摘要:在人工智能迅猛发展的时代背景下,高校财务管理的发展正面临着全新的机遇与挑战。基于此,立足人工智能的技术特点与应用优势,深入剖析当前高校财务工作中存在的痛点与短板,进而探索如何借助人工智能技术,在业财融合深化、业务流程再造、财会监督强化、管理决策优化及财务人员转型等关键领域实现赋能,推动高校传统财务管理模式向数智化方向转型升级,旨在为高校财务顺利完成转型提供具有参考价值的思路与路径。

　　关键词:人工智能;高校财务管理;数智化转型

　　0引言

　　在人工智能引领时代变革的浪潮下,其影响力已深度渗透至各行各业,高校领域亦不例外,众多高校正逐步将AI技术应用于教学与行政工作中。实践表明,善用AI工具能显著提升工作效率,实现“事半功倍”的效果。人工智能的发展与应用既为高校财务管理带来了挑战,也带来了机遇。

　　近年来各高校为响应“提质扩容”的号召,师生规模持续扩大,而财务部门编制相对固定,直接导致财务人员工作量急剧增加,传统财务管理模式越来越难以应对与日俱增的业务压力。更关键的是,随着“业财融合”“财会监督”等理念的深入推进,高校财务管理的要求不断提升,这让传统模式的局限性愈发凸显,诸多亟待解决的问题也随之暴露出来,在此背景下,探索人工智能对高校财务工作转型的赋能显得尤为重要。

　　1 AI技术概述

　　AI是研究计算机模拟人的某些感知能力、思维过程和智能行为的技术,通过收集和处理大规模数据集,提取特征并利用机器学习和深度学习的算法进行训练,能够准确地判断输入字符串和大数据集中的完整信息之间的语义相似性,从而实现精确的字符串匹配和语义理解。AI技术的推出对社会发展产生了巨大的影响,它除了满足基本的查询功能,还有以下特点:一是具有极高的“仿真性”,可以模仿专业人员的思维,懂得理解人类的命令,高效率地给出人类所需要的答案,使用户获得较好的体验感;二是拥有强大的逻辑推理分析能力,按照人类给出的关键信息,结合强大的数据库和知识储备进行深度思考和关联分析,提供多样化的参考答案;三是可以不断自主学习,AI可以在不断丰富的大数据中自动更新和学习,并与不同人的交流中修正问题,提供更精准的分析[1];四是可以在极短的时间内处理大量数据,并从中提取有用的信息,实现更有效的分析和预测。

　　《“十四五”教育发展规划》提出“推进教育治理数字化转型”,强调构建“智慧教育”生态,其中明确要求高校财务系统需实现业务流程一体化、数据处理自动化,以适应教育高质量发展的管理需求。探索AI推动高校财务数智化转型具有重要意义,通过运用大数据、云计算、人工智能等先进技术,推动高校财务管理流程的标准化和自动化,弥补原来效率低、错误率较高、人为干预多等缺点,实现对财务数据的实时采集、分析和处理,提高财务管理的效率和准确性。AI强大的逻辑分析能力,也能为高校挖掘出财务数据的内在规律和趋势,为高校决策提供更加精准的分析。

　　2 AI发展背景下当前高校财务发展存在的问题

　　2.1业财融合程度较低，系统平台建设不完善

　　很多高校各个部门系统的平台建设未统一规划,财务系统未能与办公系统、采购系统等打通管理,业务系统之间数据标准未统一,形成信息孤岛。一是系统间数据的流通依靠人为取数和传输,容易造成错漏,业务部门与财务部门协同程度较低,难以及时为管理决策提供全面准确的数据支持。不同系统间数据更新不同步,若在某个部门系统修改数据后,相关数据未及时在另一个部门系统同步更新,则可能造成数据差异。二是高校不同部门系统间存在壁垒,各个业务流程和审批流程无法贯通,导致网上审批和信息平台一体化建设难以推进,这与AI发展的理念不融合[2],技术和平台的建设滞后影响了高校的高质量发展。

　　2.2传统财务报账模式效率较低，财务服务水平有待提高

　　传统报账需经历“贴票—填单—跑签—排队—等待”等多个环节,其中很多报账的师生对制度规定不清晰,也没有耐心对财务制度和流程进行了解和学习,经常通过询问财务人员或者多次报账碰壁补材料的循环中来学习。在实际报销中,报账的师生或因审批找不到领导签名而跑了多次,或因不熟悉制度要求而为一笔报销奔跑多次补材料,或因财务审核人员未能一次性告知所有问题而多次奔波,特别是一些需要跨校区报账的高校,报账难的问题更为突出。同时这种传统报账模式依靠个人经验,不同财务人员可能审核标准不统一,偶尔因财务人员审核的疏忽未能一次性解决所有问题,这可能导致很多报账的师生心生抱怨,甚至对财务部门进行投诉。传统报账模式的效率低下、流程繁琐导致体验感较差,也成为财务人员和师生报账的“双向”痛点。

