［摘要］在当今电子信息技术大发展的背景下，各行各业依托信息技术进行数字化、智能化管理已成为大趋势。科研院所承担政务运转、项目申报、科研产出、教学管理等多元业务，管理工作量大且复杂，亟须信息化建设提供支持。打造以信息技术为支撑的智慧院所对提升院所管理水平、服务科技创新具有重要意义。为此，本文深入分析了科研院所政务管理信息化建设的重要性及其存在的不足，并提出提升院所政务管理信息化建设的建议，以期为现代院所建设提供参考。

　　［关键词］科研院所；政务管理；信息化建设

　　0引言

　　随着大数据、电子技术的蓬勃发展，信息化已成为当今社会的主流，电子信息技术在各个领域得到广泛应用。传统的政务管理方式高度依赖人工，效率低、错误率高，难以适应庞大工作量的需要，信息化为转变政务管理方式提供了技术支撑。利用电子信息技术构建包括政务审批、文件流转、数据分析等在内的一体化信息管理平台，可以实现“不见面审批”、部门间协同，有利于提高工作效率、提升管理服务效能。2018年国务院印发《国务院关于加快推进全国一体化在线政务服务平台建设的指导意见》，提出要推动实现政务服务事项全国标准统一、全流程网上办理，实现从“线下跑”向“网上办”转变；2019年《国务院关于在线政务服务的若干规定》进一步提出构建“数字政府”。在国家治理体系和治理能力现代化建设的时代背景下，科研院所等研究创新类事业单位也积极响应国家政务信息化建设号召，围绕转变职能、简政放权、优化服务，持续推进“互联网+”的政务管理模式。然而，受起步晚、观念滞后、技术缺乏等主客观因素影响，科研院所管理信息化建设与企业相比还有较大差距，仍需不断完善。

　　1科研院所政务管理信息化建设的意义

　　1.1提高工作效率，提升管理效能

　　科研院所承担大量文件流转、办公审批、项目申请、财务往来、对外合作等业务，传统的人工管理方式受时间和空间限制较大，影响业务高效开展。例如，文件流转因“一份文件传多个人”导致流转效率低，且流转过程中容易出现文件遗失等安全问题；办理文件审批需审批人在场，办理人与审批人容易因在场信息不对称，常常出现一个文件跑多趟的情形。

　　信息技术具有传播快、覆盖面广、实时透明、开放共享等特点，能够有效突破时空限制。通过构建管理服务一体化信息平台，将业务办理和流转纳入系统管理，能够提升管理工作的规范性、有序性、科学性和高效性。例如，文件在系统中流转能够使一份文件同时传阅多个人，提高流转效率的同时保障了文件安全，并且每个人的审阅意见能在系统中公开显示，便于意见汇总和透明化管理，切实提高了沟通和运作效率；运用信息管理系统进行业务审批，能够实现无须出门的“不见面审批”，避免线下信息不对称的弊端，节省人力和时间成本，提高了工作效率。

　　1.2提高数据可靠性，增强决策科学性

　　数据收集、整理、分析是一项复杂的工作，科学有效的数据是做出高质高效决策的重要支撑。传统人工方式处理大量数据需要耗费大量人力、物力，成本高、效率低，且容易出现人为错误；数据不准确会导致决策不科学，甚至做出错误决策，对单位自身利益和日后发展产生不利影响。信息技术具有自动化、智能化、云存储等特点，能够快速处理大量复杂的数据，且精度和准确率较高，促进决策效率与质量双提升[1]。

　　以财务工作为例，如今的财务管理已从单一财务核算发展到预算、决算、资产管理等一体化模式，不仅需要对已发生的财务账目进行核对，还要凭借对历史数据和当下情况的分析，对未来财务工作作出合理预估。传统的财务管理依赖手工统计、计算、核对，效率低、出错率高，而电子信息技术可以在短时间内统计核算大量数据，大幅减少因信息错漏导致的人为错误，有效保障数据的准确性。信息技术还能通过大数据、云计算进行数据的深度挖掘和智能分析，从而为优化决策提供数据支持。例如，利用信息技术的云端存储和实时分析等功能，将数据进行存储、收集、更新和统筹整合，并通过可视化工具将数据以图表等形式呈现，直观展示对未来发展趋势的预测，为领导决策和今后单位发展提供可靠的信息资源[2-3]。

