本文通过介绍高校学生档案管理基本概念，对比分析当前高校学生档案管理中常见的两种模式：传统学生档案管理模式与信息化档案管理模式各自的优缺点，提出未来学生档案管理向“双套制”（纸质档案和电子档案并存）、全流程智能化管理、加强档案数据安全保障等方向发展的建议。

　　随着信息技术的快速发展，高校学生档案管理面临着前所未有的机遇与挑战。

　　众多学者对此进行了研究。杜春黎强调学生档案信息化建设的重要性，指出其有助于数据采集、录入、安全及隐私保护，为管理提供决策支持。廉清倡导智慧管理的规范化、标准化、科学化及共享化，推动档案管理进一步完善。

　　学生档案作为记录学生学习和成长历程的重要载体，不仅是学校管理的重要依据，也是学生个人发展的重要凭证。然而，传统的纸质档案管理模式已难以应对档案数量激增、分布广泛、利用需求多样化等问题。为此，高校亟需借助信息技术，推动档案管理的数字化转型，提升档案管理的效率和服务质量。本文通过分析高校学生档案管理的现状，结合信息化背景下的发展趋势，提出未来学生档案管理的创新方向，以期为高校档案管理的高质量发展提供参考。

　　学生档案管理理论基础

　　学生档案的内容。高校学生档案是学生在校期间各项活动中积累形成的原始记录材料，主要包括各学习阶段中的学籍、成绩、健康、考评、毕业等各种登记表格，奖惩材料，党、团组织材料等，是学生升学、就业、工作调动、职称评审、工龄认定、办理退休手续等的重要查考依据，与学生个人的一生都息息相关。做好高校学生档案管理工作，对于提升学校学生管理质量、满足学生发展需要、助推高校可持续发展具有重要意义。

　　学生档案管理的特性：动态性。与其他档案相比，高校学生档案具有显著的流动性，档案管理工作也随之不断变化，具有动态性。新生入学时，高中时期的档案材料转入，再装入高考登记表、新生入学登记表等刚入学产生的材料形成新生档案，高校学生档案管理机构在新生开学第一学期进行新生档案归档工作；在校期间学生各项党团组织、考评、奖惩、毕业信息记录在案，各项材料陆续转入，形成完整的学生档案；毕业时，学校档案管理部门根据学生毕业去向进行相应的毕业档案转递工作，待将档案转入毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，学生档案即转变为人事档案。

　　复杂性。学生档案材料来源复杂，分散在学校各个部门，包括学院、学生处、党团委组织部、教务处、公体部等，且材料数量多，内容复杂，归档过程中需要多方协调，规定好各责任单位的归档范围，统一归档制度。另外还涉及学生因休学、复学、转学、退学等学籍异动以及退伍士兵归档等特殊情况档案的处理，需要根据具体情况灵活进行。由于高校学生数量多，内容复杂，情况复杂，要能保证档案准确无误的归档，是一项艰巨、复杂的管理工作。

　　服务性。高校档案管理的根本目的是服务于学校、学生和社会，档案的完整性和真实性直接影响学生的个人发展和社会评价。首先，学生档案中记录有学生在校的各类信息，可以为学校学生管理工作提供数据和资料支持，完善学校管理机制；其次，可以针对性地服务学生，学生在求职、升学过程中会因单位要求利用到档案，档案是否真实、完整，关系到学生的个人职业发展；另外服务学生的同时也在服务社会，学生档案作为社会单位选拔人才的重要参考依据，有利于社会更加全面地了解和评价学生。

　　学生档案管理过程主要包括档案收集、整理、归档、保管、利用、转递等环节。每个环节都需要严格的管理制度和技术支持，以确保档案的完整性和安全性。学生档案材料来源复杂，首先需要各个部门按照档案管理机构制定的归档范围和要求进行档案收集和整理，制定归档目录，确保学生档案的全面性和及时性，从源头上保证档案的质量，待整理完成后，移交至专门的档案管理机构进行分类、编号、上架，统一保管，保管过程中，采取物理防护和技术手段，防止档案丢失、损坏、篡改，确保档案在馆期间内保存完好。其间，为满足学生、学校及社会单位等利用档案的需要，在满足隐私保护和信息安全的前提下，提供*案查询、借阅、复制等服务。学生毕业后，档案机构根据学生提供的并经由学院负责老师审核后的档案转递信息通过EMS方式进行档案转递，转递后及时将单号信息反馈给学生。

