编者按：RPA，机器人流程自动化，可协助财务人员自动执行数据录入、信息核对等重复性任务，提升工作效率和水平。利用RPA与财务工作相结合，设计相应流程的RPA，实现部分财务工作自动化，提高工作效率和准确性。文章通过国库录入的实例来探索使用财务RPA来协助高校教育财务业务自动化。

　　关键词：RPA；国库录入；财务自动化

　　一、H单位日常报销支付业务介绍

　　（一）H单位日常报销支付业务情况

　　H单位作为一个行政事业单位，目前的支付资金来源可分为两种：一是，财政资金，这部分资金主要是财政拨款和非税收入资金，存储在国库或财政非税收入账户，使用时需通过财政支付；二是，其他资金，是H单位的自有收入，由H单位的银行账户存储，使用时由H单位自行支付。

　　H单位日常财政支付业务流程大致如下：首先由报销人在线上或线下提交报销单，经财务初审、相关部门领导审批后，再根据金额分级授权审批；然后由计划财务处编制记账凭证，再由专门的国库支付录入人员将支付信息录入到国库支付系统中并经过会计审核，最后由出纳支付。

　　2023年1月1日至2023年6月30日，H单位共有报销支付业务3641笔，其中2045笔为财政支付，占全部报销支付业务的56.17%；1596笔为自行支付，占全部报销支付业务的43.83%。这2045笔财政支付业务，每一笔都需要在国库支付系统中录入摘要、指标、金额、收款人、收款账号、开户银行等信息，工作量较大，并且这些信息在财务报销系统中已经录入过，属于重复劳动。

　　（二）H单位国库支付录入人员配置

　　国库支付业务需要的岗位配备需要录入、审核记账和支付各一人，且他们三者为内控不相容岗位，因此至少需要三人。目前H单位国库支付业务也按照此原则配备了录入、审核记账和支付共三名工作人员，每位工作人员分别需要处理大约一年3500笔的业务量，特别是录入员，一年录入大约2000笔业务的同时，还要保证质量和支付速度，工作较繁重。

　　（三）H单位国库支付录入业务存在的问题

　　H单位国库支付录入业务存在的问题主要有工作量大，录入工作繁重，效率不高，同时手工录入在业务量较大时难免出现错误。

　　二、RPA技术中可应用于财务工作的主要工具

　　（一）文件处理

　　在财务人员处理工作中，要处理大量电子文件，尤其是Excel文件的新增、复制、删除等，RPA技术中有自动创建、复制、删除Excel文件的功能，可根据需要创建并打开Excel文件，复制并重命名文件，删除不需要的文件。

　　（二）数据处理

　　数据处理是财务RPA中最重要的一个环节，RPA技术提供了各种数据处理的模块，使得利用结构化、表格化数据的工作快速、简单，用到的功能主要有：读取数据，即将读取的数据应用于操作界面；数据处理，即提供各种模块进行数据的高效处理，对获取的数据进行数据清洗和处理等。

　　（三）网页自动化

　　目前高校大多使用数字化校园，许多财务相关数据需要从数字化校园中获取，RPA技术有大量网页端数据的处理模块，可用于对网页端的数据进行读取，RPA技术还可以根据设定对网页端的输入框自动输入信息，自动点击链接或网页按钮。

　　（四）键盘鼠标自动化

　　RPA技术中的一些模块能通过键盘鼠标的自动化来模拟人工的操作，如自动模拟人工移动鼠标到指定的位置点击或双击，通常是开发者事先按照显示的像素位置设定好横纵坐标，然后选择绑定单击或双击的事件，RPA还可以模拟键盘录入指定的按键。RPA技术中的键盘鼠标自动化在用于开发财务RPA时需要谨慎，一般不直接使用，因为它只是机械地按照设定位置或按键进行操作，不会自动判定业务处理中的具体情况，极易造成错误和运行失败。

　　（五）判断、循环与等待

　　判断、循环与等待是编程中普遍用到的技术，并非RPA专有，它们的用途是在财务RPA运行中进行流程的控制，或是根据具体情况的不同选择不同的流程，或是对某个范围中的每一笔业务进行遍历的相同操作，还是在后一个流程需要前一个流程生成某个条件才能继续运行时，等待该条件满足时才启动后一个流程。