　　1.3优化资源配置，降低管理成本

　　传统的政务管理高度依赖人力，上传下达、信息发布、档案交接等管理业务主要依靠口口相传、面对面交接，一方面会耗费大量人力、物力、财力和时间成本，另一方面信息传递面狭窄，难以实现信息共享，导致部门间难以实现合作协同，不利于信息传递和工作效率提高。信息技术是一张无形广阔的网，其高速共享和非实物等特点将信息网中的每个人连接在一起，对优化资源配置、提升工作质效具有重要作用。

　　举例来说，档案管理信息化打破了传统的以纸张和人工为记录载体的管理方式[4]，通过云端存储，一方面可以避免档案因受潮、虫蛀等导致无法辨认[5]，造成档案资源损失；另一方面可以减少对物理空间的依赖，节省空间资源，还可以自动智能编号，便于档案归档和查询，有效节省了人力、物力、财力资源。在人力资源招聘中，通过官方网站、微信公众号等，可以有效扩大招聘信息传播范围，无须人力资源管理者出门宣讲，就可以将信息传达到国内外每个角落，应聘者通过E-mail或报名系统提交个人资料即可报名，实现信息双向互通。在信息共享方面，凡是在信息网络中的人都可以实现共享。例如，中国农业科学院油料作物研究所开发了线上公告栏，重要信息无须互相传达、广而告之，只需在公告栏中发布，职工登录个人系统后就可以实时查看公告栏，节省了上传下达成本。在部门协同方面，信息技术可以打破部门间壁垒，通过技术设计实现部门协同。例如，中国农业科学院油料作物研究所通过信息系统打通了印章管理部门与档案管理部门、财务管理部门的通道，印章审批流程结束后自动生成编号，发送至档案管理部门自动归档。涉及经济往来的合同，会根据收付款等合同内容形成一串特殊编码，财务部门据此进行相应的经费收支业务，有效节省了沟通对接成本，实现了部门间高效协同。

　　1.4优化流程管理，增强管理规范性

　　政务管理是流程化的管理，无论是科研管理、人事管理、财务管理、后勤管理，还是有关院所整体运营的综合行政管理，都需要按部就班地按相关流程办事，否则容易导致管理失序。信息技术具有独特的程序化特征，可以凭借其自动化、智能化、程式化的手段，使业务办理流程更加清晰明了、规范便捷，使政务管理工作更加高效顺畅。

　　以中国农业科学院油料作物研究所管理信息化建设实践为例，该所建立了信息管理服务一体化平台，整合了印章审批、公文流转、信息发布、科研管理、人事档案、项目管理、财务管理、后勤管理等各管理模块，为职工提供一站式规范化管理服务。职工需要办理业务时，只需登录相应的系统提交工单，每个工单都设置了科学的流程节点，每个流程都环环相扣，一个节点结束自动流转至下个节点，有效避免了因人为错误导致的流程混乱。例如，在印章审批系统中，提交审批工单后无须手动选择，系统会自动识别申请人所在部门、审批内容等，自动流转至相应审批人，有效避免了申请人因选择错误、审批层级不清、会签部门选择不全等导致的审批流程错乱。公文流转、信息发布、财务报销等业务也开发了相应的程序，只需填写工单后点击“提交”，就可以有序走完流程。该所为方便职工生活，还打造了智慧所区，将故障报修、用水用电、停车缴费等日常生活业务搬到线上，职工只需从手机上按相关流程操作，无须线下跑断腿，就能及时高效地办理相关业务，大大提高了工作生活便利度。

