摘要：根据重点工程建设周期长的特点，结合工程进度对企业重点工程文件材料收集归档工作进行具体研究。

　　关键词：企业重点工程；文件材料收集；过程管理

　　近年来，白银有色集团股份有限公司完成了重点工程—厂坝铅锌矿300万吨/年采选扩能工程、多金属选矿系统技术提升等多个重点工程。项目档案工作的人员应该自始至终地参与项目文件材料归档工作全过程。本人经过多年工作实践，通过一般工程档案与重点工程档案从形式到归档的对比分析，针对企业重点工程文件材料的自身特点，对其收集归档工作进行浅析相和研究。

　　企业重点工程立卷归档的范围划分准确与否，直接关系到案卷的质量和今后的档案开发利用。立卷归档过宽，“有文必归”就会造成臃肿庞杂，玉石不分;该归档的不归，就会造成档案不齐全，影响利用，给以后的工作带来不必要的损失，甚至造不可弥补的遗憾。

　　基于企业自身的特点，根据长期形成档案管理中的习惯作法，在立卷归档过宽方面的问题比较少，但存在着该归档的未归的现象，即归档不全。这种现象的存在，在社会政治、经济和科技一体化及企业市场信息化竞争日趋激烈的今天，已不适应时代发展的要求，需要从思想认识上和日常行动上规范和改进原有的传统归档方式。

　　1造成企业重点工程文件材料归档不全的几个原因分析

　　为什么会产生归档遗漏的问题，主要存在着思想认识、重视程度不够、物质条件不全、人员素质不齐等多方面原因。

　　1.1“企业档案无用论”是造成归档不齐全的思想原因。

　　由于某些企业领导和档案管理人员双方面在思想上存在“企业档案无用论”的观念，认为企业就是要以抓经济效益和降低生产成本为目标，档案对提高企业的效益和创造价值、提升企业知名度，参与市场竞争作用甚微，这种不正确的思想给企业重点工程项目文件材料的归档工作造成了一定程度的影响。

　　1.2"科技手段相对落后”是归档不齐全的现实原因。

　　目前的档案管理已进入电子化和纸质化并从的管理时代，计算机、摄象、缩印、扫描等先进设备的应用,为档案管理增添了先进的科技手段，建立了声、像、图、本、片综合储存的立体管理。但这对于经济效益不好的基层单位档案室来说，科技装备不足技术水平落后是存在的一个明显短板。有些基层的档案室还停留在管理还限制在单纯的书、册、图的平面保存，很多音箱资料都无法发挥应有的借、查阅功能，难以满足现阶段对各种历史资料归档齐全的要求。企业档案管理应该不断加大投入力度提升科技装备实现电子管理跟上时代科技水平发展的步伐。

　　1.3“守门看摊,有借无还论”是造成档案不齐的主要原因

　　少数档案工作者职业素质不高责任心不强主观能动性较差，不愿积极的努力，满足于“看门守摊”，对一些应该归档的竣工文件材料不去催收，怕麻烦，任其流失于己无关。在本企业小铁山矿的技术改造工程中，由美国、瑞典、芬兰三国进口的12台套采掘设备，设备到货开箱时，由于档案工作人员职业素养不高经验不足，把设备的说明书和一些图纸留在机动部门和技改办的个人手中，没有及时交档案室保存。设备在使用几年后，出现了故障,这时技改办已撤消,再找这些竣工图纸已不知传到谁手中，没有下落，只能再和国外厂家联系，派人来处理故障,给矿山的生产经营工作造成了一定的难度和损失。以此为鉴，后来的各种设备、仪器、大型工器具到货开箱前，都派档案管理人员到现场把各种资料收集保存，谁家要用，到档案室借阅、复印，这样就从管理制度上杜绝了资料的遗失现象。

　　对上述造成归档不全的三种原因分析，是企业档案管理当前存在的一些现象,一方面企业领导要关心和重视企业档案的基础设施配备和高素质管理人员的配备，另一方面是档案管理人员要热爱这项工作，自觉认真地做好日常档案管理工作，使企业领导和档案使用人员明显深切地体会到档案工作的重要性，并积极拓宽归档渠道，开发档案资源利用。

　　2企业重点工程档案收集归档重点要点

　　2.1重点工程建设周期长，要抓好过程管理

　　重点工程与一般工程相比，存在建设周期相对较长、涉及范围相对较广、设计方法较多等特点，给档案收集、整理、归档工作带来了很大影响。例如：厂坝铅锌矿300万吨/年采选扩能工程项目，自2010年项目审批到2014年2月正式开工，2020年12月实体工程全部竣工、交付使用，其建设周期跨越了十年的时间。重点工程文件材料的形成是伴随着工程建设逐步形成的。工程建设周期较长，决定了其重点工程文件材料的形成过程同样具备长周期的特点。因此，重点工程文件材料的收集工作也要进行全过程管理，为最终档案的归档工作奠定扎实的基础，主要应从以下几个方面入手落实。