　　三、国库支付自动录入RPA的流程设计

　　文章以设置一个国库支付自动录入的RPA为例，探索RPA技术在高校教育财务智能化中的应用。

　　（一）确定目标

　　在高校日常财务工作中，国库支付业务中会有大量金额较小的授权支付业务，文章的国库支付自动录入RPA，目标是辅助完成该类日常国库授权支付的录入。

　　（二）设计流程

　　在财务部门人工录入国库授权支付业务时，需要取得业务录入相关数据，然后在财政预算一体化等系统中逐一录入并提交，通过对以上国库支付录入业务的分析，国库授权支付录入RPA要顺利运行，需要先从会计账务系统中取得国库授权支付录入需要的数据，将其生成独立的文件，同时将数据经过整理、统一格式等处理流程后，再遍历文件中的每笔支付业务，逐一录入到财政预算一体化系统并提交完成。

　　1.数据获取流程

　　这个流程是为了获取国库授权支付录入所需要的数据，主要有业务摘要、凭证号、附件数量、预算申报项目、经济科目、金额、收款人户名、收款账号、收款开户行等信息，这些都需要从财务网络系统中获得，具体是使用RPA的网页元素识别功能和网页元素操作功能，打开财务网络系统，获取已打开的网页对象，识别网页中的列表和按钮控件，然后自动操作按钮控件等网页元素进行数据的下载和获取。

　　2.文件处理流程

　　取得数据后，需要将这些数据保存成文件形式以方便储存和调用，文章的国库授权支付自动录入RPA是将其保存成一个Excel文件的，这样方便使用RPA技术中的Excel文件自动操作功能。保存为Excel文件后，然后再复制一份Excel文件，并将其重命名为temp文件，对数据文件的中间操作全都在这个temp文件中进行，这样可以使得财务系统中取得的原始数据文件不做改动，以便RPA操作过程中出现问题时可以回滚数据。

　　3.数据处理流程

　　生成名为temp的Excel文件后，接下来就要对该文件中的数据进行处理，使其符合国库授权支付录入的数据要求，主要分为以下两类。

　　（1）高校财务系统中的预算申报项目、经济科目与预算一体化系统中设定的预算申报项目、经济科目的对应。

　　有些高校财务信息化开始得比较早，系统的上线运行早于财政部门统一规划的预算一体化系统的实施，可能出现高校的财务信息系统中预算申报项目、经济科目的名称设置与预算一体化系统中财政部门统一规定的项目、科目名称不一致的情况，这时可能导致国库授权支付RPA自动录入时无法在预算一体化系统中找到对应的项目和科目，从而无法录入该笔业务。为了解决这个问题，需要将高校财务信息系统中预算申报项目、经济科目与预算一体化系统中的预算项目、经济科目进行对应。为此，制作了一份项目对照表和一份科目对照表，项目对照表中，左边两列分别为高校财务信息系统中预算申报项目的项目代码和名称，右边两列为预算一体化系统中的预算项目的项目代码和名称；科目对照表中，左边两列分别为高校财务信息系统中经济科目的代码和名称，右边两列为预算一体化系统中经济科目的代码和名称，然后在temp文件中添加上预算一体化系统中的预算项目、经济科目，作为下一步录入的数据。

　　（2）高校财务信息系统中授权支付业务的收款人名称、账号、开户行的数据整理。

　　在有些高校财务信息系统中，收款人名称、账号、开户行的数据可能会有某些特定格式，如收款人为本校教工时，前面添加教工号，开户行前添加一些支行代码，或是有些方括号、空格等，这些格式会影响接下来的查询和录入，或者虽然能够录入，在国库授权支付环节时造成付款不成功退回，为了增加国库授权支付录入的成功率，需要将这些格式都统一为无教工号、无开户行代码、无空格的纯字符串格式。解决办法可使用RPA技术中的字符串处理功能，先读取这些数据，然后将字符串中不需要的，会影响录入的教工号、行号、空格等格式都清理干净，然后保存在temp文件中。