　　2科研院所政务管理信息化建设的不足

　　2.1信息化管理观念滞后

　　当前，私营企业对信息化管理手段运用较为充分，而政府和事业单位信息化建设相对滞后。这与政府、事业单位信息化建设起步晚、传统管理模式惯性大有关，也与工作人员在思想上对信息化管理认识不足甚至抵触有关。部分政务管理人员未能将信息化建设当作提高管理水平的“手段”，而是将其视为评价信息化工作的考核“目的”[4]，使信息化建设不够全面深入。此外，人们往往习惯于既定的流程性工作，对改革创新的接受度不高。管理信息化改革将大多数业务迁移至线上，无论是管理人员还是科研人员，在进行业务办理时都需要通过信息系统。因此，管理信息化建设是一项涉及全员的工作模式创新，对人们已习惯的工作方式带来冲击，需要工作人员投入时间和精力学习新内容、新技术。因此，人们往往会认为信息化建设是一种工作负担，甚至因建设过程中遇到的困难而产生抵触情绪[6]，导致管理信息化未能取得实质性深入推进，仍有较多办公室业务主要依靠纸质媒介等传统管理方式。

　　2.2信息化人才队伍建设不足

　　人才是创新的第一资源和重要动力，管理模式信息化建设离不开信息化人才支撑。科研院所信息化人才队伍建设不足主要体现在两个方面。一是高水平信息化人才引进不足。一方面，科研院所更加注重具有科研背景的人才选拔，为信息化建设人才设置的岗位较少，导致具有信息技术能力的高水平人才引进不足；另一方面，科研院所薪资与互联网等信息技术企业相比竞争力较弱，导致高层次信息化人才在双向选择中，更倾向于薪资水平更高的高新技术企业，影响了人才引进效率。二是现有管理人员整体信息化能力有待提升。信息技术的发展和现代院所建设步伐的加快，对管理人员的信息化水平提出了更高要求，但科研院所对员工信息化能力提升重视不足，缺乏对现有人才的信息化能力培训，大多数管理人员只是略懂信息系统使用的皮毛知识，难以满足现代院所信息化管理的需要。

　　2.3信息化基础设施建设不足

　　随着国家对信息化建设的重视，作为研究创新类事业单位的科研院所在开发信息化管理系统方面有所行动，但信息系统建设缺乏统筹规划，系统开发不够深入全面，缺乏综合的大平台大系统。例如，各科研院所和高校各级部门研发了各自的信息管理系统，如教学管理系统、科研管理系统、行政管理系统、人事管理等，但各系统融合度不够，信息交换不及时、不标准、不统一，数据一致性差，难以实现信息共享，导致信息化管理与使用混乱[4]。这一方面受限于科研院所对信息化系统开发认识不足，院所尚未认识到信息化管理建设对管理效能提升的重要意义，系统开发往往为了完成上级信息化建设的硬性要求，而非从自身信息化建设需要出发，统一谋划信息化平台。另一方面受制于信息化建设经费不足，部分科研院所存在“重科研，轻管理”的现象[2]，因此各类资源向科研倾斜，将有限的经费投入科学研究，信息化建设经费投入相对不足，信息化基础设施建设与信息化管理工作需求存在较大差距。

　　2.4信息化管理制度仍需健全

　　制度是有章可循、有法可依的保障。高质高效推进政务管理信息化建设，需要有完善的管理制度作为支撑，通过构建完善的信息化管理制度，可以对全体职工起到规范、约束和指导作用，保障信息化管理的规范性、科学性和可行性。但当前部分科研院所的信息化建设尚处于起步和探索阶段，受传统管理模式的影响较深，对信息化管理制度建设动力不足，相关管理制度不够完善，这进一步阻碍了信息化管理模式的推进和应用[7]。

　　3科研院所政务管理信息化建设的对策建议

　　3.1提高思想认识，破除观念壁垒

　　科研院所要高度重视管理能力信息化建设对现代院所发展的重要意义。引入政务管理工作信息化后，将使整个院所的管理水平显著提升，更好地发挥服务科研的重要作用。为此，科研院所要提高思想认识，把管理模式信息化建设放在院所高质量发展的突出位置，将管理信息化建设纳入院所发展重要议程，高度重视智慧院所打造。首先，要从顶层设计方面制定科学全面的信息化建设总目标，并根据院所实际情况，细分各阶段目标，形成自上而下、分类分级、全方位、多层次的信息化推进步骤。其次，要加强对全体员工的教育引导，使其充分认识信息化管理手段在院所和个人发展中的重要性和必要性[8]，帮助员工树立信息化管理观念。可结合管理信息化改革优势案例对员工进行宣讲，使人们充分认识到信息化技术在当前社会各领域的推广程度及其产生的价值，增强全员对信息化管理模式的接受程度，使管理信息化建设推进得更加顺畅，避免出现为信息化而信息化、实际管理与信息化建设“两张皮”的现象。

