摘要：人工智能技术的发展，推动了高校智慧档案管理。文章对人工智能在高校档案管理多种应用场景进行研究探讨，对人工智能背景下高校档案管理优劣势加以分析，提出了基于人工智能在推动高校智慧档案管理建设中的应用，从而推动高校档案工作高质量发展。

　　关键词：人工智能；高校档案；智慧档案；档案管理

　　近年来，随着人工智能（AI）技术的迅猛发展和ChatGPT模型的横空出世，各行各业正以“人工智能+”的形态实现深度融合与创新应用。中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确指出：“（要）加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级”。在此背景下，如何通过人工智能技术赋能高校走向智慧管理，推动高校档案工作高质量发展，成为高校档案人员必须深入思考的问题。

　　一、人工智能在高校智慧档案管理中的应用场景

　　人工智能所具有的深度学习、跨界融合、人机协同、自主操控等优势，能够大大简化档案管理工作中各个流程的工作量，实现对海量数据的高效管理，并在高校档案的收集、整理、保管、利用等应用场景中实现从数字化到智慧化的迭代升级。

　　（一）人工智能助推档案资源建设

　　高校档案来源、种类、格式、语言多样化，传统的档案处理技术只能简单、机械地进行处理。相较于传统的档案处理技术，基于人工智能的模式分类辨别与普通话处理技术能够分类辨别，有序整理。将语音转化为文字，将图片与文本信息相关联。智能语音识别技术通过对大量音、视频档案进行语音信号采样，经过模块化处理提取相关参数进行快速识别转换，建立完善的数据资源库。通过对海量无规律的数据进行智能分类，使得主题结构更加明确，结构清晰，便于查找。

　　（二）人工智能实现档案检索便捷化

　　以往高校档案检索系统技术相对简单，只能检索到少量相关数据，费时耗力且信息不全。而基于自然语言处理技术的智慧档案管理系统能够从逻辑上进行语义分析，提供给使用者一个相对全面、系统的信息。智慧档案管理系统同时能自动总结、归纳、学习，对新的信息数据中复杂的概念进行总结，之后再搜索此概念时就会自动显示。智能档案搜索引擎还可以对图像、声音、视频等信息进行检索，搜索到与所要找的内容意思最相近、最有用、最准确的信息。在检索过程中，智能过滤技术能够结合语义智能化过滤筛选信息，为人们提供更多接近检索目的内容等。

　　（三）人工智能促进档案利用多元化

　　高校档案服务利用工作受限于人员、设备等多方因素，存在开发利用力度不够、服务质量不高、应用范围有限等问题。人工智能应用于档案开发利用，能够实现档案多元化利用，并通过大数据手段进行用户需求分析，助力档案数据价值、知识价值的发挥，满足用户多元化、个性化的利用需求。此外，基于机器学习和自然语言处理的智能机器人可以为高校智慧档案馆提供咨询参考与讲解引导等服务。此外，通过学籍档案进行数据挖掘分析，利用大语言模型实现教学档案编研，借助情感分析技术结合档案编研进行思政教育等，都为档案服务利用的智能升级提供了多元化方向。

　　（四）人工智能加强档案管理安全化

　　传统的档案安全技术适用范围有限，高校档案信息安全面临着诸多问题。人工智能技术的运用，能够为档案载体安全、存储安全、信息安全、库房安全等构建起坚固的防火墙。通过RFID技术对档案存放位置、库房“八防”状况等进行实时感知和跟踪，结合智能管理系统对感知数据按照预设规则进行处理，建立起完备的智能安防系统。通过自动预警系统提醒各种安全隐患。通过人脸、指纹、虹膜识别技术进行身份校验，对档案使用权限进行分配设置，这些都大大提升了高校档案的安全性。

