摘要：随着信息技术的快速发展，信息管理系统在制造业企业运营中的应用越来越广泛。针对卷烟厂不断增加的管理难度和日趋复杂的经营环境，本文通过信息管理系统的概述，分析了备品备件信息管理系统架构的特点及作用，提出了卷烟厂信息管理系统构建的实施路径，并对系统模块构建进行了深入分析，最后总结了卷烟厂备品备件信息管理系统建设的实践效果，以供借鉴参考。

　　关键词：卷烟厂；备品备件；管理信息化；设备管理

　　一、引言

　　在卷烟厂的生产建设中，各种备品备件不仅种类丰富，规格型号不同，而且应用数量众多，这就使卷烟厂的备品备件管理工作较为复杂麻烦。而传统通过人员手动记录的模式不仅工作效率低，且准确性也无法得到保证，同时也不能做到有效的监督和信息共享。备品备件信息管理系统的建设目的就是通过在管理中加入信息技术，有效提高卷烟厂工作效率，让备件管理清晰明了，也避免了因人员操作而出现的误差，达到了备品备件管理操作的工作效率及质量双提升。

　　二、相关理论概述

　　(一)信息管理系统的概述

　　从管理系统控制论的层面来说，信息管理系统应该普遍存在于组织之中，为管理者做决策时提供信息收集、存储、加工、检索、传输和系统输出，即任何组织都应存在一个信息管理系统。

　　从信息管理系统项目建设提出、计划、调研、评估、可行性研究、决策、设计、架构到建设核验等一系列活动中，涉及卷烟厂的备品物资管理、质量管理、时间管理、采购管理、费用管理、风险管理、沟通管理、人力资源管理以及综合管理等多方面工作。

　　从管理者以及系统可以发挥作用的角度来看，可以将这些备件管理信息分为静态信息和动态信息。其中，静态信息就是指具有成果性、结论性属性的信息，典型的如采购产品入库验收记录、材料检验报告等，其关系到能否成为卷烟厂生产加工以及日后备品备件的维护提供足够的数据依据。动态信息指的是具有阶段性、指令性属性的信息，典型的如通知发函，进度及其分析结论等，其关系到能否成为卷烟厂生产加工各阶段的承上启下，关系到卷烟厂管理内部与外部的沟通、协调与决策，由此得出大量的备品备件信息需要得到有效管理。

　　(二)备件信息管理系统架构的特点

　　卷烟厂备品备件信息管理系统除具有信息整合的特点外，还有以下六个特点：一是内容构成的繁复性。一项信息管理系统的完成往往是多部门数据信息沟通整合综合成果。二是备品备件数据信息来源的广泛性。信息管理系统涉及诸如设计、设备、物资、采购、财物、运营等各个单位或部门。三是备品数据信息形成的阶段性。大致可分为前期准备阶段、备件信息管理系统架构设计阶段、备件信息管理系统架构施工阶段、建设核验阶段和使用维护阶段五个阶段。四是备品备件信息管理系统产生时间的延续性。随着整个备品备件信息管理系统的进展而逐渐产生，并一直延续到备品备件信息管理系统验收后的使用、管理和维护阶段。五是信息数据使用的频繁性。备品备件信息管理系统各阶段产生的信息都具有承上启下的作用，各个部门、各个管理方面的信息都有其关联性。六是信息管理的合法规范性。必须以现行资料管理的规范、标准为基础，结合国家及地方的有关法律、法规和行政规章以及烟草局对卷烟厂备品备件数据信息的具体要求而开展。

　　(三)应用备件信息管理系统技术的必要性

　　目前，卷烟厂备品备件信息管理大都采用传统的管理手段和方法，因而普遍存在以下三个方面的问题：一是卷烟厂各个部门在不同阶段形成的备件数据信息不能及时共享，不能大量储存、快速处理和传递信息，各部门之间缺乏数据信息的协调和沟通；二是大量动态数据质量，以及相关质量参数采集困难；三是备件数据信息档案，文件整合、查询、保存、重复利用管理不善，因而在工程质量管理过程中，必须用现代信息技术来缓解和解决这些问题。

　　(四)应用信息技术的意义

　　首先，卷烟厂备品备件信息管理是一个复杂的系统工程，各个环节都包含着大量的数据信息，从而通过信息技术对这些数据信息进行采集、存储、分析，为卷烟厂备品备件数据信息质量管理提供充分的信息支持。

　　其次，企业的经营生产数据资料多为纸质形式，不利于数据资料的长久保存和查询，而通过数据库技术，可以建立备品备件数据资料电子文档，以利于实现备品备件资料的及时归类和快速检索。

