［摘要］企业在经营管理过程中离不开内部控制体系的支持。采购与付款作为企业经营管理中的关键环节，对企业的生存与发展具有直接且重要的影响。采购与付款活动频繁且易出现问题，无论问题大小，都可能对企业造成经济损失。对于工业企业而言，由于其采购与付款过程较为复杂，强化采购与付款内部控制尤为重要。企业资源计划（Enterprise Resource Planning,ERP）系统作为一种实用工具，有助于工业企业提升采购与付款内部控制的全面性。文章基于工业企业采购与付款内部控制的流程，梳理ERP系统下工业企业采购与付款内部控制存在的问题，并提出相应的解决方案，旨在提高工业企业采购与付款内部控制的规范化水平。

　　［关键词］ERP系统；工业企业；采购与付款；内部控制

　　0引言

　　随着企业面临的挑战日益增多，管理者逐渐意识到建立健全内部控制体系对企业的持续发展至关重要。内部控制不仅是现代企业管理的核心手段之一，还是企业有效应对各类风险的关键举措。尤其是在信息技术迅速发展的背景下，企业的内部控制已逐步与信息技术融合。另外，在企业的运营管理中，采购与付款环节至关重要，有效的采购与付款内部控制不仅能够保障企业正常运转，还能提高资金利用效率、防范风险以及确保企业合规经营。在工业企业的经营管理中，采购与付款内部控制直接影响成本结构、现金流效率和供应商战略联盟的构建［1］。ERP系统的核心价值在于将内部控制要求嵌入业务流程，通过数据集成与流程自动化实现风险前置管控。ERP系统的出现进一步提高了企业的日常管理效率，为企业提供了更加便捷和高效的管理方法。

　　1采购与付款内部控制概述

　　采购与付款内部控制是指企业为了确保采购活动的合法性和效率，以及付款流程的准确性和及时性，所采取的一系列控制措施和程序。采购与付款内部控制的目标主要包括以下几点：第一，确保采购与付款业务符合合规性、资产安全、风险最小化等内部控制要求。这要求每一项交易都需要附有采购验收单和购货发票，并与付款凭证一并提交［2］。第二，所有已开展的物品采购活动均要记录在案，对应的采购单、验收单以及购货发票需要编号后录入系统并记账［3］。第三，暂估入账是发票未到达之前的临时措施，需要在ERP系统中设置容差控制和账龄预警机制，避免长期挂账风险。对于工业企业而言，其必须依据确切的金额进行系统内部审核，同时采购支付价格和相关折扣也需要获得批准［4］。第四，采购的物品必须根据会计科目的规定进行分类，并经过内部审核后入库。第五，物品采购业务的日期必须正确，采购业务完成后及时记录相关采购业务，随后进行审核归档。同时，采购与付款业务还应做到不相容职务分离，并基于采购金额与风险等级设置多级审批矩阵。第六，企业的物品采购记录应准确地登记在应付账款和存货等明细账中，并分类汇总，以便企业后续对应付账款内容进行审核。

　　2 ERP系统下工业企业采购与付款内部控制的流程

　　2.1采购计划制订与实施流程

　　工业项目的设立受到诸多因素的影响，包括合适的地理位置和项目施工条件等，只有当一切准备工作就绪时，才能确保采购计划顺利执行。在工业企业正式实施工程前，开发人员需要进行现场勘查，并且每种材料的使用都要经过高级管理层会议讨论决定。按照传统预算管理制度，工业企业通常会在每年年初确定当年的工业任务和预计的工业项目。预算部门基于工业项目人员提供的需求资料和固定资产投产率等编制相应的项目预算，并据此制订采购计划。然而，项目部门往往忽略市场环境的变化，仅将前期成本费用作为本期成本费用的估计基础，进而进行补充采购［5］。

　　2.2合同管理流程

　　工业企业的合同与采购订单在项目管理人员最终确认后，在ERP系统中申请批准。具体流程如下：首先由项目施工人员进行评估并拟定工程周期，之后由项目管理人员批准并进行全面审查，经反复确认后方可提出申请。申请流程在ERP系统中进行，依次为项目施工人员提交、项目管理人员审批、项目总监审批、区域公司经理审批以及总部总监审批。只有经过这一系列审批后，工业企业才能开始实施项目工程。其中，ERP系统需要嵌入合同关键条款（如交货期、违约金）的自动校验机制。

