摘要：档案管理在高校日常管理工作中较为重要，人事档案、财务档案等均与高校建设相关，这也要求做好各项管理工作，以服务高校发展。文章以高校档案管理的基本要求为切入点，在此基础上分析其档案管理信息化建设现状，包括优势和不足等，并以大数据视角探析相关不足的成因和应对策略，提出提升大数据利用率、改善大数据利用意识、兼顾大数据和档案管理、增强大数据挖掘能力等可行建议，为高校档案信息化管理工作提供一些参考。

　　关键词:大数据,高校档案管理,信息化管理,数据安全

　　档案管理（Archives management）是一项综合性工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理、提供利用服务的各项业务工作的总称。高校管理工作具有一定的个性化特点，尤其是档案数目，往往因学生群体的庞大性而显著增加高校工作负担，以提升管理效率、管理质量为目标，信息化管理模式渐渐得到各地高校重视，且在部分高校得到应用，获取了一定的积极效果[1]。进一步分析又可发现，不同高校的档案管理信息化水平各有差别，仍有部分高校管理水平、管理成果不够理想，这与其信息化工作中选用的技术有关，大数据技术未能得到相关高校的有效运用，一定程度上影响了其档案管理。在此背景下，结合大数据技术特点，就高校档案管理信息化建设现状、问题以及应对策略进行分析，具有一定的现实意义。

　　一、高校档案管理的基本要求

　　1.专门化

　　专门化是高校档案管理的基本要求，是指以专业化视角看待档案管理工作并组织、实施各项管理规划，完成档案归类、建库、调用等环节活动。与其他组织不同，高校档案的类别往往更多，如人事档案，包括一般教职工档案，也包括学生档案、特困学生档案等，这也进一步要求学校做好答案管理，以专门化视角进行档案的整理、归类，形成有效的管理框架和工作体系[2]。

　　2.精细化

　　专门化视角下，高校的档案管理也具有了精细化特点，这一特点与高校工作内容直接相关，是指高校需要随时根据工作情况、教育管理态势等，进行档案的建设、更新，必须以精细化视角组织管理，才能保证档案内容精准有效[3]。如学生档案，某位学生入学时提交了证明材料，高校认定其属于特困学生并予以了一定经济补助。数月后，该生家庭情况好转，并提交材料证明其家庭可以负担学业支出，这时应对学生的档案信息进行修改，以避免第二学期学生特困补助发放受到影响[4]。其他工作也带有类似特点，受到高校工作、管理影响，档案管理也必须实现精细化。

　　3.规范性

　　规范性是高校档案管理的基本要求，是指高校应结合档案管理的一般特点以及本校工作的实际情况，为档案管理建立系统化的工作流程、作业框架、工作方法、技术标准，以保证本校档案管理工作可以流程化、模式化的开展，为管理质量和效率提供基础性保障[5]。如信息化模式下，档案封面信息字号大小、档案内字体格式、颜色、照片如何留底、信息化管理系统授权等等，这些工作应在学校内部实现统一，确保信息化档案管理的便捷性。原则上教育部门不宜进行干涉，但如有必要也应在区域范围内采用统一的作业方法，以便于区域教育管理。

　　4.安全性

　　无论是否采用信息化管理模式，高校均应关注档案安全，非信息化模式下，档案受到虫蛀、人为损坏等问题的威胁，在高校普遍采用信息化模式组织档案管理后，还应重视网络安全因素的威胁，如远程植入性病毒、恶意程序、网络管理系统漏洞、硬件损伤等等。以植入性病毒为例，该问题可以快速感染高校的信息化工作平台，并以潜伏的方式持续带来破坏，盗窃各类信息，包括财务、人事档案信息等，使高校信息丢失或带来经济方面的问题。高校档案管理应关注此类问题，积极提升安全管理水平。

　　二、高校档案管理信息化建设现状

　　1.基本模式

　　高校档案管理信息化建设各有特点，从共性层面着眼，大部分高校采用的模式比较相似，均以校内档案管理办公室为核心，通过配置网络资源、软硬件资源和技术人员的方式，建立涵盖本校各学院、各办公室的信息化工作系统。实际工作中，各办公室独立进行基础信息的收集和处理，形成档案后再提交给本校的档案管理办公室，由高校统一进行管理。也有部分高校建立了独立管理、集中控制的工作模式，各学院可以独立管理部分档案，但学院依然拥有处理档案的总体权限，但提升了学院管理的灵活性，降低了学校集中管理的负担。此外，信息化渠道得到了较多运用，一些此前需要线下进行的管理操作被转移到线上，如信息化档案的传递、信息更正等等，可在线上利用计算机等设备快速完成。

