[摘要]事业单位的档案管理工作关乎每一位工作人员，档案管理工作质量直接影响着事业单位的工作效率，而推进档案管理信息化建设对提高事业单位档案管理质量至关重要。文章首先阐述事业单位档案管理信息化建设的重要性，然后分析事业单位档案管理信息化建设的现实困境，最后提出事业单位档案管理信息化建设的策略，旨在提高事业单位档案管理水平，促使事业单位实现高质量发展。

　　[关键词]事业单位；档案管理；信息化建设

　　0引言

　　事业单位在档案管理过程中要引进信息化管理理念和方法，加强档案管理信息化建设。目前，事业单位在档案管理信息化建设过程中面临一些现实困境，制约了档案的高效管理和利用。事业单位管理者要注重对档案管理信息化建设必要性和重要性的解读，立足实际情况，解除现实困境，借助信息技术提高事业单位档案管理的效率，充分利用档案。

　　1事业单位档案管理信息化建设的重要性

　　1.1提高管理效率

　　通过档案管理信息化建设，事业单位可以大幅提高档案管理效率。事业单位借助电子档案系统可以实现档案的数字化存储和管理，使得档案检索和访问变得更加迅速和高效，工作人员可以通过关键词搜索、索引查找等方式快速找到所需的档案，避免传统纸质档案查找中的耗时问题。借助档案管理系统，工作人员可以对档案进行自动分类、归档和管理，大大提高档案处理的效率。例如，借助档案管理系统的自动分配和标记功能，档案可以迅速被归入相应类别和文件夹中，降低人工操作的错误率。档案管理系统还允许档案信息的实时更新和多方共享，使各部门和相关人员可以及时获取最新的档案信息，避免信息滞后造成工作延误和沟通不畅问题。此外，传统的纸质档案管理需要大量人工操作，而信息化管理模式则可以借助自动化工具和系统减少烦琐的人工操作，提高管理效率，减少人为错误。

　　1.2提高档案资源的利用率和安全性

　　事业单位通过档案管理信息化建设，能够提高档案资源的利用率和安全性。档案管理系统支持档案的自动分类和归档，在预设的规则和标签中，系统可以自动将档案归入相应的类别和文件夹中，方便工作人员查询和使用，从而提高档案资源的利用率。档案管理系统一般都具备自动备份功能，能定期将档案数据备份到安全的存储介质中，这样一来，可以有效防止因系统故障、硬件损坏或其他突发事件导致数据丢失，从而增强档案数据的安全性。此外，档案管理系统还具备数据恢复功能，确保在数据丢失或损坏时，工作人员可以及时恢复档案信息。

　　2事业单位档案管理信息化建设的现实困境

　　2.1信息化管理意识薄弱

　　事业单位在档案管理信息化建设过程中存在信息化管理意识薄弱的问题，仍然使用传统的管理模式进行档案资料管理，没有合理运用信息技术建立信息化的档案管理平台，导致档案资料的应用价值难以充分发挥出来，降低了档案管理工作效能。员工由于信息化管理意识薄弱，所以缺乏对档案管理信息化系统及其功能的了解，不清楚信息化系统的功能优势，对其重要性认识不足。认知缺失导致其在信息化系统的应用过程中缺乏积极性和主动性。员工对传统的纸质档案管理方式依赖性较强，习惯使用传统的工作流程和方法，难以适应和接受新的管理模式，认为信息化系统功能复杂、难以操作，因此对信息化系统的接受度较低，降低了系统的使用效果[1]。

　　2.2存在信息安全隐患

　　在事业单位档案管理信息化建设中，黑客攻击、软件病毒等对档案数据的安全性和完整性造成了严重影响。黑客攻击将导致敏感档案数据泄露，黑客借助各种手段获取访问权限，盗取或公开档案数据，严重危害档案的机密性。例如，黑客利用漏洞入侵档案管理系统，获取事业单位员工的个人信息或机密文件，导致数据安全性和保密性遭受破坏。黑客攻击还会导致档案数据被篡改。例如，在获取系统权限后，黑客可以修改或伪造档案数据，使数据的真实性、可靠性遭到破坏，对单位后续的相关决策和操作造成负面影响。在档案管理系统中，病毒感染会导致档案管理系统性能下降，出现数据丢失或损坏的问题。例如，病毒以电子邮件附件、下载的文件或外部设备作为传播载体，一旦感染系统，将导致档案数据丢失或无法访问。