　　2.3付款流程

　　目前，很多工业企业ERP系统中的付款步骤相当详细，涵盖项目款项、财务接待费用、合同款项及非合同款项等多个方面。项目款项的批准过程与合同审核类似，需要层层审查，导致付款环节程序烦琐，延长了项目的总体周期，影响了项目的推进。这可能对供应商管理造成不利影响，甚至影响工业企业外部招投标活动和长期发展。

　　3 ERP系统下工业企业采购与付款内部控制存在的问题

　　3.1采购业务计划不符合实际情况

　　在工业企业的物资采购方面，项目开发人员需要先进行现场勘查，评估项目的可行性，并考虑所需的基础物资和采购需求，以及人力和固定资产的投入比率。而工业企业采购预算往往弹性不足，没有做到对数据的实时监控，这使得当市场环境发生变化时采购业务计划易脱离实际，进而造成大量物资积压。某些易耗品因自然损耗，在累积到一定量后只能报废，有时还需要专门人员进行管理，增加了工业企业的成本，并需要重新安排采购计划。

　　3.2付款流程缺乏灵活性

　　由于工业企业的采购业务多为集中处理和集中付款，且项目收入主要集中在每月下旬，所以付款活动也相应集中在此时段。一个施工项目的预付款和工程款项的结算须严格遵守相关制度，由开发人员根据项目具体情况估算工程款项，并在ERP系统中首次提交，经开发部门审批后还需要通过管理层和财务部门的审查。不仅工程款项需要经过这样的流程，预付款项同样面临类似的烦琐程序。对于急需付款的项目而言，遵循这些流程很难达到预期效果。

　　工业企业在付款流程上还存在支付顺序的问题。若先处理预付款，可能导致工程款延迟；如果优先解决工程款，则可能影响项目的资金回流。虽然这种情形较为复杂，但仍需要优先支付上游的采购成本，这往往会导致支付延迟和资金流动不稳定等，进而影响企业的项目成本和收入预期，给工业企业带来经济损失。

　　3.3合同管理缺乏有效性

　　合同管理未得到充分重视，这是工业企业合同审批执行力不足的根本原因。部分管理者将合同审批与其他日常事务混为一谈，但实际上合同管理与其他管理体系差异显著，且对管理环境要求严格。而很多工业企业项目工程合同的审查与合同文件的签署通常是分开进行的，由不同部门负责，缺乏统一的审查标准，这导致业务流程脱节，有时工业企业甚至出现工程合同已获批准而合同签署却未能通过的情况。由于缺乏明晰的、系统的合同签订与执行流程，工业企业难以界定项目范围，同时也难以计算营业收入和估算整个项目的预付款项，从而影响工业企业管理层制定有效的战略决策。

　　3.4 ERP系统存在问题

　　在工业企业ERP系统应用中，审批环节常出现问题，如在个人费用报销审批时，经常出现重复审批、延迟审批甚至遗漏审批等情况。对于区域公司的员工而言，若此类问题持续存在，则可能影响公司业务的正常开展。另外，很多工业企业设立ERP系统操作的专职岗位后，可能会出现职责不清的情况，导致所有与ERP系统相关或无关的问题都需要该专职人员来解决。长此以往，可能导致员工工作失误。

　　4 ERP系统下工业企业采购与付款内部控制优化策略

　　4.1科学制订和实施采购计划

　　在制订科学的采购计划方面，工业企业应充分考虑市场变化、项目需求和资源状况，加强部门之间的沟通与协作，运用科学的方法和工具，提高采购计划的准确性和灵活性。针对采购初期的基础工作，工业企业可以采取综合评估的方式，在调研过程中完成最终确认；项目总监可一同参与复查，以缩短合同草拟时间，节省整体工程不必要的成本支出。在物资采购环节，项目施工人员需要与预算部门保持有效沟通，在充分掌握库存状况及外部因素的基础上进行物料采购和安排，以防止资源浪费，提高采购计划实施的精确度和固定资产的利用率。在流程管理上，应当设立合理的自动化审批机制，同时为那些需要预先签约的供应商制定周密的应对策略，以防止出现工期拖延导致供应商拒绝或延迟发货的情况。对于工程实施计划，务必严格遵守，确保采购计划百分之百执行。在资金预算方面，不应仅局限于制度规定，而应根据当前的业务环境和市场变化调整预算方案，以避免资源流失。工业企业还要在ERP系统中建立“需求计划—库存—采购”的三级协同机制，并使用安全库存模型，减少易耗品积压。

