷.基于知识管理的高校学籍管理研究［D］.哈尔滨：黑龙江大学，2010.

　　［5］黄官伟.知识管理机制与业务流程的集成研究［J］.计算机工程与设计，2007（4）：978-981.