［摘要］高校档案管理的信息化转型是当前教育信息化发展的重要组成部分，它不仅关乎档案管理效率的提升，更影响着档案信息资源的共享与利用。然而，在这一转型过程中，高校档案管理面临着诸多挑战与问题，需要进行深入的反思与探讨。高校应充分认识到档案管理信息化转型的重要性，加大资金投入和技术支持力度，推动档案管理信息化的快速发展。高校应建立完善的档案管理制度和流程，明确档案管理职责与权限，确保档案管理的规范化和标准化。

　　［关键词］数字化；高校档案；管理；信息化；转型策略

　　0引言

　　随着信息技术的飞速发展，高校档案管理正逐步从传统的纸质档案管理向数字化、信息化管理转变。信息化手段能够大幅提升档案管理的效率，减少人工操作的烦琐与错误，实现档案的快速检索与查询。数字化档案易于备份与恢复，有效降低了档案丢失或损坏的风险。同时，通过加密等技术手段，可以确保档案信息的安全性。信息化档案管理平台能够实现档案信息的共享与交流，为教学、科研等工作提供更加便捷的信息支持。因此，应加强档案信息安全保障，确保档案信息的完整性和安全性。加强与信息技术企业的合作，引进先进的技术和设备，提升档案管理的技术水平；加强档案管理人才的培养和引进，提高档案管理人员的专业素养和创新能力。建立统一的档案管理平台，实现档案信息的共享与交流。通过加强部门之间的沟通与协作，打破信息孤岛现象，促进档案信息资源的有效利用。

　　1高校档案管理工作现状

　　高校档案管理工作是高等教育体系中不可或缺的一环，它不仅承载着高校的历史记忆与文化传承，还为教学、科研、管理以及社会服务提供了宝贵的信息资源支持。随着信息技术的飞速发展和高等教育改革的不断深化，高校档案管理工作正面临着前所未有的机遇与挑战。

　　在新时代背景下，高校档案作为记录学校发展历程、师生科研成果、教学活动及管理经验的重要载体，其价值得到了广泛的认可。它不仅是学校评估、学科建设、学位授予审核等工作的重要依据，也是研究高等教育发展规律、促进学术交流与合作的重要资源。因此，加强档案管理，提升档案利用效率，成为高校提升综合竞争力的关键一环。近年来，随着信息技术的快速发展，高校档案管理正逐步从传统的手工管理模式向数字化、网络化转型[1]。许多高校已经建立或正在建立档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索与利用。这不仅极大地提高了档案管理效率、减少了物理空间占用，还便于师生及社会各界人士远程访问档案资源，促进了档案资源的共享与交流。同时，通过大数据分析技术，还能挖掘档案中的隐含信息，为学校的决策支持提供科学依据。

　　为应对档案管理中可能出现的混乱无序、信息安全等问题，国家及教育部门出台了一系列档案管理标准和规范，如《高等学校档案管理办法》等，要求高校档案管理必须遵循统一的标准和流程，确保档案的完整性、真实性和安全性。各高校积极响应，通过建立完善的档案管理制度，加强档案管理人员培训，不断提升档案管理的标准化、规范化水平。尽管高校档案管理工作取得了显著进展，但仍面临一些挑战。一是档案信息资源整合难度大，不同部门间档案系统兼容性差，难以实现资源的有效共享。二是随着档案数量的急剧增加，如何高效管理、快速检索成为亟待解决的问题。三是档案信息安全风险日益加剧，网络攻击、数据泄露等事件时有发生[2]。

　　2数字化背景对高校档案管理工作提出的新要求

　　在数字化背景下，高校档案管理工作正经历着一场深刻的变革。随着信息技术的飞速发展和广泛应用，传统的档案管理方式已经难以满足高校日益增长的信息存储、检索和利用需求。因此，数字化对高校档案管理工作提出了一系列新的要求，这些要求不仅涉及技术层面的革新，还涵盖了管理模式的转变以及服务质量的提升。