　　3.2强化组织领导，建强管理班子

　　管理模式信息化建设是涉及全单位全体人员的改革，需进行有组织的谋划建设。只有全员参与、从上到下关注，才能把信息化建设搞好[4]。科研院所大多采用“院所—业务主管部门—研究团队”这种自上而下逐层管理的模式。为此，应成立由单位领导、职能管理部门、科研团队等各领域人员组成的信息化领导小组，并设置领导小组办公室，统筹谋划管理信息化建设的总体规划和具体步骤。同时，要建立信息化建设综合协调和督导机制，持续跟进信息化建设，并根据信息化建设步骤，对每个节点需完成的任务进行协调和监督，形成主要领导亲自抓、领导小组具体抓、职能部门和团队协助配合、责任人员具体落实的良好工作机制，确保职责明确、分工合理、责任到人、措施到位、推进有效。

　　3.3加强制度建设，完善长效机制

　　改革推进，制度先行。出台科学有效的信息化管理制度，是科研院所管理模式信息化建设规范发展的重要保障，也是建立健全信息化建设长效机制的重要依据。在制定相关制度时，要对相关管理规范进行充分研究，要深入学习国家《“十四五”国家信息化规划》《国家标准化发展纲要》等任务部署，贯彻落实《信息化标准建设行动计划（2024—2027年）》等相关要求，在国家和上级单位文件精神的基础上，制定适合本单位的信息化管理制度。具体而言，制度应明确总体目标、各阶段任务、实施细则、流程节点、奖惩措施等内容，使管理信息化建设有章可循、有法可依。同时，还要注意防范信息化建设中的风险，在利用信息技术提供便利的同时，增强风险防范能力。例如，中国农业科学院油料作物研究所为保障信息安全，出台了《计算机网络与信息系统安全管理办法》《网络安全重件应急预案》，确保在出现信息风险时能响应及时、措施得当，有效保障了院所信息化建设安全发展。

　　3.4加强队伍建设，提供人才保障

　　高质量的管理信息化建设离不开高水平的人才团队，建强信息化人才队伍是现代院所建设稳步推进的重要保障。一方面，要积极引进专业的高水平信息化人才，主攻单位的信息化系统开发、平台建设和技术运营维护。例如，针对本单位的实际需求，开发具有个性化的综合管理与服务平台，使信息化建设更符合单位运营需要，有效加大平台对科学研究和院所发展的支撑保障力度。另一方面，要加强对全单位职工的信息化技能培训，可以通过举办培训班、开展学术交流等方式，提升工作人员数字化、智能化技能和信息技术素养，提高其对电子信息系统的使用水平，全方位提升整个单位的信息化建设质效。同时，要加强信息化建设专项资金的争取和投入力度，为信息化人才引进和培养、信息化系统开发与利用提供坚实的经济支撑。

　　4结束语

　　综上所述，信息化是现代院所建设的重要标志，院所信息化管理能力提升是助力科学研究、成果转化、产业发展、人才培养等各项工作的重要保障。政务管理信息化建设能够节省管理资源、降低管理成本、优化管理流程、提升管理效率，实现“让员工少跑腿，让数据多跑路”，提高管理服务的整体效能；同时，还能实现全流程的数字化、痕迹化管理，减少人为错误发生概率，为科学决策和透明化管理提供支撑。目前，科研院所在信息化建设方面取得了一定成果，但仍面临信息化管理观念落后、信息化人才队伍建设不足、信息化基础设施建设不足、信息化管理制度有待健全等挑战。为此，科研院所应该深刻认识管理信息化对院所高质量发展的重要意义，直面信息化建设过程中的短板和问题，通过提高思想认识、加强组织领导、健全制度保障、增强人才支撑和资金支持等措施，深入推进政务管理信息化建设。同时，还要特别注意信息化建设过程中的安全问题，筑牢网络数据安全屏障，做到发展与安全相统筹，实现以信息化推进院所治理体系和治理能力现代化的跨越式发展。

主要参考文献

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