　　4.数据录入流程

　　数据录入流程主要是使用RPA技术中的网页操作功能，自动识别预算一体化系统网页端中的输入框，输入对应的temp文件中的相关字段数据，然后自动识别预算一体化系统网页端中的按钮，模拟鼠标点击它。录入和点击过程本身是简单的，易于操作［1］。这一步流程中的难点在于：一是，如何完成一笔业务录入后，跳转到下一笔业务；二是，如何判断这笔业务之前是否有录入过，会不会重复录入；三是，输入和点击后，根据预算一体化系统中各种不同操作反馈做出不同的处理。

　　对于第一个难点，解决办法是使用循环控制，对temp文件中的每笔业务进行遍历循环，一笔结束后接着下一笔。

　　对于第二个难点，有两种解决办法：一是，每笔业务在录入凭证号时，录入该笔业务的报销单号，以后每笔业务在录入前，都先从预算一体化系统中导出之前已录入的明细，明细中会有之前录入的报销单号，报销单号在标记每笔业务时是唯一的，然后判断目前要录入的该笔业务的报销单号是否在已录入的明细列表中，如果有则跳过该次循环，直接进行下一笔业务；二是，每成功完成一笔录入后，将该笔的数据追加存入到一个结果日志文件中，然后每笔录入前都到这个日志文件中查询该报销单号是否已录入过。这两种方法都会造成RPA流程负担增加，速度减慢，但避免重复录入这一点非常重要，所以这种负担增加是必要的，然而无论是哪种方法，都会出现一个问题，就是在启用国库授权支付RPA录入初始的一段时间内由于数据量少，查询较快，随着时间的推移，录入数据将会逐渐增多，最后就会出现在非常多的历史数据中查询某笔报销单号的情况，这将会拖慢国库授权RPA录入的进程。

　　对于第三个难点，解决办法是使用if语句判断。预算一体化系统中各种操作反馈总结起来主要以下几种：一是，该预算申报项目和经济科目的组合在预算申报项目中未查询到；二是，能查询到但金额不足该笔业务的支付金额；三是，经济科目录入后要继续在输入框中选择明细经济科目才能保存。

　　5.结果反馈流程

　　这一步流程是和数据录入交织在一起进行的，在数据录入中，当每成功录入一笔业务，预算一体化系统出现录入成功对话框时，就在temp文件该笔业务中标记录入成功和当前系统日期时间。

　　如出现该预算申报项目和经济科目的组合在预算申报项目中未查询到或是能查询到但金额不足该笔业务的支付金额的情况，在判断出这些情况，循环跳到下一笔支付业务之前，先标志该笔业务录入失败、失败原因以及当前系统日期时间。

　　当该批次结束，将temp文件中的数据追加保存到日志文件中，该日志文件集中了所有以往录入的国库授权支付的数据信息，也将作为下一次录入时的查重依据文件。追加保存结束后，将temp文件删除掉，因为RPA在每批次录入时会调用同名temp文件，为了防止下批次录入时调用temp文件时将上一批次已录入的数据再次重复调用进来，所以需要将其删除掉。

　　上述流程全部完成后，跳出该批次录入已全部完成的提示，告知操作人员查看日志文件，对录入失败的业务核对原因。

　　四、财务RPA机器人在高校教育财务工作中应用的经验总结

　　通过在高校教育财务工作中的国库授权支付环节应用财务RPA机器人，初步总结出以下的经验和存在的问题，以供大家探讨。

　　一是，财务RPA机器人可以协助高校教育财务工作，尤其是其中机械重复性较强的工作，但至少在目前还不能完全替代人工完成高校教育财务某一方面的所有工作。

　　二是，应用财务RPA机器人需要事先分析协助的部分工作的整个操作流程，确定流程中所有可能的情况和操作步骤，然后事先定义好各种情况下所有的操作。

　　三是，财务RPA机器人应对变化的能力还不足，当实际情况中操作发生变化时，如财政预算一体化系统的操作、项目名称、科目名称发生变化，目前的财务RPA机器人还不能自适应变化，需要重新设置操作流程步骤。

　　四是，目前的财务RPA机器人在如何记录和查询已经完成的工作方面还存在不足，这容易造成重复操作。在财务工作中，重复操作容易出错，可能造成多次支付等问题。

　    参考文献

　　［1］韦斯·麦金尼．利用Python进行数据分析［M］．北京：机械工业出版社，2018：464.