　　4.2优化付款流程

　　在付款环节，财务部门应严格审查合同、发票和资金，确保其真实性、完整性和合法性，以规避潜在的运营风险。在付款优先级方面，应遵循专人专管原则，明确各项付款任务的负责人，确保责任到人。对于可能需要预付工程款的情况，应在未收到款项前做好准备，并在合同中标明可能出现的付款延迟等条款，同时制定应急措施，合理调配资金。此外，工业企业应按项目进度设置付款进度，基于应付账款账龄分析表，优先支付高罚息风险的款项。最终，整个业务链条需要得到统一协调，各部门之间应相互了解工程项目背景和计划进度，以避免重复审核同一个项目。工业企业还应遵循阶段性的付款流程，这就要求企业建立科学的资金管理体系，合理安排付款顺序和时间，加强部门之间的协调与沟通，确保企业资金安全和合理使用，提高企业的资金使用效率和抗风险能力。

　　4.3采取有效的合同管理手段

　　为了提升合同管理的效率，工业企业应实现合同审批与其他流程的独立审核，明确合同管理的重要性和必要性。鉴于合同风险较高且企业需要承担一定的法律责任，建立审批责任制至关重要。工业企业应采取有效的合同管理手段，建立健全合同管理制度，增强员工的合同管理意识和能力，确保企业合同签订和执行的合规性、有效性。工业企业还应遵循专人专项原则，将合同管理责任具体分配给每位员工，并建立完善的监管与考核机制，如定期检查合同执行情况、设定明确的考核指标等，以提高工作效率并对合作方形成有效约束。此外，还应对员工的审核能力提出高要求，定期举办专业培训活动，特别是针对管理层、法务部门或其他与合同紧密相关的部门人员，鼓励他们共同探讨合同管理中存在的问题，以便及时有效地解决问题，从而全面提升合同审批的质量。

　　对可能履行的项目合同进行整理和分类，并估算项目的预算与收入，以此预测年度内的项目执行率。采购合同需要经专门人员的特别申请与批准，但在现有的审批过程中，审批环节较多，常出现重复审批情况。对此，可以建立合同自动化审批机制，如在区块链存证合同关键条款，自动执行付款触发条件。工业企业应借助ERP系统的智能筛选功能，并指定专人负责，实现上级自动批准特定合同。在确保合同符合规定的前提下，适度简化审批流程，缩短项目周期，以避免审批时间过长而导致项目延期。

　　4.4强化ERP系统权限控制与审计追踪功能

　　为强化ERP系统权限控制与审计追踪功能，工业企业可先构建灵活且适合自身的组织结构，因为合理的组织结构能使企业运作更加顺畅。同时，工业企业管理层要提高对采购与付款内部控制的关注度，这有助于推动ERP系统操作岗位的合理设置与有效运行。在此基础上，工业企业可根据自身状况，在现有审批流程的基础上剔除不合理的流程，从而实现流程优化。除此之外，工业企业应设置ERP系统操作岗位，根据自身的业务需求和管理特点，合理规划与ERP系统相关的岗位设置和职责分工，并加强对员工的培训和考核，提高员工的系统操作能力和应用水平，充分发挥ERP系统在企业采购与付款内部控制中的作用。

　　5结束语

　　本文对ERP系统下工业企业采购与付款内部控制进行了深入分析，揭示了工业企业在采购与付款内部控制中存在的问题，并提出了相应的解决措施。希望通过这些措施，工业企业的采购与付款流程能够更好地满足企业发展需求，从而帮助企业有效整合资源，提高内部协同效率，实现可持续发展。

主要参考文献

　　［1］黄犇.A公司采购与付款内部控制研究［J］.中国物流与采购,2022(23):77-78.

　　［2］赵亮.合资制造企业采购与付款的内部控制探析：基于DL公司的实例调研［J］.财务管理研究,2022(7):54-59.

　　［3］王淦.X公司采购与付款内部控制优化研究［D］.镇江:江苏大学,2023.

　　［4］张风利,周燕.浅谈如何对企业采购与付款循环实施内控风险评价：以某化妆品公司为例［J］.财经界,2022(25):84-86.

　　［5］郭乐乐.流程管控下制造企业采购与付款内部控制研究［J］.财富生活,2022(2):52-54.