摘要：目前，我国经济迅速发展，企业竞争愈发激烈，而经济的快速发展也暴露了许多问题，内部控制作为企业加强自身管理能力的工具之一，受到越来越多的关注。采购是企业经营活动的重要环节，其中存在着许多风险因素。如果这些风险得不到控制，将会给企业带来巨大的损失。文章结合制造企业采购业务内部控制流程及关键点，然后探讨企业采购业务内部控制常见问题，就其存在问题提出改进意见，以期为企业经营管理提供参考。

　　关键词：制造企业；采购业务；内部控制

　　引言

　　制造企业的采购业务是其日常运营中至关重要的一环，它直接关系到生产成本的控制、原材料和产品质量的管理以及整个供应链的稳定性。因此，建立和维护一个强有力的内部控制系统对于确保采购活动的合规性、效率性和有效性至关重要。

　　在当今竞争激烈的制造业市场中，企业面临着成本压力、质量要求和快速变化的市场需求。在这样的环境下，采购活动不仅仅是简单的物料获取过程，而是一个复杂的决策链，涉及到供应商选择、价格谈判、质量控制、库存管理以及合同执行等多个环节。因此，制造企业必须实施一套全面的内部控制措施，以确保采购流程的透明度、合规性和最优化。本文将探讨制造企业在设计和实施内部控制采购业务时需要考虑的关键要素，以及如何通过这些控制措施来提升企业的整体绩效和市场竞争力。

　　一、采购业务内部控制流程及关键点

　　（一）采购业务内部控制流程

　　采购业务是企业获取所需资源和原材料的主要方式，是企业经营中的核心环节，它对产品开发、质量保证、供应链管理和整体经营管理都有着重要影响。通过有效的采购管理，企业能够确保生产所需的物料供应，从而保障生产和销售活动的顺利进行。

　　采购业务流程包括编制需求计划、请购、选择供应商、确定价格、签订合同、管理供应过程、验收和付款等环节，具体如下。

　　第一，请购与审批。根据公司生产或运营需求填写请购单，经由本部门领导审核通过后，系统自动根据物资采购生成不同层级的审批流程。

　　第二，供应商的选择。通过比较不同供应商的价格、质量、服务等因素，选择合适的供应商。

　　第三，确定采购价格。公司向多个供应商发出询价请求，收集报价信息，并进行比价分析，以获得最优价格和质量保障。

　　第四，签订采购合同。与供应商签订框架协议或采购合同，明确双方的权利和义务，采购合同必须经过审计部门的审核和各级领导的审批，加盖公司采购合同专用章后才能生效。

　　第五，管理供应过程。在供应商交货过程中进行跟踪管理，确保按时按质完成交货。

　　第六，采购验收。当采购的物资送达企业后，由质管部对产品质量进行检验，确保物资符合采购要求。

　　第七，支付采购价款。采购人员根据采购合同规定的付款期限和付款方式填写付款申请单，并经过部门领导、财务部长、董事长和总会计师的批准。审批通过后，将付款申请单打印出来交给财务部进行付款操作。

　　（二）采购业务内部控制关键点

　　1.采购计划环节

　　只有制定合适的采购计划才能够让企业更加高效地决定原材料的采购计划，以便在满足生产需要的基础上更好地控制成本[1]。先了解企业生产经营物资的需求，这是采购计划的基础；然后根据现有库存水平和预期的需求，计算出需要采购的物资数量；再对市场进行调研，了解供应商的供应能力和价格水平，为制定采购计划提供依据；根据需求计划、库存状况和市场调研结果，制定采购策略；通过信息化手段，如ERP系统，对采购计划的执行情况进行跟踪和管理，不断优化采购计划，提高采购效率和效果。

　　2.重视采购定价环节

　　在制造企业中，采购定价是非常重要的环节，合理的定价直接关系到企业的成本控制和盈利能力。企业应建立完善的采购定价机制，包括定价策略、定价流程和定价标准等，确保定价的合理性和一致性。在采购过程中，企业需要对采购定价进行监控，确保定价的有效执行。同时，根据市场变化和企业内部情况的变化，适时调整采购定价。通过注重定价监控与调整，企业可以更好地应对市场变化，实现成本控制和盈利目标。

　　3.供应商环节

　　企业在进行采购时一定要选择合适的供应商，供应商是企业所需原材料的提供者，其提供的产品质量直接关系到企业产品的质量，选择优质的供应商可以有效降低采购成本，提高盈利能力。在选择供应商的过程中，应当综合评价其财务状况、生产实力、商业信誉以及质量管理能力等关键因素，对供应商进行全面评估和审查，确保供应商符合企业的要求。