　　二、人工智能背景下高校档案管理优劣势分析

　　（一）优势分析

　　高校作为国家科技创新的生力军，在人工智能研究领域起着重要作用。中国工程院院士、中国工程院原常务副院长潘云鹤认为：“在人工智能发展过程中，高校具有两大优势。一是学科种类丰富集中，适应人工智能领域交叉学科研究的特点，可以统筹起来进行科技创新和人才培养；二是可以将创新和创业结合起来，能够有效地将学校的创新人才培育成创业人才，促进科技成果的转化”。智慧档案的建设与管理正是高校人工智能科技成果转化的实践场所。在高校档案管理中，不仅要发挥档案人员的主责作用，也要充分结合高校的人工智能、信息管理、计算机技术、网络技术、管理等诸多学科优势，更好地推动高校档案的智慧化建设。

　　（二）劣势分析

　　在高校管理中，普遍存在着重教学科研轻行政教辅的情况。档案部门属于边缘部门，人员、经费、设备等配置不合理、不到位。这些都严重制约了智慧档案的建设发展。同时，当前高校档案管理普遍采用传统模式，计算机与网络技术仅起到辅助作用，管理效率不高，数据智能分配效力不强，难以对大量档案信息进行综合处理和高效利用，距离智慧档案管理仍有较大差距。此外，高校档案智慧化建设模式缺乏统一的标准体系。不同院校、不同地区、不同行业智慧档案发展水平参差不齐，无法保障整个领域内的档案智慧化工作的有效衔接与效能提升。

　　三、基于人工智能的高校智慧档案管理实践路径

　　人工智能技术在高校档案管理中的应用，对高校智慧档案建设起到了积极的推动作用。但总体而言，目前人工智能技术尚处于“弱人工智能”阶段，人与机器的协同工作仍将是高校智慧档案管理的主要趋势。

　　（一）建立人工智能与高校档案管理的层级系统

　　结合高校档案管理工作实际情况与具体需求，建立一套具有针对性与可操作性的基于人工智能的档案管理层级系统，对于高校智慧档案建设发展具有重要的实践意义。该系统从组织层面对人工智能在高校档案管理中的定位与作用加以明确，从技术层面对人工智能在高校档案管理中的场景应用加以划分。在此基础上，各高校、各院所档案部门可根据自身情况与需求，选取适宜的人工智能技术和应用场景，加速推进人工智能在高校智慧档案管理中的落地与创新。

　　（二）提升档案人员对于人工智能的学习运用水平

　　高校智慧档案管理离不开人工智能，更离不开人的主导。作为档案工作者，要适应时代发展、更新知识技能，深入了解、全面评估、积极掌握人工智能在档案管理中的运用。同时，高校应发挥自身科研优势，加强交流协作，为智慧档案管理提供相关理论、技术、人才、设备等方面的支持，还可以通过项目实践等方式，鼓励师生跨学科、跨院所合作，研究探索人工智能技术在高校智慧档案管理中新的技术方向与应用场景，从而促进人工智能研究成果的转化。

　　（三）筑牢高校智慧档案管理的信息安全防线

　　信息安全是档案管理的前提和底线，将人工智能应用于高校档案智慧档案管理。首先，必须确保档案信息安全。档案人员在应用各种人工智能技术前，要做好完善的安全评估审查管理，强化对档案信息管理系统的周期性维护监管，配备人工智能安全领域专业人员，建设包括信息安全、网络安全、算法安全、隐私保护等功能的全方位人工智能安全管控体系。其次，利用人工智能技术提高应对网络攻击、不良信息识别、安全威胁风控、深度伪造识别等方面的能力，切实筑牢高校智慧档案管理的信息安全防线。

　　四、结语

　　面对方兴未艾的人工智能技术发展浪潮，高校档案工作者要顺应潮流，乘势而上，积极探索人工智能技术与高校档案管理工作的多元融合与场景应用，有效规避安全风险，推动高校智慧档案建设的发展创新，为高校档案工作高质量发展赋能续航。

　参考文献：

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