　　2.3财务管理全流程监控较少，财务风险防控有待加强

　　一是高校财务人员接触的仅限于自己收到的部分单据和业务,多数人都忙于审核单据等基础性核算工作,难以从整体和全部流程上来考虑和分析事情,在实际工作中及时发现相关财务风险的难度较大,很多时候要通过外部审计、巡察等方式才发现问题;二是随着国家加强财会监督,对高校财务的要求越来越高,在财务一体化流程未推进的情况下要发现具体问题,一般需花费很多时间和人力,例如部门在自查违反中央八项规定精神的问题是否发生时,需要靠人工去查找数据和翻阅凭证,在数据量大的情况下犹如大海捞针;三是随着电子发票的普及,财务人员对于电子发票的重复和真伪辨别难度加大,若通过人工去一张张查证,增加了较大的工作量,费时费力,财务风险防控难度较大。

　　2.4财务管理职能弱化，支持高校决策不足

　　一是目前高校财务发展的模式多是“重核算,轻分析”,财务人员花了很多时间和精力在机械式、重复性的审核和核算工作中,较少有人能对财务数据进行深度分析以支持学校未来发展决策。高校扩招带来与日俱增的工作量,若不进行财务转型,那日益繁重的工作量将会占用财务人员的大部分时间,导致其很难从重复性的工作解脱出来,弱化了财务人员的管理职能,但学校的发展决策经常需要财务人员对数据分析后作为决策判断依据,对财务人员的要求越来越高,财务人员不仅要懂会计知识,更需要结合高校发展需要,转变为管理会计人才,才能助力高校高质量发展。二是业务流程未实现一体化、自动化的情况下,多靠财务人员结合相关部门提供的材料查找数据、结合历史数据和现存资料作分析,较为碎片化,同时数据和资料的查找常耗费一定时间,也容易出现人为失误,需要花时间去复查以保证财务分析资料的准确性,效率不高。

　　3 AI赋能高校财务转型的途径

　　3.1 AI赋能业财融合

　　依托高校信息化平台建设,做好顶层设计,统一不同系统的数据标准,贯通各个业务平台信息和流程,利用AI技术搭建财务智能化管理平台,比如在财务差旅平台连通教务系统、人事处考勤系统后,出差天数、人数由系统确定,AI根据既定规则和平台信息的考量进行核算,可以减轻财务人员的工作压力,也减少争执,堵塞漏洞。在AI助力下业务系统和财务系统实现深度融合和一体化管理后,一方面,缩短了业务部门和财务部门之间的信息传输、处理时间,各业务部门可以通过财务智能化管理平台提取自己需要的数据,不同系统间数据更新也能保持同步,减少了手工取数的工作量和错漏,财务部门也可以自动通过平台统计到各业务部门数据,构建大数据平台,便于后期的稽核和统计;另一方面,财务部门在执行学校各个部门制度时可以更加顺畅,通过各个业务系统嵌入的规则流程,由系统自动审核推送,利用AI初步判定,及时发现错漏,使流程更加标准化、规范化。业财融合一体化建设能更好地发挥财务对高校管理的价值,将财务服务职能延伸到前端部门去,实现业务发展和财务管理的有机融合,打破财务部门和其他业务部门的信息壁垒,推动数智财务的建设。

　　3.2 AI赋能业务流程再造

　　一是利用AI按规则严格执行的特点,采用RPA(机器人流程自动化)技术,统一数据标准和贯通业务流程,根据实际工作需要合理优化流程设计,对报账制度进行梳理,归纳容易出错的地方,定义相关审核规则,比如差旅标准、接待费标准等,通过嵌入相关规则,由系统进行自动化审核,不仅大幅缩短了处理周期,还可以避免一些人为失误,有利于提高会计信息的准确性。二是利用AI知识储备大和不断学习的特点,不断模拟和测试人机对话的功能,保证财务机器人答疑的准确性,使报账的师生可以随时随地对财务机器人提问,及时解决师生报账的疑惑,赋能财务报账。