　　2.1技术层面的新要求

　　数字化背景要求高校档案管理必须充分利用信息化技术，实现档案的电子化存储和高效管理。这包括采用先进的档案管理软件，将纸质档案转化为电子档案，并建立完善的数据库系统，以便快速检索和查询。同时，利用云计算、大数据等技术，深度挖掘和分析档案数据，提取有价值的信息，为学校的决策提供科学依据。随着档案信息的数字化，数据安全与隐私保护成为高校档案管理工作的重要挑战。高校需要建立严格的数据管理制度，规范数据的采集、存储、使用和共享过程。同时，采用先进的技术手段，如数据加密、安全审计、入侵检测等，确保档案数据的安全。此外，还需要加强对数据安全的宣传和教育，提高档案管理人员的安全意识[3]。

　　2.2管理模式的转变

　　在数字化背景下，高校档案管理需要制定统一的规范与标准，以确保档案管理工作的有序进行。这包括档案的分类、编码、存储、检索等方面的标准制定，以及档案管理流程的优化和规范化。通过标准化与规范化建设，可以提高档案管理的效率和准确性，降低管理成本。

　　高校档案管理涉及多个部门和领域，如教学、科研、管理、服务等。在数字化背景下，需要建立统一的档案管理平台，实现档案的集中存储和共享。同时，加强部门间的沟通与协作，建立档案信息共享机制，共同推动档案管理工作的开展。这不仅可以提高档案资源的利用效率，还可以促进不同部门之间的协同工作，提升学校的整体管理水平[4]。

　　2.3服务质量的提升

　　在数字化背景下，高校档案管理需要提供更加便捷高效的档案服务。通过建设完善的档案管理系统，实现档案的在线检索、预约借阅、电子签名等功能，方便师生及社会各界人士远程访问档案资源。同时，利用人工智能技术，如智能问答、智能推荐等，可以提供更加个性化的档案服务，满足不同用户的需求。高校档案蕴含着丰富的历史文化和学术价值。在数字化背景下，需要加强对档案资源的深度开发和利用。通过整理、编纂、出版等方式，将档案资源转化为具有学术价值的研究成果或文化产品[5]。同时，利用数字化手段，如虚拟现实、增强现实等技术，将档案资源以更加生动、直观的方式呈现给用户，提升档案资源的吸引力和影响力。

　　3高校档案管理的信息化转型问题反思

　　高校档案管理的信息化转型是当前高等教育信息化发展的重要组成部分，旨在通过技术手段提升档案管理效率，促进档案资源的共享与利用。然而，在实际推进过程中，高校档案管理信息化转型面临着诸多困境，这些困境既有来自技术层面的挑战，也涉及管理、人员、资金等方面的因素。

　　信息技术的快速发展使档案管理软件、硬件设备更新换代频繁。高校档案管理部门需要不断跟进新技术，确保档案管理系统的稳定性和先进性。然而，技术更新带来的不仅是硬件设备的更换，还包括软件系统的升级、数据格式的转换等问题，这对档案管理人员的技术能力和适应性提出了很高的要求。高校档案管理涉及多个部门和领域，如教学、科研、学生管理等[6]。各部门之间的数据格式、存储方式、访问权限等存在差异，导致数据整合与共享面临困难。此外，由于历史原因，部分高校存在档案数据孤岛现象，数据整合工作量大、难度大。

　　高校档案管理信息化转型需要完善的管理制度作为支撑。然而，部分高校在推进信息化转型过程中，管理制度建设滞后，导致档案管理流程不规范、数据安全难以保障等问题。

　　高校档案管理涉及多个部门，需要各部门紧密协作。然而，在实际操作中，部门职责划分不明确、沟通不畅等，导致跨部门协作困难，影响了档案管理信息化转型的进度和效果。

　　高校档案管理人员在信息化转型过程中需要掌握一定的信息技术知识，如数据库管理、网络安全等。然而，部分档案管理人员技术水平有限，难以适应信息化转型的需求。

　　部分档案管理人员对信息化转型的认识不足，认为信息化只是简单地将纸质档案转化为电子档案，缺乏对信息化转型深层次意义的理解。这导致他们在推进信息化转型过程中缺乏积极性和主动性。

　　高校档案管理信息化转型需要大量的资金投入，包括硬件设备购置、软件系统开发、人员培训等方面。然而，部分高校在资金分配上往往优先考虑教学和科研等领域，对档案管理的投入不足。部分高校在推进档案管理信息化转型过程中，缺乏科学合理的规划和管理，导致资金利用效率不高。例如，购置了高端硬件设备却未得到充分利用，或者软件开发过程中存在重复建设等问题。