　　3事业单位档案管理信息化建设的策略

　　3.1革新观念，加大宣传力度

　　事业单位要加大档案管理信息化建设的宣传力度，促使管理人员革新观念，探索档案管理信息化建设的路径和方法，推动档案管理信息化进程。高层管理人员要制订详细的宣传计划，明确宣传的目标、对象、内容，将宣传活动覆盖到所有管理人员和工作人员。利用多种渠道进行宣传，如公告栏、电子邮件、单位网站和社交媒体等，扩大宣传的覆盖面。收集和分享其他事业单位或企业成功实施档案信息化管理的案例，展示信息化建设的实际效果，激发管理人员和员工的兴趣。例如，组织管理人员参观已经成功完成档案管理信息化建设的单位，直观了解信息化管理系统的实际应用效果，在此过程中，可以制作宣传册、海报、视频等各种宣传材料，详细介绍档案管理信息化建设的优势、实施步骤、注意事项，并保证材料内容清晰、具有吸引力。此外，编制档案管理信息化建设的培训手册，并将其作为管理人员学习和参考的工具，帮助其了解信息化管理系统的功能和应用方法。事业单位还可以举办档案管理信息化建设相关讲座，邀请专家或从业者分享信息化建设的基本知识和经验[2]。

　　3.2加强基础设施建设，保证档案安全

　　事业单位在发展的过程中要做好现代化基础设施建设工作，在档案管理中引进信息化技术，着力解决档案管理工作中存在的信息化平台安全漏洞问题，保证档案安全。在基础设施建设层面上，事业单位首先要投入更多的资金，完善软硬件基础设施，建立保障体系，保证档案管理信息化系统稳定运行，维护档案信息安全。其次，定期升级杀毒软件，做好访问控制工作，防范黑客攻击和病毒感染问题，提高档案信息安全管理的效能。配备高性能的服务器硬件，选择具有冗余备份功能的服务器，保证档案管理系统能够处理大量数据，并保持高效运行，防止硬件故障导致数据丢失。再次，管理人员应部署高质量的网络设备，包括路由器、交换机和防火墙等，提升网络传输速度，保证网络环境的稳定性、安全性。使用最新版本的操作系统和应用程序，强调系统的稳定性和兼容性；定期更新软件，修复已知的安全漏洞，选择功能强大的数据库管理系统，并进行优化配置，保证数据安全存储。最后，实施数据定期备份策略，包括全备份和增量备份，强调档案数据的完整性和可恢复性，将备份数据存储在安全的异地位置，以防止数据丢失或损坏。制订灾难恢复计划，包括数据恢复和系统恢复的具体步骤，并定期进行演练，在发生突发事件时，保证能够迅速恢复系统和数据3]。

　　3.3制定档案信息化管理标准

　　事业单位作为服务性机构，要想充分履行服务职能，提高档案管理水平，满足民众需求，有必要在实践中制定明确的档案信息化管理标准，以此提高档案管理工作效率，为单位优化公共服务提供保障。在制定档案信息化管理标准的过程中，事业单位要明确档案整理标准、统计标准、技术标准、服务标准，切实提高档案管理工作质量和效率，增强档案的可靠性、真实性，从而实现档案资源共享，合理利用信息资源。对于档案整理标准，事业单位要按照内容、类型和重要性对档案进行分类，建立统一的档案编码规则，为每个档案分配唯一的编码，编码规则中要涵盖档案的类型、部门、年份等信息，在此基础上，建立档案数据更新机制，规定更新的频率和方法，保证档案数据的实时性、有效性。

　　对于统计标准，事业单位要明确需要统计的档案数据内容，包括档案数量、类型、使用频率、借阅情况等，保证统计数据全面覆盖档案的各个方面，并规定统计的频率、统计数据的分析方法，包括数据处理、趋势分析和异常检测等，以及时发现问题和改进点，优化档案管理工作。对于技术标准，事业单位要选择适合的档案管理系统，综合考虑系统的功能、性能、兼容性和可扩展性，确保系统具备档案存储、检索、管理和备份等功能，并制定数据处理的规范，包括数据输入、处理、输出和转换等，强调数据处理的准确性和一致性[4]。

