[摘要]随着信息技术的飞速发展，其在机关事业单位档案管理中的应用日益广泛。信息技术在档案管理中的应用，能够优化档案工作流程、提升工作效率并保障信息安全，进而提高机关事业单位的档案管理水平。文章首先阐述信息技术在机关事业单位档案管理中的作用，然后分析机关事业单位档案管理的现状，最后从信息技术视角出发，提出机关事业单位档案管理的优化策略，以提高机关事业单位的档案管理效率。

　　[关键词]信息技术；档案管理；机关事业单位；信息安全

　　0引言

　　在信息化时代，信息技术的高速发展正在全面影响社会的各个领域，档案管理也不例外。机关事业单位的档案管理面临着前所未有的改革机遇。目前，许多机关事业单位正在摆脱那些陈旧的纸质档案管理方法，逐步向电子化、自动化管理转变。将信息技术应用于档案管理，不仅能大幅提高工作效率，还能增强档案信息的安全性和可靠性。本文将聚焦于机关事业单位的档案管理实践，旨在推动机关事业单位档案管理工作进一步科学化、规范化，使之更好地服务于机关事业单位的核心业务。

　　1信息技术在机关事业单位档案管理中的作用

　　1.1提高工作效率，确保档案信息的准确性

　　在机关事业单位的档案管理工作中，信息技术的应用能实现自动化处理，极大提高工作效率，确保档案信息的准确性。档案管理人员利用移动终端设备扫描或拍摄档案文件，可以更加便捷、高效地收集档案。计算机系统能够自动识别文件内容、格式等元数据，进行智能分类和编目，操作简便且准确可靠。档案入库存储时，档案管理人员借助大容量存储设备存储庞大的数字资源，无须消耗大量人力、物力来管理纸质档案[1。用户需要查询检索时，可通过检索系统迅速锁定目标文件，避免传统模式下逐一翻阅档案资料的低效问题。此外，档案管理系统能实现档案复制的无损传递，确保档案文本内容的完整性和真实性，而且自动化操作能最大限度减少人为干预，从而降低人为失误导致的差错率。档案管理系统还能通过相关功能模块自动核查数据，及时发现并纠正错误信息，保证档案信息的准确性。

　　1.2增强信息的安全性与保密性

　　机关事业单位的档案资料蕴含大量国家机密和商业秘密等敏感信息，保证其安全性和保密性至关重要。现代信息技术为档案数字化管理提供了有力技术支持，可从多个层面增强档案信息的安全性和保密性。例如，数据加密技术可防止档案信息被窃取或非法获取，机关事业单位通过先进的加密算法将档案信息加密存储，即使数据被截获，攻击者也无法破译其内容，从而保护信息的机密性；数字签名、数字水印等技术可确保档案内容的真实性和不可抵赖性。另外，机关事业单位制定访问控制机制能进一步明确不同人员对档案的访问权限，通过身份认证系统和基于角色的权限划分，使只有经过授权的用户才能访问相应的档案资料，有效避免内部人员泄密和非授权阅览行为。档案管理系统还有严格的操作日志记录，可追踪和审计每个用户对档案的所有行为。机关事业单位通过部署防火墙、入侵检测等安全设施，可以及时发现并阻止非法访问行为，确保网络通信安全。

　　1.3促进资源共享与利用

　　机关事业单位在档案管理过程中，基于信息技术构建档案信息共享平台，可有效避免传统管理模式下的“信息孤岛”问题，促进跨地区、跨部门、跨系统的数据共享和高效利用。统一的信息平台汇聚了各单位的档案元数据索引和全文信息，能实现数据资源的集中管理和高度共享，用户无须直接登录各单位系统就可以在平台上便捷查询所需资料，从而减少检索成本和工作耗时。另外，档案信息共享平台构建过程中的数据整合和标准规范工作，有助于解决档案信息异构分散的问题。机关事业单位通过制定统一的数据标准和格式，以及集成技术应用，能较好地解决数据存储格式和编码不统一的问题，消除跨平台共享障碍。各单位无须重复建设同类系统，只需要对接共享平台就可获取所需数据，避免浪费资源。档案信息共享平台还具有灵活检索功能，可快速锁定目标信息，大大提高档案资源利用率[2]。此外，机关事业单位持续推进档案信息共享平台建设，能逐步将更多异构数据纳入其中，实现更大范围的信息整合与共享，从而构建出高效的档案管理新格局。