　　4.采购合同管理环节

　　采购合同是企业与供应商之间达成的具体采购协议，明确了双方的权利与义务，也是企业维护自身权益的法律依据。通过有效的合同管理，可以帮助企业规范采购流程，提高采购效率；可以建立和维护良好的供应商关系，促进企业与供应商的合作和共赢。在与供应商签订采购合同时，应准确界定合同的条款内容，明确双方的职责、权益以及违约责任。此外，合同的签订应遵循规定的权限和程序。

　　5.货物验收环节

　　企业的货物验收工作至关重要，必须由专业人员来执行。这些负责入库检查的员工不仅需要严格遵守既定的验收标准，还必须细致进行各类账目的记录工作。为了确保验收过程的科学性和准确性，企业应制定详细的验收标准和程序，包括质量标准、数量核对方法等，并对所有相关人员进行培训，确保标准得到一致执行。严格执行物资入库前的验收流程，确保所有物资在入库前都经过严格的审查，防止不合格品或劣质产品流入企业。

　　6.应付账款环节

　　确保及时、准确且完整的货款支付是资金管理中不可或缺的一环。为了确保财务的准确性和合规性，应制定明确的应付账款处理流程，包括发票的接收、审核、录入系统、付款和记录等步骤。还要监控付款的周期，确保按时支付，避免逾期导致的损失。定期对应付账款进行内部或外部审计，以检查流程的合规性和效率。建立异常处理机制，对于不符合规定的发票或付款要求，应有明确的处理流程和责任人。

　　二、当前制造企业采购业务内部控制存在的问题

　　（一）对采购业务内部控制重视程度不高

　　我国制造企业内部控制实施的目的主要是为了进一步规范企业内部管理工作，确保企业的正常运营和发展。内部控制就像一道隐形的枷锁，通过一系列行之有效的规范化方法和措施，为企业各项经营活动的开展创造一个良好的、有序的内部环境[2]。但是，部分制造企业的采购业务内部控制意识较为薄弱，管理层关注订货、回款和生产进度，而采购人员因专业能力不足无法执行内部控制程序。企业员工也未认识到自己在内控执行中的作用，导致内控只停留在表面，虽然公司有制度规范，但未落实到位，采购人员对制度认识不足，严重阻碍了内部控制发挥重要作用。

　　（二）缺乏对供应商的考核与管理

　　制造企业通常在选择供应商后签订合同，但缺乏对供应商的考核评价制度和管理规范，无法系统地评价供应商的质量控制、交货周期、成本结构和服务水平等。此外，部分企业并没有建立一套完善的供应商管理体系，无法有效地对供应商的资质、信誉、供货能力等进行动态跟踪和管理。如果企业缺乏对供应商有效的监督机制，则会导致采购过程中的不正之风无法及时发现和纠正。

　　（三）采购信息化系统不够完善

　　调查发现，我国很多制造企业信息化系统缺少一些关键功能，如实时库存管理、自动化的采购订单处理、供应商绩效评估等，导致无法全面支持采购流程。再就是系统之间缺乏有效的数据集成，无法实现数据的实时共享和流通，影响企业决策的准确性和时效性。如果企业信息化系统缺乏必要的安全措施，如数据加密、访问控制等，容易遭受外部攻击，导致敏感信息泄露，一旦信息泄露，可能会对企业正常运营造成严重影响。

　　（四）价格体系不够合理

　　在制造业中，业务管理的复杂性和庞大的工作量常常导致企业内部管理人员疏忽对员工的前期管控。此外，企业成本计算不够准确，导致采购成本被高估或低估，从而影响产品定价和利润分析的准确性。同时，供应商报价不透明，缺乏有效的价格体系来确保企业获得最优的价格和条件。再者，企业在产品采购定价方面缺乏灵活性，无法实现独立定价，这可能导致资金分配不均和资源浪费。最后，企业在与供应商签订长期采购合同的同时，价格设定可能未考虑到未来的市场变化，导致企业在合同期内支付过高的费用。

　　（五）采购验收入库执行不力

　　企业在进行采购验收时，采购部门、质管部和库房的库管员会共同参与。但由于某些制造企业缺乏明确的采购流程和标准，导致验收入库环节没有明确的操作指南和质量控制标准，从而导致采购验收入库执行不力。再者，很多制造企业的验收人员未能尽职尽责，就会导致不合格物资被接收入库。对于通过验收的合格物资，仓库管理员将根据采购单上记录的金额和数量将其信息输入到库存管理系统中，然而，很多企业并没有专门的审核流程来验证系统中入库记录的准确性，一旦出现录入错误，会花费很长时间来纠正这些问题，导致原材料的实际库存与系统记录不匹配，进而影响生产进度，需要安排人力对系统中的入库记录进行复核。