　　再次，卷烟厂备品备件信息管理系统的建设需要各参与部门建立良好的信息共享和传输机制，通过建立卷烟厂备品备件信息管理平台，借助网络实现各参与部门之间的数据信息通讯和传输，可以促进各部门之间的协调和沟通。

　　最后，备品备件信息化是卷烟厂管理信息化的一部分，也是卷烟厂管理的基础，通过建立备品备件信息管理系统，可以有效地推进卷烟厂管理信息化工作的完善。

　　三、卷烟厂构建备品备件信息管理系统的实施路径

　　卷烟厂加强内部的管理信息交换和信息资源共享，就需要建立更加高效快速的信息管理系统，具体可以从以下几个方面入手。

　　(一)建立供应商管理体系

　　建立供货商档案。对供应商信息进行处理，通过大客户信息与本厂备件管理信息的交叉对比，建立供应商评价体系，从供货商的价格、质量、服务等多方面多角度多维度的综合分析，为价值比价提供依据。

　　对于供应商管理系统应该以为企业充分服务为前提，可以从质量、技术、价格、服务等各个方面进行认证考核。并且，在认证之前，卷烟厂相关各部门必须进行交流沟通。想要建立完善的供应商管理信息系统，就需要制定明确的操作准则、操作目标、操作流程，以便于及时更新信息，这样才能充分地提高企业的工作效率。

　　(二)健全数据垂直的库存信息系统

　　备品备件库存管理的主要功能是记录入库、出库盘点等物资数据库存详细信息。要明确统一管理备品备件库存的每一次出入库及盘点情况，提高备品备件库存管理效率。根据市场需求，确定生产和加工过程中经济合理的备件储存量的管理工作。备品备件库存管理通过信息联网管理对下属各个部门备品备件库存进行分散管理统一调配。通过建立各个备品备件供应商协调关系，实现备件超市的管理思路，以便达成节约采购成本，优化平衡备件数据库存资金。

　　(三)完善备品备件产品编码标准化管理

　　备品备件存货编码是卷烟厂备件数字化管理的基础，是供应链系统中各种数据信息最主要的标识和特征。同时，备品备件数据管理是备件信息的供应管理、信息化建设以及标准化建设的基础工作，其编制是否科学，直接影响企业生产所需备品备件管理的安全性、及时性。

　　备品备件的采购、验收、盘点、储存等工作极为反复，若以备件数据存货编码代替文字的记述，可使备件数据系统的管理简便又省事，工作效率大为提高。在此基础上可以进一步利用数据信息化进行标准化管理，可使各部门提高工作效率，各种备件数据资料传递迅速、各部门意见沟通更加容易而且所有备件数据编码可以查核。因此数据更加正确，以此达到高效工作的效果。

　　(四)对备件工作链实施全覆盖

　　卷烟厂备品备件的数据管理工作信息量大，牵涉管理层面广，业务流程复杂，通过备品备件信息管理系统，有机地整合数据，可形成全面覆盖备件工作链的信息管理系统，全面跟踪生产业务流程，使卷烟厂日常生产工作效率得到充分提升。

　　(五)构建备品备件信息系统

　　如何构建这个备品备件信息管理系统，从而实现信息管理系统管理目标的有效运作，可以参考以下方式。

　　信息管理系统采用b/s+c/s混合体系结构，同时结合php等数据技术。信息管理系统实现的主体部分可采用c/s结构，信息管理系统前端开发工具可选用Powerbuilder 10，信息管理系统后端数据库系统选用Oracle 9i enterprise，集传统的主机集中是体系结构和微机文件数据服务器的长处，同时具有前端丰富开发平台的支持和强大的后端数据库服务系统，针对日益复杂的数据信息系统，充分发挥了数据系统结构在安全性、保密性和响应速度等方面的工作优势。

　　备品备件信息管理系统服务器配置可为apache2.4.1+php5.4.6，后端联机的数据库为了和与c/s部分实现数据共享，可使用同为Oracle 9i enterprise数据库，以此达到利用其数据访问范围广、操作简单的特点。备品备件信息管理系统采用b/s+c/s体系结构既弥补了二者的不足，又充分发挥了b/s与c/s体系结构的优势。并且充分考虑到卷烟厂各个部门方便操作的同时，也使得数据系统更新简单，维护灵活。

　　四、卷烟厂构建备品备件信息管理系统的模块分析

　　(一)系统模块构建

　　备品备件信息管理系统，运用先进的信息整合处理技术，通过对卷烟厂备品备件采购管理出库全过程中的信息采集、加工和分析，为卷烟厂日常生产管理工作提供依据，实现各部门之间的信息共享。备品备件信息管理系统的开发和数据应用主要部分包括：立项、设计、架构、验收使用、后期维护以及过程中的信息数据采集和存储，同时建立完善的备品备件资料信息库，实现卷烟厂各部门信息快速查找和更新；实现各部门之间的信息传输和分享；完成各部门工作数据资料的归类，实现备件数据资料的输出及打印，为卷烟厂管理提供决策支持。