　　2机关事业单位档案管理工作现状

　　2.1传统管理方式具有局限性

　　目前，机关事业单位传统的手工操作方式已经难以满足档案管理的需求，这种管理模式存在诸多弊端，制约了档案资源的科学化、现代化管理。手工操作流程冗长、低效，给工作人员带来沉重的工作负担。从档案的收集、整理到归档入库，再到最终检索利用，每一个环节都要耗费大量的人力和时间，操作效率极为低下。以档案的整理归档为例，需要人工逐一查看、分类、编目，再将档案一一装订成卷并排架入库，耗时耗力。人为操作容易出现差错，影响档案信息的准确性。由于缺乏系统性的质量控制措施，档案的搜集、整理、编目等环节都可能出现失误，从而影响后续环节的准确性。一旦发生错误，想要追查更正就难上加难，甚至可能导致档案信息遭到永久性损坏。传统管理模式下，各机关事业单位自成体系来管理档案，形成了“信息孤岛”,制约了档案资源的共享和利用。由于缺乏有效的数据交换机制，不同单位之间的档案信息无法实现互通互联，重复建设和资源闲置的情况时有发生，这严重制约了档案资源的最大化利用，也加剧了各单位之间的信息壁垒现象。除此之外，纸质档案的保管成本高、占用空间大、易遭自然损坏等问题，也是传统管理模式中不可忽视的痛点，档案馆需要投入大量的人力与物力来维护和保养纸质档案，且档案馆的馆舍空间有限，难以无限扩建，制约了档案管理工作的高效开展。

　　2.2档案数字化进程缓慢

　　当前，档案数字化进程缓慢的问题无疑影响了机关事业单位档案管理工作的效率和档案的可用性。首先，资金不足制约了档案数字化工作的推进。数字化建设需要大量资金投入，包括购置扫描设备、存储设备、软硬件系统等，对于一些财力较为紧张的单位而言，无疑增加了其经济负担。其次，技术门槛阻碍了档案数字化进程3]。数字化技术涉及多学科知识，需要专业人才的参与，但目前机关事业单位从事档案工作的人员技术水平参差不齐，导致难以启动或推进档案数字化项目。最后，人员培训不到位导致档案数字化操作困难。部分机关事业单位即便购置了先进设备，但缺乏系统的培训，员工难以熟练运用新技术，势必影响档案数字化效率。

　　2.3存在信息安全与保密问题

　　信息安全与保密问题是机关事业单位档案管理工作中不容忽视的问题。信息技术在档案管理领域的广泛应用虽然提高了工作效率，但也给信息安全带来了巨大挑战。首先，电子档案面临着被非法访问的风险，未经授权的人员或系统有可能通过网络入侵、病毒攻击等手段，获取机关事业单位的机密文件。这不仅涉及知识产权等领域，更有可能泄露国家机密，影响社会稳定。网络攻击手段层出不穷，病毒不断更新，给机关事业单位电子档案的保密性带来巨大威胁。一旦档案信息被非法获取，后果将不堪设想。其次，电子档案面临被篡改的危险。不法分子利用系统漏洞或其他途径，有可能对机关事业单位电子档案的内容进行修改、删除等操作，严重破坏档案的真实性和完整性。电子档案具有可编辑性，一旦被恶意篡改，将使档案失去应有的法律效力和历史价值。因此，机关事业单位必须采取有效措施，确保电子档案在传输和存储过程中不被非法修改。最后，电子档案存在丢失的隐患。软硬件故障、自然灾害、人为疏忽等问题，有可能导致机关事业单位的电子档案数据部分或全部丢失，造成不可挽回的损失。电子档案的脆弱性决定了它比纸质档案更容易受到损坏，一旦数据丢失，将难以复原。为此，机关事业单位必须制定完善的数据备份策略，并采取有效的容灾措施，最大限度避免数据丢失。

　　3信息技术视角下机关事业单位档案管理的优化策略

　　3.1建立健全信息化档案管理体系

　　构建完善的信息化档案管理体系是实现档案资源信息化、现代化管理的基础。第一，机关事业单位应当制定统一的管理规范，明确规则和标准。档案管理规范需要涵盖档案数字化流程、元数据格式、存储格式、系统架构等多个方面，为全流程信息化档案管理奠定基础。在规范的约束下，形成顶层设计和总体框架，使得各个环节的管理工作有据可依。第二，机关事业单位需要完善技术支持体系，采用先进的档案数字化技术和网络化管理系统，实现档案全生命周期信息化管控[4]。档案数字化技术可以高效地将纸质档案转化为数字资源，消除物理载体的限制；网络化管理系统可以打通各管理环节，使得收集、整理、存储、查询等工作环环相扣，实现智能化、自动化处理。