　　4数字化背景下高校档案管理的信息化转型策略

　　在数字化背景下，高校档案管理的信息化转型不仅是提升档案管理效率与质量的必由之路，也是推动高等教育信息化发展的重要一环。面对日益复杂且庞大的档案数据，高校档案管理部门必须积极适应数字化趋势，采取有效的信息化转型策略，以确保档案资源的有效管理、便捷利用和安全保存。

　　4.1构建信息化基础设施

　　高校档案管理部门应充分利用现代信息技术，建立电子档案数据库，将纸质档案转化为数字档案，实现档案的数字化存储和管理。这不仅可以节省存储空间，提高档案检索效率，还能有效防止纸质档案的损坏和丢失。为了实现档案管理的信息化，高校需要投入资金购买必要的软硬件设施。这包括高性能的服务器、存储设备、扫描设备、档案管理软件等。同时，还需要定期维护和升级软硬件设施，以确保其稳定性和先进性。

　　4.2优化档案管理流程，提升档案管理人员素质

　　制定统一的档案管理标准和规范，包括档案的分类、编码、存储、检索等各个环节。通过标准化管理，可以提高档案管理的规范性和准确性，降低管理成本。

　　在信息化转型过程中，高校档案管理部门需要对传统档案管理流程进行再造，去除烦琐的环节，优化管理流程。例如，可以通过建立电子档案管理系统，实现档案的自动分类、归档、检索等功能，提高管理效率。

　　高校档案管理部门应定期组织档案管理人员参加技术培训，提高他们的信息技术素养和档案管理能力。培训内容包括档案管理软件的使用、数据库管理、网络安全等方面的知识。为了提升档案管理水平，高校可以引进具有信息技术背景和档案管理经验的专业人才，充实档案管理队伍。同时，还可以通过设立激励机制，鼓励档案管理人员不断学习和进步。

　　4.3推动跨部门协作与信息共享，确保档案数据安全

　　建立统一的档案管理平台，实现各部门之间的档案信息共享和协同管理。这不仅可以提高档案管理效率，还能促进部门之间的沟通和协作。充分利用大数据技术，对档案数据进行整合和挖掘，提取有价值的信息，为高校的教学、科研和管理提供决策支持。

　　在信息化转型过程中，高校档案管理部门应加强对档案数据的加密和备份工作，确保数据的安全性和完整性。同时，还需要定期对数据进行检查和恢复，以防止数据丢失或损坏。高校应建立严格的数据管理制度，规范数据的采集、存储、使用和共享过程。通过制度化管理，可以确保档案数据的安全性和合规性。

　　4.4推动档案管理与服务创新

　　高校档案管理部门应充分利用信息化手段，为教师、学生等用户提供个性化的档案服务。例如，可以通过建立在线档案查询系统，方便用户随时随地查询所需档案。在信息化转型过程中推动档案管理创新，高校档案管理部门应积极探索新的档案管理模式和服务方式，如智能档案管理、云档案管理等，以更好地满足用户需求和提高档案管理效率。

　　5结束语

　　高校档案管理的信息化转型是教育信息化发展的必然趋势。然而，在转型过程中，高校档案管理仍面临诸多挑战与问题。通过提高认识、加大投入、完善管理制度、加强技术与人才培养以及推动信息共享与交流等措施，可以推动高校档案管理信息化转型的顺利进行。未来，随着信息技术的不断发展和应用，高校档案管理会更加智能化、便捷化、高效化，为高校的教学、科研等工作提供更加优质的服务。

　主要参考文献

　　［1］陈新.浅谈关于高校基建档案的管理［J］.兰台内外，2019（32）：17-18.

　　［2］杨迎春.高校基建档案数字化发展分析［J］.城建档案，2019（6）：24-25.

　　［3］邓哲.基于数字化管理模式的高校基建档案管理：以江苏经贸职业技术学院基建项目为例［J］.绿色环保建材，2018（11）：241，244.

　　［4］蒋明洁.新时期高校基建档案数字化建设探析［J］.管理观察，2018（20）：121-122.

　　［5］施秀平.数字化转型大背景下的高校基建档案管理工作［J］.城建档案，2017（5）：60-61.

　　［6］杨云贤.智慧校园建设对高校档案管理信息化的影响与实施路径［J］.山西档案，2021（6）：127-133.