　　(1)抓组织落实，这是过程管理的保证。组织落实就是跟随工程设计，建设施工的工程进展、建立一个与之相适应的档案文件管理网络，这个网络应该建立专职档案管理机构作为网络中心，并由设计管理、施工管理、设备管理、建设单位、施工单位等有关部门组成。在工程的实施全过程中确保管理网络不变，以保持档案管理的连续性。

　　(2)抓文件材料的跟踪和控制，这是过程管理的关键。在工程实施周期内，往往会发生各种各样的变化。如设计上的不合理，工艺上的漏洞。设备选型不当或不配套以及材料上的变化等都不可避免的出现重新设计、设计补充、设计变更，材料代用时还会出现因施工质量造成返工等。过程管理必须抓住这些问题和特点，对其文件材料进行跟踪和控制，对施工过程中文件材料的形成和积累进行督促、指导和检查，防止较长的周期导致的变化过程中产生文件材料的散失、转移及文件材料不符合标准未及时得到纠正等情况，最终给工程档案造成损失，影响其完整、准确和规范的归档。

　　(3)抓阶段归档,及时进行文件材料的收集、分类、鉴别、阶段性的归档，这是过程管理的初步检验。企业重点工程的归档工作除研究设计阶段的基础文件，土地征用等文件需要统一重点归档外,施工和竣工阶段形成的文件需要档案工作人员会同有关人员深入现场检查、指导抓好施工文件平时的收集、立卷、归档工作。

　　过程管理是档案工作中“四同步”、“三纳入”原则的具体体现。在企业重点工程建设中应用尤为重要。但重点工程所涉及专业多，工艺复杂，地上、地下建筑物、构筑物复杂，搞好过程管理，抓好阶段归档需档案人员具有较高的档案涉及工程方面的业务知识，否则难以胜任工作。

　　2.2形成多元化，必须强调工程文件完整、准确和规范的归档

　　企业重点工程涉及到多个管理单位和施工单位，形成多种专业、多种职业类型人员联合工作的局面。如:白银集团铜业公司节能挖潜工程项目，除我公司有基建管理、设备管理、工程管理、设计院、有关二级厂矿外，还有各类设备制造加工单位，多支施工队伍，北京有色设计院等。专业涉及水、暖、电、土建、工艺、设备等等。这就形成了各种文件材料多元化汇集的特点。由于各个部门(单位)对档案文件材料的管理在理解和要求上存在差异，会给文件材料的形成造成直接影响。针对这个特点,在工程档案文件的收集、归档工作中,要特别强调完整、准确与规范的统一性。

　　由于受限于管理水平的高低存在着重点工程档案更应该完整、准确、及时地归档保存，但实际工作中，由于存在管理差异,反倒使重点工程档案归档案更难，其主要原因就有以下几个方面。

　　(1)是重点工程档案的归档意识差。一些施工单位、工程管理单位往往都把重点工程按时交工，按时交付使用作为摆脱工程档案保质保量按时归档的筹码，甚至个别领导的主导思想也倾斜于施工单位和工程管理单位的这种意识，认为重点工程主要是保质量、保工期,先交工、后归档,忽略了重点工程档案的重要性,严重地影响了企业重点工程档案完整、准确的归档指标。

　　(2)是不按规定交押保证金。在实际工作中，重点工程不按规定交押保证金,缺乏对施工单位在经济上的约束力。施工单位往往把工程档案材料的归档工作不当一回事,光凭行政手段约

　　束，也是从根本上解决不了重点工程归档难的重要因素。

　　(3)是重点工程档案跟踪管理不到位。企业档案管理部门有责任把主要精力放在重点工程档案的收集归档上,对重点工程档案实行跟踪管理，就是要深入施工现场，了解和掌握工程概况，及时检查各类施工文件、原始记录等的形成和平时管理情况，具体辅导有关的规定要求和业务技术，指导施工单位按规定要求收集、积累和编制竣工档案。但是,由于重点工程参与的单位多，形成文件材料的渠道多，难以管理，加之管理上存在一些漏洞，工程竣工档案也就更难控制了。即使是移交归档的也往往是有头无尾,有两头无中间，残缺不全,质量不高。

　　(4)是具体管理措施难到位。作为重点工程由于它的特殊性,一些保证工程竣工档案的制度措施较一般工程难到位。例如:参加工程验收交付使用投产制度、设备到货开箱制度、竣工图的编制及交工资料的整编等制度。在具体操作过程中，即使是重点工程的施工单位违反了规定要求，工程档案不按时限归档,也难以实施检查指导,更谈不上处罚了。