　　3.2强化员工培训与人才引进

　　档案信息化管理离不开高素质人才队伍的支撑和保障。要想确保档案管理信息化建设顺利推进，机关事业单位必须高度重视员工培训与人才引进，将其作为一项长期的系统工程来持续投入和推进，使培训工作具有系统性和延续性。机关事业单位需要制订全面的培训计划，分阶段、分层次进行有针对性的培训。例如，对于基层的档案管理人员，应当重点加强现代信息技术在档案管理中的应用培训，使他们熟练掌握数字化技术、网络技术、信息系统的操作和使用，能够熟练运用新技术、新工具开展日常工作。培训内容可涵盖文件扫描、数字化加工、数据库建设、网络传输、系统维护等多个方面。对于中高层管理人员，则应当加强信息化管理理念和管理方法的培训，增强他们的信息化管理意识，提高他们的信息化管理水平。另外，机关事业单位要高度重视复合型人才的引进和培养。档案管理信息化建设需要掌握档案学、计算机技术等多学科专业知识的复合型人才。因此，机关事业单位可以从高校引进相关专业的应届毕业生，也可以从在职人员中选拔出有潜力的新生力量，通过在职进修、深造的方式培养复合型人才。复合型人才将成为推动档案管理信息化建设的生力军，对新理论、新技术的运用和管理具有先天优势，而复合型人才培养工作需要高校和用人单位的紧密合作[5]。3.3加大投入力度，优化资源配置将信息技术应用到档案管理中，需要大量的资金投入作为支撑。财政部门应当加大对机关事业单位的财政资金投入力度，为机关事业单位提供必要的资金支持。机关事业单位也要加大对档案管理信息化建设的资金投入力度，覆盖硬件购置、软件开发、系统集成、运维服务等多个层面，确保信息化建设需求得到满足。除了财政资金投入，机关事业单位也需要积极探索其他资金获取渠道，如通过社会资本投资等方式拓宽资金来源。与此同时，在具体的项目实施过程中，要合理配置软硬件资源，避免重复建设和资源闲置，提高投资回报率[6。一方面，机关事业单位要加强顶层设计，避免出现分散投资、系统雷同的情况；另一方面，要注重软硬件的通用性和扩展性，尽量采用开放、标准化的解决方案，实现软硬件资源的共享和重复利用7-8]。除此之外，机关事业单位要通过优化资金的使用方式和资源配置策略，避免资源闲置和浪费，最大限度发挥其效用，从而为档案信息化管理创造良好的资源条件，推动档案管理工作的现代化、智能化进程。

　　4结束语

　　信息技术的应用为机关事业单位的档案管理提供了新的思路和方法。信息技术在机关事业单位档案管理中的应用有助于提高工作效率，增强信息的安全性与保密性，促进资源共享与利用。本文阐述了信息技术在机关事业单位档案管理中的作用，然后分析了机关事业单位档案管理的现状，并从信息技术视角提出了机关事业单位档案管理的优化策略，以期推动机关事业单位实现档案管理数字化转型，提高档案资源利用率。

　主要参考文献

　　[1]耿为民，耿君尧，李洪泉.信息技术视角下事业单位档案管理工作的实施对策[J].兰台内外，2024(2):1-3.

　　[2]朱小瑜.信息技术视角下机关事业单位档案管理工作的实施对策[J].人才资源开发，2022(20):63-65.

       [3]刘静.机关事业单位文书档案管理工作中存在的问题及对策建议[J].办公自动化，2021(24):46-47,32.

　　[4]罗飞.机关事业单位档案管理工作存在的不足及对策研究[J].内江科技，2021(9):14,51.

　　[5]武晋梅.机关事业单位档案管理工作的难点及解决对策[J].文化产业，2021(14):145-146.

       [6]陈凤.机关事业单位档案管理工作问题与对策[J].办公室业务，2019(13):65.

       [7]罗晓蓉.数字化时代事业单位档案管理的信息化建设策略[J].鹿城学刊，2024(1):69-71.

       [8]戚德平.机关事业单位档案管理信息化建设探究[J].办公室业务，2024(5):42-44.