　　（六）采购内部监督存在缺陷

　　一是制造企业缺乏对采购业务的日常监督，审计监督不够严谨，企业中参与内审的人员不仅包括专业的审计人员，还包括一些业务相关部门的人员，这可能导致内审只停留在表面，由于企业的采购业务每天都在进行，虽然企业对采购业务的各流程实施了有效的动态监督，但却无法在日常采购活动中对采购风险点进行监督和防范。二是企业未能实现全员参与监督，由于企业的采购业务与各生产车间、财务部、生产部、信息部、销售部等部门都有联系，因此需要对采购活动的各环节进行控制和监督，然而，由于员工缺乏参与采购监督的意识，往往只关注自己的本职工作，无法实现对采购活动的动态监督。

　　三、制造企业采购业务内部控制优化的措施

　　（一）强化员工内部控制意识

　　强化员工内部控制意识是提高企业对采购业务内部控制重视程度的重要环节，企业可以组织定期的内控培训，确保所有员工了解内部控制的重要性，强化内部控制意识，提高采购内控效果。明确每位员工在内部控制系统中的角色和责任，并设定相应的行为期望。对于那些遵守内部控制政策和程序的员工，给予适当的激励和认可，以此鼓励其他员工。

　　（二）改进供应商管理内部控制

　　制造企业可以制定明确的供应商评估标准，对供应商的财务稳定性、交货能力、质量控制、价格竞争力等进行全面评估，建立评分系统，定期评价供应商的综合表现。加强供应商选择和审查程序，采购前进行市场调研，确保供应商信息的全面性和准确性，通过第三方机构进行供应商背景调查，确保其合规性和信誉度。此外，采用多源供应商战略可以减轻对任何单一供应商的依赖，以此来分散风险，设立供应商绩效指标，定期评价供应商的服务水平。

　　（三）加快采购业务信息化系统的建设

　　制造企业可以建立一个专门的采购平台系统，在这个平台系统上，与采购业务相关的部门可以将各自获取的采购信息汇总发布到采购平台上，通过平台整合这些信息，实现部门之间的采购信息共享，从而节约采购信息沟通的成本。企业还可以设立专门的项目团队，负责采购信息化的实施和管理，制定明确的时间表，以确保采购业务按计划推进；对采购部门和其他相关人员进行系统操作培训，正式上线前进行试运行，确保所有员工都可以熟练使用新系统。

　　（四）完善定价系统

　　对于制造企业来说，完善定价系统可以进行市场调研，对市场进行定期调研，了解原材料或商品的市场供需情况、价格波动、行业趋势等信息，为定价提供数据支持；考虑各种可能会影响价格的风险因素，如汇率变动、关税政策、供应链不稳定等，设定相应的风险溢价或采取风险对冲措施。企业还可以与供应商建立稳定而互惠的关系，通过长期合作协议、批量采购等方式争取更优惠的价格。

　　(五）严格控制验收过程

　　在制造企业采购的原材料到货后，由采购部门提供入库单，经过质量检查后，由仓储的库管员核实并与采购合同进行比对，清点好数量即可办理入库手续。针对制造企业验收环节出现的问题，制造企业要确立标准化的验收流程，包括验收的标准、责任分配、记录保存等，并对所有相关人员进行培训。可以进行职责分离，实现采购、验收和支付的职责分离，确保不同职能的人员独立执行任务，避免利益冲突。企业还要建立严格的质量检查流程，包括对采购物品的抽样检查，以确保物品符合预定标准。

　　（六）加强内部控制监督

　　内部控制监督是制造企业在提升内部控制体系中一个关键的环节。有效的内部控制监督能帮助制造企业及时发现和纠正内控系统的不足和缺陷，确保内控措施得到有效执行。在改进内部控制的过程中，内部审计扮演着至关重要的角色。因此，制造企业应重视加强内部审计监督机制的构建。对于内部监督存在的缺陷，制造企业的核心管理部门需承担起引导和执行内控措施的职责，增强内部的监管力度。这样做可以确保所有相关流程得到规范执行，并维护整个内控体系的公正性。在内部控制过程中产生的任何异议都应提交至专业机构进行裁定，由该机构负责作出最终的裁决。

　　四、结语

　　综上所述，在市场竞争愈发激烈的背景下，我国大多数制造企业已经认识到内部控制工作在管理中的重要性，并将其视为内部管理的关键因素。然而，在实际落实时许多企业仍面临一系列挑战。为了应对这些问题，制造企业必须加强采购流程的内部管理，以便更加高效地适应快速变化的市场环境。这要求企业需要将内部控制机制全面集成到采购、生产以及销售等关键业务流程中，确保这些控制手段能够有效地规范操作，帮助企业稳定而迅速地前进。

　　［1］杨晓霞.论制造业企业采购业务内部控制［J］.中国乡镇企业会计，2023（9）：131-133.

　　［2］王亚希.制造企业内部控制优化研究［J］.财会学习，2020（1）：243-244.