　　高校学生档案管理现状

　　学生档案详细记录了学生过往的学习和工作经历，由学校统一集中管理。目前，学生档案管理仍以传统的手工管理纸质档案模式为主，但随着信息化的推进，已有部分高校开始逐步探索推进信息化管理模式。两种模式各有优势，纸质档案承载了深厚的历史底蕴，数字化档案则引领着档案管理的未来趋势。

　　传统档案管理模式主要依赖于纸质文档作为信息的记录和存储媒介。纸质档案作为物理实体，不易被篡改，一旦形成，其内容的真实性和原始性能够得到保障，往往具有更高的法律证据效力。而且，传统纸质档案管理通过严格的出入库管理及查阅限制规定，可以有效地保护个人隐私。另外，纸质档案承载着丰厚的历史信息和文化价值，翻阅实体档案可以带来一种独特的历史感和仪式感，有助于增强人们对历史的理解和尊重，拥有浓厚的历史底蕴。

　　传统档案管理模式下，学生档案管理人员需要手动进行档案的收集、整理、分类、补充、查找等工作，流程较为繁琐，耗时且效率低。另外，纸质档案不便于远程访问或共享，限制了档案的利用范围，当学生因求职、政审等需要查阅和复印档案材料时，仍需要线下办理手续，显然不够便捷。在档案保管方面，纸质档案尤其是一些多年遗留在校的学生档案可能因年限久远、保管不善或自然灾害等原因而损坏或丢失。

　　信息化档案管理模式主要依靠电子扫描、软件工程、大数据等技术进行档案信息化管理。上海大学档案馆在学生档案管理实践中，积极探索，依托于网络系统平台，采用信息化管理方式，推进学生参与全流程档案管理，全面提升学生档案主体意识。在档案利用上，通过开发远程档案利用系统，学生和校外单位可以进行远程查询、预约来办理各项档案事务，不必亲自到场办理，方便档案信息共享，提升服务的便捷性。在毕业生档案转递过程中，利用毕业生档案转递系统进行转递信息填报、查询和反馈，并持续跟进档案转递动向。此外，数字化档案更有助于进行数据分析和统计，对档案接收、利用、转递、反馈等情况进行全面的数据分析，有利于不断改进档案工作，提升服务质量。

　　虽然学生档案进行信息化管理带来了诸多便利，但同时也存在一些风险和挑战。由于电子数据的可读写性，可以对学生档案进行修改且不会留下修改痕迹，使得档案信息失去原始性，难以追溯历史信息，信息系统也易受黑客攻击，导致学生信息泄露或篡改，这些都会给学生档案管理的安全性带来威胁。另外，信息化档案管理高度依赖于计算机系统和网络，还需要管理人员具备相应的计算机技术和网络知识，这就需要学校进行信息化档案管理系统建设的同时加强专业人员的培训，势必会增加相应的资金和人员投入。

　　对比分析。传统学生档案管理模式与数字化学生档案管理模式存在显著对比，如表1所示。

　　传统档案管理模式主要依赖于纸质文档，管理方式以人工为主，这导致了相对较低的利用效率。尽管如此，由于纸质文档的实体性质，其信息安全性较高，不容易被非法复制或篡改。同时，传统档案管理模式的管理成本相对较低，不需要复杂的计算机系统来支持。然而，纸质文档的长期保存是一个挑战，因为它们容易受到环境因素的影响，如潮湿、虫害等，所以文档易损坏或丢失信息。

　　相比之下，信息化档案管理模式采用数字信息作为存储介质，通过计算机管理系统进行管理。信息可以快速检索和共享，利用效率显然更高。然而，信息化档案管理模式的信息安全性相对较低，数字信息更容易受到网络攻击或非法访问的威胁。此外，管理成本较高，需要投入资金来维护计算机系统和存储设备。尽管如此，数字信息的长期保存具有明显优势，因为它们不容易受到物理环境的影响，可以长期保存数据并确保信息的完整性和可读性。