　　鉴于上述影响重点工程档案完整、准确、规范归档的原因，到底采取什么措施加以约束，是搞好企业重点工程档案收集归档工作的问题所在。根据几年来参加重点工程验收工作实践，除了加强宣传增强人们对重点工程档案的意识以及有关领导和部门的重视外，还要认真做好以下几方面的工作。

　　第一,充分利用重点工程档案管理网络,协调好各部门(单位)之间的关系。建议从工程一开始就成立基建、设备、工程管理、建设单位为一体的专门管理工程档案的临时机构，并相应地制定出工程档案资料按时归档的办法、制度。如:归档方案、验收办法、标准、归档范围、要求、时间及有关人员的职责和处罚规定等。

　　第二,把重点工程竣工档案资料的归档工作纳入各项管理制度之中，如:纳入各部门及有关人员的工作标准、岗位职责；纳入各项劳动竞赛之中,无论什么单位组织劳动竞赛活动，都应列有“施工技术档案要完整、准确、规范及时地向建设单位移交归档”的条款。纳入工程承包合同之中，施工合同中应规定承包商向建设单位提交合格的竣工档案资料和收取工程档案保证金等条款，以及纳入质量管理,创优工程计划等活动和文件中。多途径、全方位地约束施工单位及有关部门不重视重点工程档案的行为，有效地维护重点工程档案完整、准确和规范性。

　　第三，制定积极稳妥计划，明确责任，超前准备。要做好企业重点工程档案的收集归档工作，维护档案的完整与准确，制定科学的计划，明确各部门和有关人员的责任以及超前意识是关键。制定计划必须强调主次及工作进度和目标，对网络成员，有关部门和人员必须明确责任,并超前介入到工程建设之中,以便及早发现问题,提出问题，解决问题，争取参加有关工程建设协调会议获取信息，多方联系求得沟通，随时协商解决有关工程档案资料存在的各类问题，对工程全部档案的平时检查、指导按照严格细致的原则,确保企业重点工程档案最终以优质规范的标准归档。

　　第四，把好预验收关,为了确保重点工程档案材料能完整、准确地归档,预验收工作很重要。在预验收工作中，根据已掌握的工程情况，审查工程档案还缺什么，是否符合要求，这时提出来予以改进最适当，改进后才能竣工交付验收。如果等工程交付了以后再核验档案,很难引起重视。有关部门也会相互推诿、扯皮使归档工作会难上加难。当然，预验收工程竣工材料的验收不是别人,应该是以建设单位档案部门为主,基建、设备、技术等有关部门的各专业人员组成，认真负责地组织初验工作,这样才能更有利的保证竣工档案的质量。

　　第五,要把好工程全面竣工验收关,重点工程档案资料完整的归档关键在于竣工验收这一环节。因为工程在全面竣工时,按国家有关规定和施工合同要求，在工程交工时施工单位须提前七天向建设单位提交完整、准确的竣工档案文件,档案部门应抓住这一有利条件，做好充分的准备，组织专门力量把好竣工资料的验收关。首先，应全面、准确掌握交工工程的性质和基本概况，如:工程属于选矿,半产品生产还是最终产品生产和附属生产工程；工程建设所使用的材料以及框架结构(是钢结构还是予制件或现浇件等)；施工说明、要求；设备的配置、数量、型号、安装地点、制定厂等；室外、室内的管网配置。动力配置及电、水、暖、仪表等各专业的基本情况都必须全面掌握。其次，要深入现场了解工程的承建单位,工程负责人及质量监督人员，现场记录人员，施工资料记录人员,设备开箱记录人员等，同这些人员碰头交换意见，充分拥有工程建设全过程的第一手材料。第三，全面核实工程变化情况,如工程各专业共发生了多少变更及变更日期、内容、现场执行情况。是否有现场临时变更、质量问题、返工情况等。只要全面掌握了上述内容,就能够对工程该形成什么样的文件了如指掌，在验收工作中才能做到心中有数。第四,严格执行制度,把好验收签字关，经过过程控制、初检和最后全面验收检查，在交工验收证书上签字盖章时，还要组织工程档案管理网络人员对全部工程档案分专业进行一次会审，其会审的主要内容是对历次检查验收工作中提出的问题是否进行了整改,审查竣工图的编制是否规范和符合国家要求,审查交工资料是否完整、准确，对重要的原始记录如:隐蔽工程记录、重点设备安装、材料代用、现场临时变更等等签署是否齐全、标准。最后，把全部工程档案存在的问题和验收情况汇总成书面材料上报至有关领导和网络成员，确认再没有问题时，方可签署档案部门的验收意见和签字盖章以示交工工程的档案已达到了所要求的标准，同意接收归档。其它有关单位方可办理工程交接的其它手续。