　　2.主要优势

　　从优势上看，当前高校档案管理信息化模式的工作效率得到提升，模式比较稳定、适用性较广泛。如线上作业模式，与线下管理相比，其效率得到改善，此前人员尝试更新档案信息时，需要到档案室进行查找、线下更新，消耗的时间和精力较多。信息化模式下，此工作可以在线上进行，通过信息化方式进行检索和查看、更新信息，效率得到保证。从模式框架上看，大部分高校均配置有比较充裕的网络资源，以此为基础建立以太网工作系统，可以为本校档案管理（或办公系统）建立专网进行管理，也可以使用校内的公共网络进行管理，做好终端安全控制即可，稳定性得到保障。从适用性上看，高校档案管理的内容比较类似，尽管细节上存在差别，但不影响信息化模式发挥作用，这意味着适合一所高校的档案信息化管理模式，也往往适用于其他高校，能够进一步发挥信息化模式的优势服务高校档案管理活动。

　　3.现有问题

　　（1）平台性能不佳

　　当前高校档案管理工作存在平台性能方面的问题，部分高校的信息化作业平台性能不佳，无法满足档案管理效率和质量方面的高要求，影响高校档案管理质量。如高校建立的信息化作业平台缺乏可扩展性，不能同步处理大量档案，在新生入学、学生进入毕业季需要批量处理档案时，往往不能快速进行档案的调取和更新，无法同步处理大量指令，导致人员消耗时间在线上等候、对应的线下管理工作受到影响，公寓安排、企业对档案的使用也受到影响。

　　（2）安全防护能力较差

　　安全性是高校档案管理的基本要求之一，当前部分高校的档案管理工作不够完善，存在安全防护能力方面的问题。该问题是指高校不能充分根据网络安全威胁建立防护体系，或建立的体系覆盖面不够广泛、实时性不强、防护效率不够深入，以致无法立体化实现威胁控制。如部分高校的信息化工作系统主要采用防火墙提供服务，防火墙可以控制外来危险因素进入以太网，但如果风险因素来自以太网内部，因某次不当操作、人为破坏导致内网被入侵，防火墙不能完成所有设备的一体化防护，学校档案库依然有可能被侵入，导致各类破坏和损失。

　　（3）档案库管理混乱

　　从特点上看，将信息化模式应用于档案管理的时间相对较短，高校采用此模式的时间也不长，经验相对不足，一些较早应用信息化管理模式的高校也因为缺乏可借鉴的成熟经验，导致信息化档案库的管理比较混乱，降低了管理的精细化和规范化水平。如部分高校采用统一管理的工作方法，将各学院的档案集中到本校的档案管理处集中进行处置，因档案数目较多，为提升管理效率没有精细化进行档案的归类，只按学院差别进行信息库建设和管理。此模式下，不同学院学生档案、教职工档案、财务档案等比较独立，看似规范，但在学校集中管理视角下，同类档案的调用复杂性提升，如果档案生成的时间不同、封面信息不同，也进一步增加了筛选难度，不利于保证管理效率。

　　（4）未充分进行信息挖掘

　　档案的复用可以服务高校管理活动，帮助高校了解财务、人事、业务等有关信息，为下一阶段管理工作提供帮助。部分高校对此重视不足，在信息化管理模式下，未能做好信息的挖掘，大量档案完成整理、归档后，复用性不高，或仅在小范围内组织复用，无法发挥数据方面的优势和价值。如高校尝试扩展某项研究业务，在零基预算模式下，可以调取本校此前工作档案提供参考，但工作人员没有进行有关数据挖掘，有可能增加预算工作难度、偏差，不利于服务高校的综合管理活动。

　　三、大数据视角下高校档案管理信息化建设问题成因
       1.大数据利用率低

　　高校档案管理信息化建设问题多样，大数据视角下对其成因进行解析，可发现部分高校对大数据利用率不高，是造成有关问题的重要原因。如平台性能不佳的问题，高校在组织信息化管理平台建设时，未能借助大数据分析平台功能的要求、变化趋势和当前特点，仅以本校管理经验为基础进行平台性能评估，平台建设完成后，不能匹配信息化技术发展，出现性能落后的情况。

　　2.缺乏大数据利用意识

　　部分高校未能认识到大数据在管理工作中的价值，或对其价值认识不够全面，未能覆盖到安全管理工作中，导致安全防护能力较差的问题。如高校在组织档案信息化管理时，利用大数据优化了管理系统，增加了管理链路、提升了存储空间。但没有顾及安全管理，认为安全管理可通过实时防护或隔离防护的方式进行，然而实际工作中，木马、恶意软件具有多变性，未利用大数据分析、跟踪其特点，实时防护和隔离防护的判断能力下降，往往无法保证安全管理的持续性和立体化，危及高校档案安全和工作系统安全。

　　3.大数据管理与档案管理脱节

　　档案库管理混乱的问题，与高校对管理工作的统筹、协调不到位相关，主要为大数据库管理与档案管理脱节，以致档案信息化管理过程中，不能得到大数据技术的足够支持，大数据管理产生的积极成果、所需的原始数据，也没有自档案管理部门获取，二者相互割裂。如高校财务有关档案，为了解财务信息和大数据，高校直接调用了此前工作产生的信息，而非现有的原始信息，而档案管理工作早期缺乏应用大数据的迫切性，这导致两项工作在统筹阶段缺乏联系，需要相互关联时往往已经出现问题，困扰具体工作。