　　传统档案管理模式和数字化档案管理模式各有优缺点。那么，学生档案管理如何综合两者的优势进行创新性发展，对提升学校档案服务效率、推动学生成长发展意义重大。

　　学生档案管理发展方向

　　纸质档案和电子档案并存的“双套制”发展。纸质档案作为最原始的依据凭证，具有不可替代性，将纸质档案数字化只是纸质档案作用的一个延伸，可以更好地管理和利用档案。对于学生档案而言，档案材料具有动态性，且内容复杂，要实现全部档案材料的电子化成本高，整体利用率低，显然不太现实，可以根据实际需求实现一部分档案的电子化，比如不易补办的高考档案、新生入学登记表、利用率高的成绩单、需要长期保存的遗留档案材料等。对于其他纸质材料，可根据用户当前需求将其电子扫描后通过上传档案服务系统进行线上利用。本着服务学生和社会的原则，“双套制”发展在学生档案管理中同时保留纸质档案和电子档案的做法，既保留了传统档案的优点，又充分利用了现代技术的优势，在保证消耗一定成本的同时，实现高校学生档案利用的最大化。

　　实现学生档案全流程智能管理。开发档案归档目录系统，将在归档过程中的材料目录上传系统形成电子归档目录，对档案管理人员及学生本人开放，一方面档案管理人员可以根据实际对归档目录进行实时管理，另一方面学生可随时查看自身档案材料的归档情况，对缺失的材料及时补办或开具相关的证明，通过这一过程可以更好地让学生认识到档案的重要性，提升归档意识，更好地保证学生档案的完整性。

　　开发统一的档案利用服务信息化平台，实现远程查档、复印、借档、开具存档证明等服务。学生、用人单位、教职工通过此平台上传身份信息及介绍信等手续证明提交线上利用申请或者选择预约线下办理，档案管理人员在平台上进行审核，通过后即可上传所需电子材料并授权利用者查阅、下载，单位如需借档，需填写具体的借档地址，平台可链接至邮政接单平台，实现及时接单取件，极大节省用人单位的时间、精力、路费成本等，提升服务效率，给用户以方便、快捷的服务体验。

　　开发智能毕业生档案转递系统，进行毕业生档案转递信息填报及档案转递信息查询。通过档案转递信息填报模块实现学生填报档案转递信息的规范化。学生可根据档案转递类型上传户口本人页、调档函、三方协议等档案转递依据，系统可根据学生上传的依据及填写的具体地址自动识别到规范化的单位地址信息，如根据学生的转递类型为生源地，以及上传的户籍地信息自动定位到可接收其档案的当地人才市场。建立信息填报的三级审核机制，在系统上经过学院、校就业指导中心及档案管理机构的三级审核，确保学生填报档案转递信息的准确性、规范性。另外，平台对接邮局的EMS系统，档案转出后可在平台上实时查询单号信息。

　　加强学生档案数据安全保障。保障学生档案的数据安全是学生档案管理转型发展至关重要的一环。系统使用强加密算法（如AES、RSA等）对学生档案进行加密处理，确保即使数据被非法访问时也无法轻易读取或篡改。并实施严格的访问控制机制，确保只有授权人员才能访问学生档案，采用角色基础访问控制（RBAC）或基于属性的访问控制（ABAC），根据用户的角色和属性分配不同的权限，如档案管理人员通过教师证或工号等申请并使用管理员权限进行登录，学生通过学号，教职工通过工号、身份证号等登录系统，用人单位通过向高校学生档案管理部门申请查看权限来登录系统。

　　此外，通过部署防火墙、入侵检测系统（IDS）和入侵防御系统（IPS），保护网络免受外部攻击。另外，数据安全是一个持续的过程，需要不断评估和改进。可以指派专人对所有访问和操作进行详细日志记录，通过定期审查日志，实时监控异常活动，及时发现和应对潜在的安全威胁。还要关注最新的技术发展，及时更新安全策略和措施。同时，对所有教职员工和学生进行数据安全培训，提升他们的安全意识和技能。

　　高校学生档案管理在信息化背景下正经历深刻的变革。未来，高校应积极推进“双套制”管理模式，实现档案管理的全流程智能化，并加强数据安全保障。同时，高校还需结合自身实际，探索适合本校的档案管理创新路径，以提升档案管理的效率和服务质量，为学生和社会提供更优质的档案服务。