　　3.4增强档案管理人员的服务意识

　　在推进档案管理信息化建设的过程中，事业单位要增强档案管理人员的服务意识，在员工培训中注重渗透服务理念，要求档案管理人员主动探索安全、便捷、高效率的档案管理工作模式，承担起自身的岗位职责，加强对档案信息资源的共享，以满足档案使用者的需求。事业单位要定期组织专业培训，包括档案管理知识、信息化系统操作、服务技能等，在提高管理人员专业水平的同时增强管理人员的服务意识5]。

　　3.5加强对档案管理的监督

　　事业单位要加强对档案管理进行监督，构建完善的监督体系，用强有力的监督机制，为档案管理提供保障。第一，事业单位要充分发挥制度的保障作用，制定详细的内部监督管理制度，明确监督职责、流程和标准，以及内部监督人员的职责和权限，推动监督工作有序开展，并设立专门的监督部门或岗位，负责档案管理的日常监督和检查6]。第二，事业单位要建立档案管理的信息化监管系统，完善信息化监管系统的监督功能，对档案管理系统的运行状态、数据访问、操作记录等进行实时监控，及时发现和处理系统异常和违规操作，并加强对数据的审计，记录和追溯所有档案操作的日志，包括用户操作记录、数据更改记录、借阅记录等，追踪每一项操作，查明问题来源。第三，实施权限管理，控制用户对档案管理系统的访问权限和操作权限，设置不同的权限级别，根据用户角色和职责分配权限，防止未经授权的访问和操作。管理人员要收集和存储系统运行数据，包括用户活动日志、系统性能指标、数据访问记录等，保证数据的完整性、准确性，为后续的分析和审计奠定基础。第四，利用数据分析工具对监控数据进行分析，识别潜在的风险和问题，生成数据报告，为管理决策提供支持。第五，为了实现有效监管，事业单位要建立警报和响应机制，在信息化监管系统中设置异常警报功能，当系统检测到异常行为、未授权的访问或操作时，自动触发警报通知管理员，及时响应潜在的安全威胁7]。第六，建立事件响应机制，包括问题诊断、应急处理和修复措施，制订应急响应计划，确保管理人员在发生安全事件时，迅速采取行动，减少负面影响。

　　3.6注重利用现代化科技手段，整合各部门信息

　　事业单位要从信息技术应用的视角入手，对档案管理工作模式进行创新。事业单位要注重利用现代化科技手段，建立档案信息网站，建设站点，在网络环境中对档案进行记录。同时，以网络化、数字化的形式提高信息服务水平，改进传统的档案管理方式，提高档案信息化管理效率，体现信息服务的便捷性。

　　另外，事业单位要注重增设档案管理系统的在线查找功能，对各部门的信息进行整合，实现资源共享，扩充单位的信息化档案资源。管理人员还要借助搜索引擎功能、部门沟通平台，对有关的档案信息进行搜集整合，提高档案信息资源的利用效率[8]。

　　4结束语

　　在市场竞争加剧的环境下，事业单位在档案管理工作过程中要注重与时俱进，提高档案管理信息化建设水平，集成各部门的档案资源，提高档案管理的效率。但事业单位在档案管理信息化建设过程中面临诸多现实困境，事业单位要结合自身实际情况有效摆脱建设困境。例如，事业单位要加大档案管理信息化建设的宣传力度，促使管理人员革新观念；加强基础设施建设；制定档案信息化管理标准；增强档案管理人员的服务意识；加强对档案管理的监督；注重利用现代化科技手段，整合各部门信息等。

主要参考文献

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　　[2]肖思霈.“互联网+”背景下事业单位档案信息化管理研究[J].黑龙江档案，2022(1):282-284.

　　[3]冯丽丽.大数据背景下事业单位档案信息化管理研究[J].黑龙江档案，2022(6):218-220.

　　[4]辛春.事业单位档案信息化管理途径[J].电脑采购，2022(52):4-6.

　　[5]额尔德木图.事业单位档案信息化管理的应用研究[J].文渊(中学版),2022(9):505-507.

　　[6]廖淑惠.事业单位档案管理信息化建设问题研究[J].海峡科学，2024(3):136-139.

　　[7]杨树立.大数据视角下事业单位档案管理创新路径分析[J].黑龙江档案，2024(1):264-266.

　　[8]杨娟.新时期事业单位档案信息化管理的对策探析[J].畅谈，2022(6):233-235.