　　1.系统模块架构

　　系统管理模块架构是为了实现对数据信息的管理，所以可以对各个部门设置不同的权限和状态，比如设置可以进行增加、删除编辑相关负责的备件数据等操作，用户登录系统后可以修改密码。重点是系统后台管理人员可以通过系统发布通知或公告，从而提升了相关部门联合应用系统提高工作效率。

　　2.基础数据管理模块

　　第一，可以对各种备品备件信息进行数据编码，为每一类备件生成唯一编码，就可以在系统数据库中对卷烟厂备品备件进行添加、删除、编辑和形成表格等操作。

　　第二，可以打印备件条码，以此对备品备件库存位置进行编码，为每一个库存位置指定唯一编码，就可以在系统数据库中对卷烟厂备品备件进行添加、删除、编辑和形成表格等操作，以此方便后续备品备件快速的出入库管理。

　　第三，可以打印供应商货位条码。对卷烟厂备品备件供应商进行编码，为每一个供应商指定唯一编码，可以在系统数据库中对卷烟厂备品备件进行添加、删除、编辑和形成表格等操作。

　　3.备件领用申请模块

　　备品备件的维护维修人员可以通过系统提交生产领用申请，系统自动生成相对应备品备件数据条形码标签。通过打印标签给备品备件贴上条形码标签以方便后续进行出入库信息的管理。

　　4.出入库信息管理模块

　　可增加出入库信息管理模块，可以设置以下功能：扫描备品备件的条码入库，库存数据自动增加。有领用申请时，扫描备品备件的条码出库，库存数据自动减少，可以对备品备件的出入库信息进行查询、统计及形成表格等操作。同时可以区分备品备件的正常生产使用出库，以及备件的损毁退货出库及报废出库等不同的出库方式。

　　(二)相关模块管理

　　可设置对于备品备件进行生产领用确认，同时增加系统自动化提醒功能，确保日常生产备品备件维护更换的及时性。对于价值较高备品备件的平均使用周期、平均生命周期、平均库存周期，能将查询结果形成相应数据报表。对于库存查询，也可以根据备品备件基本信息以此方便查询卷烟厂备品备件的实时库存情况，并能同时将查询结果形成相应报表。可以将按月结转的备件库存数据，可通过生成月度出库报表和生成月度报废报表，以方便日常生产管理。

　　五、卷烟厂备品备件信息管理系统建设的实践效果

　　(一)信息数据层面实践效果

　　备品备件信息管理系统通过对备品备件系统数据采集器的数据进行实时记录、汇总和统计，以及通过网络能够及时地反馈给相关管理人员，实现生产数据的信息共享。

　　(二)备品备件信息管理系统实践效果

　　通过对卷烟厂备品备件信息管理系统的使用，可以追踪备品备件的生产使用周期，对于备品备件使用情况做出统计结论，并能为备品备件新的采购计划、维护保养提供数据支持；通过备品备件信息管理系统提交备品备件生产领用申请及系统自动提醒更换备品备件的确认，以此避免生产管理漏洞，缩短维护维修时间，为卷烟厂日常的管理服务提供有效保障。

　　(三)系统实践效果优化思考

　　可以引入备件编码电子化条码技术，实现卷烟厂备品备件各个管理环节的数据采集自动化，从而提高工作效率，为加大资金流动性、合理的管理备品备件库存提供数据支撑，使备品备件管理流程更加合理化，以及为企业日常的备品备件管理人员提供决策依据。

　　六、结语

　　综上所述，卷烟厂通过建立备品备件信息管理系统，可以实现生产过程跟踪，同时优化备品备件采购成本，及时准确了解备品备件采购动态，从而更好地完善备品备件采购流程。建立备品备件供应商体系，健全垂直的库存备件数据信息系统，可以有效获取备品备件库存领取数据，加大资金流动性。

　　建立卷烟厂备品备件的存货编码电子化系统，可以提高各部门工作和使用效率，使得各部门之间的工作配合更加迅捷高效。根据备件消耗数据定额制定合理的备品备件消耗指标，利用卷烟厂备品备件的消耗对比手段使生产计划更加精细化，从而使得生产定额指标不断优化。

　　备品备件信息管理系统化管理是卷烟厂高质量发展的路径之一，应充分利用卷烟厂的现有资源，不断完善，将企业日常备品备件管理规范化、制度化。提高生产管理透明度，从而加快资金流动，使卷烟厂管理工作向着更优的方向发展，最终实现卷烟厂的利润最大化。

      参考文献

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