　　4.大数据的挖掘能力不高

　　高校档案信息化管理工作带有一定长期性，未充分进行信息挖掘的情况不利于高校复用档案数据，这与高校大数据挖掘能力不足有关。此问题的具体成因包括技术限制、管理限制，一些规模较小的高校缺乏频繁使用大数据服务管理的迫切性，往往不会专门建立技术团队组织数据挖掘，使其在存在数据挖掘需求时难以自我满足。另有部分高校人才流失问题较突出，技术团队受到管理因素影响不能保证稳定性，也限制了其对大数据技术的运用，导致数据挖掘困境。

　　四、大数据视角下高校档案管理信息化建设建议1.提升大数据利用率

　　大数据视角下，高校档案管理信息化建设应首先尝试提升大数据利用率，主要强调以大数据为支持组织信息化管理系统建设、完善。

　　仍以平台建设为例。在组织档案信息化管理平台建设前，高校可以付费获取大数据或自我进行大数据采集、加工，了解其他高校平台建设的经验、技术标准以及多见问题，主动吸收积极经验，规避各类问题。确保平台建设早期即拥有比较完善的功能。本校信息化平台投入使用后，继续对其使用情况进行跟踪，收集有关数据，持续进行积累，也对网络数据进行采集，对生成的数据进行分析和利用，作为完善本校档案信息化管理平台的依据，如通过总线技术扩大平台的服务覆盖面、增加网络连接扩展性等等，使平台性能始终满足本校档案信息化管理需要。

　　2.改善大数据利用意识

　　高校应在档案管理工作中强调信息化，也应认识到大数据的优势，充分加以利用。具体工作中，建议各高校在建立信息化工作系统前与技术人员进行交流，听取其关于系统建设的意见，以专业意见为依据，结合本校的档案信息化管理需要，确定大数据运用的具体需求，在此基础上拟定合理的建设规划。如安全管理方面，应通过大数据采集安全问题发生率、发生特点、其他高校安全管理系统的建设特征等信息，应用于本校工作中，使安全管理能覆盖档案信息化管理各个环节，提升档案信息管理综合水平。

　　3.兼顾大数据和档案管理

　　为保证高校档案信息化管理质量，应在工作中做好统筹和协调，将档案管理和大数据管理纳入到相同的管理系统内，做好二者兼顾。

　　实际工作中，高校应在信息化平台的建设阶段组织统筹，确定一位档案信息化管理工作的总体负责人，同时选取一位具有大数据管理、操作能力的技术人员提供辅助，该人员接受总负责人的领导。工作开始后，总负责人出具建设规划和基本方案，技术人员出具大数据应用的具体方案，随着信息化平台、工作系统建设，总负责人提出有关大数据运用的问题、异议和需求，技术人员提供技术层面的支持，如果前者不能充分了解大数据运用优势，则由技术人员作出提示，以通过有效统筹、合作，保证大数据技术能够充分服务档案信息化管理系统的建设。

　　4.增强大数据挖掘能力

　　大数据挖掘能力的提升，有助于，发挥信息化技术的优势，长期服务高校档案管理工作。具体工作中主要强调建立技术团队并避免其流失。

　　各高校可根据本校档案管理信息化工作压力、负荷情况确定技术团队的规模，原则上应保证至少两名工作人员掌握大数据有关的技术方法，能够独立为本校大数据挖掘工作提供服务。在此基础上，还应加强辅助团队建设，不断增加技术人员的数目，同时了解工作人员的诉求、职业规划，在条件允许的情况下保持与工作人员的交流、通过其反馈的信息加强管理，如调整福利待遇、增加薪资水平等，使本校建立的技术团队维持稳定，不会无故流失，作为高校档案管理工作技术层面、数据挖掘方面的保障。

　　五、结论

　　综上所述，大数据视角下，高校档案管理信息化建设仍有进一步完善的空间和必要，应在未来工作中给予关注。目前来看，相当一部分高校已经能够利用信息化技术服务档案管理，具有模式稳定、效率较高的优势，但也存在信息化平台性能不佳、防护能力差、档案库管理混乱等问题，以大数据视角进行剖析，上述问题与大数据利用率低、挖掘能力不强等因素直接相关。为予以应对，建议各高校在档案管理工作中提升大数据利用率，改善利用意识，同时做好数据挖掘和综合管理，使大数据技术能够充分发挥作用，提升本校档案管理信息化水平。

参考文献：

　　[1]胡程.基于人工智能技术的高校档案管理安全性研究[J].办公自动化,2023,28(19):38-40.

　　[2]臧闯.高校美术类专业教学档案管理信息化建设研究——《高校档案管理与信息化建设研究》荐读[J].情报理论与实践,2023,46(09):191.

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　　[4]康琤琤.大数据背景下高校档案管理信息化建设探析[J].时代报告(奔流),2023(08):116-118.

　　[5]张晓琦,姚瑶,姜帆.高校档案管理工作存在的问题及对策[J].辽宁师专学报(社会科学版),2023(04):138-140.