　　报账前,报账的师生对于有疑问的地方,可以通过关键词或输入相关信息提问机器人,机器人会根据本地知识库给出相应的解答,解决不了的难题才需要找到人工解决,机器人24小时工作的特点也可以使系统与报账的师生进行及时有效的互动,更具灵活性;报销时,系统对报账的师生提交的相关材料进行预审和判断,AI根据相关报销规定和审核规则,动态匹配审核策略,自动审核报销材料和数据的合规性、准确性,若发现问题,系统将自动退回报销材料,使得报账的师生可以提前在系统上更改相关错误,避免后续多次“跑路”,最终系统审核通过的材料才会流转到财务审核人员手中,没问题即很快可以复核和付款。在构建了AI智能答疑和稽核报账后,大大减少了人工的审核难度和工作量,且系统审核更为严谨、标准统一,避免了人为审核的错漏和扯皮,提高了工作效率,减少了师生报账的烦恼,这也是使报账的师生和财务人员取得“双赢”的方式,切实提升高校师生用户体验,大幅提高智能财务服务能力。

　　3.3 AI赋能财会监督

　　一是引进OCR(光学字符识别)技术,联通税务系统对电子发票真伪和重复进行自动识别,大幅减少工作量,降低了报账风险。二是审核过程中,基于财务部门设置的报账规则和历史数据库,当出现敏感词或者当发票业务与之前发生的重复频率较高时,利用AI系统的大数据稽核进行智能预警,提醒财务审核人员注意业务存在异常,财务人员再根据经验判断是否可以继续报销,有效防止跨时空拆分报销、关联交易等问题发生。同时OCR技术可自动提取发票关键信息,比如打车票的车牌号、乘车时间、起止地点等,并对相关事由进行提取收集形成结构化数据,便于和历史数据库以及后续新发生业务进行对比分析。若出现打车票异常,比如同一车牌号反复出现、时间逻辑矛盾等,系统会进行风险提示和预警。三是利用AI实时对项目数据进行监控,利用数据分析技术和机器学习算法对异常支出进行统计并及时发出智能预警,生成问题报告,及时进行风险防控,减轻了人工复查校验的工作量,实现从“事后检查”到“持续监控”的转变。这样能有效防止财务舞弊,加强财会监督,解决高校稽查力量不足的问题。

　　3.4 AI赋能管理决策

　　一是通过AI自动从各个系统取数和分析,充分整合财务数据资源,不仅能较快抓住关键信息,还能利用强大的逻辑分析能力深度挖掘数据背后的规律和潜在风险,通过对历史数据的分析,对未来发展趋势进行预测,结合财务人员的判断提供更加精准、科学的数据支撑和分析,充分展现财务分析对学校高质量发展的促进作用。二是AI系统能对实时数据的分析做出快速响应,节省了人为查找数据、分析数据的时间,效率较高,基本在决策过程中遇到问题就可以通过关键词录入,获取所需信息,实现实时动态获取学校相关财务情况分析,赋能学校的发展决策。三是AI能提供各种形式丰富生动的分析报告,可以按照工作人员的要求提供多种比率对比、趋势分析等,生成速度快、分析效率高,助力财务人员根据自身需求从多个方案中做出选择。AI通过数据驱动和逻辑分析赋能管理决策,有效解决数据信息碎片化、决策分析滞后性的问题,实现从“事后分析”到“事前预测”、从“财务管控”到“战略伙伴”的转型,提高高校数据资产的价值。

　　3.5 AI赋能财务人员转型

　　AI的引入使得很多重复性、标准化的工作可以由机器人代替,财务人员也可以从烦琐的核算等日常工作中解脱出来,投入更多精力到财务管理、分析决策上,逐步实现从传统核算型人员向管理型、分析型人员转型,这对财务人员来说既是改革的机遇也是挑战。虽然AI的引进可以减轻很多工作负担,但最终的数据保障和分析决策,还是需要财务人员去复核和确定,相关责任需要财务人员承担,而不是一味依赖AI。同时面对数智化改革的发展趋势,财务人员应抓住机遇,加强学习,成为AI的操作者和引领者,当智能化、信息化发展到一定程度后,不思进取、固步自封的财务人员可能会被替代和淘汰,新时代的财务人员应抓住转型的机遇,有效利用AI等新技术,从事更有附加值的工作,如为高校做好筹资工作,积极争取财政资金和捐赠资金等的支持,盘活高校闲置资源,加强对内对外的信息沟通和服务工作,更好地为高校教学、科研发展服务,从原先的会计人才到会计、管理、分析复合型人才转变。

　　4结语

　　本文深入剖析了当前高校财务发展存在的问题,提出了利用AI技术助力高校财务管理转型,在业财融合深化、业务流程再造、财会监督强化、管理决策优化及财务人员转型等方面实现赋能,以适应人工智能发展对高校传统财务管理模式带来的变革需求,为高校的高质量发展注入强大的动力。未来随着AI技术的不断更迭,将为高校财务管理带来更多创新与变革。

参考文献

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