摘要:党的十八大提出实施创新驱动发展战略,国家对科技创新项目投入不断加大,科研“放管服”改革逐步推进。科研院所承担着重要的科研任务,科研项目资金的收入和支出越来越多,科研项目的管理面临着新的挑战。与此同时,财政与会计制度改革不断深化,2019年政府会计制度正式实施,科研院所会计核算模式必须同步升级。为顺应新形势,科研院所亟须转换管理方式和理念,推进科研财务一体化信息系统建设,提高项目的科研财务管理水平和效能。以A研究所GAOP信息系统建设为例,分析推进科研院所科研财务一体化信息系统建设的现状、必要性、重要性和面临的问题,从而提出做好科研院所科研财务一体化信息系统建设的相关对策。

　　关键词:科研院所;一体化信息系统;科研财务管理;信息化建设

　　0引言

　　近年来,国家对科研院所项目投入资金不断增加,科研“放管服”改革不断向纵深推进。如何才能不负国家所托,提高科研项目的完成质量和提高科研项目资金的成果转化率,真正地使得财政专项资金发挥作用,对于科研院所而言应是提高项目的科研、财务管理水平,更科学、更高效地管理和使用好科研项目资金。在如今信息化引领下的“大数据”时代,唯有借助信息化平台,利用信息技术实现科研院所财务、科研高效管理,创新、改进管理模式,推进科研财务一体化信息系统建设,提高科研、财务管理水平,科研院所才能顺应时代的潮流,推进科研经费简政放权、放管结合和优化服务的深化改革,科学有效地管理科研院所项目经费,践行科技强国战略。

　　本文采用案例研究方法,以A研究所GAOP信息系统建设为例,具体分析了科研院所科研财务一体化信息系统建设的现状、必要性、重要性和面临的问题,从而针对科研院所科研财务一体化信息系统建设的探讨提出有效的对策。

　　1 A研究所科研财务一体化信息系统建设的背景和意义

　　1.1 A研究所推进科研财务一体化信息系统建设的背景

　　近3年来,A研究所先后承担、参与国家、省、市级科研项目总计100余项,项目总经费超过1亿元。目前,A研究所处在“扩体量、优结构”的快速发展阶段,人才队伍日益壮大,科研项目收入也在逐年增加。然而,随着财政科研项目经费的不断增加,国家“放管服”改革的不断推进,2019年政府会计制度正式实施,科研院所会计核算模式必须同步升级,单位科研项目的管理难度、财务核算压力也日益增大,影响着单位的可持续发展。

　　2019年之前,A研究所财务采购和财务报销使用线下审批的方式,审批人不在单位时不能审批,财务审批和报销效率低。A研究所没有专门的科研管理信息化系统,财务账务系统使用的是用友U8软件,财务系统的项目收支明细不能及时共享给科研部门和项目负责人,不利于科研的全过程管理和科研项目资金支出执行进度的管理,影响项目的中期检查甚至结题验收工作[1]。

　　1.2推进科研财务一体化信息系统建设的意义

　　2019年9月,A科研院所上线了科研财务一体化信息系统—GAOP系统和用友NC财务核算系统。2020年1月,A研究所全面上线GAOP系统并完成该系统与NC系统、数字政府核算域的全面对接。GAOP系统是针对B省科学院及其下属含A研究所在内的23个科研院所开发的包含科研、财务、人事、采购、合同等方面的一体化信息系统,包括采购、合同、报销、收入、科研和人事管理等主要模块。用友NC财务核算系统是用友公司开发的专业财务核算系统,NC财务系统能和GAOP系统直接对接生成凭证,同时也能和B省财政厅的核算域对接,有利于政府会计制度的有效实施。

　　1.2.1提高科研管理的效能

　　科研财务一体化信息系统的建设,有利于项目申报、预算编制、预算调整和项目收支管理、绩效评价等工作的顺利进行和效率的提高。通过网上报销、预算自动控制、科研信息实时查询等功能,为科研人员提供了便利化的服务,提高科研管理的效能。以A研究所为例,一方面,A研究所自GAOP系统上线后,科研人员的事前采购、出差事前审批、财务报销均在线上完成,实现了财务审批模式由线下签字转变为线上签字或签章,审批人可以通过手机、电脑等客户端随时随地审批报销单据,提高了审批和财务报销的效率;另一方面,科研管理模块含项目申报、项目立项、项目收支明细、项目预算调整和项目结题等几方面,GAOP系统有利于实现A研究所的项目全过程管理,提高科研管理的效率,有利于“放管服”背景下项目全过程绩效管理的实施,推动科技研究事业的发展。

　　1.2.2加快科研经费执行进度,助力“放管服”改革

　　一方面,项目负责人能随时查看自己的项目收支明细、掌握项目支出进度,有利于项目负责人提高项目管理的意识,提高项目预算执行的效率,加快科研项目经费执行进度;另一方面,在项目执行过程中,项目负责人严格按照项目的科目预算支出经费,并能在GAOP系统上及时申请项目的预算调整,简化预算调整的审批流程,提高审批效率,加快科研项目经费的执行进度。

　　1.2.3财务报账的效率与质量得到稳步提升,有利于单位财务管理

　　通过财务信息化建设,同时实现了财务预算自动控制、网上报账、线上审批、财务凭证自动生成等多项功能,在预算会计和财务会计的双重核算下,有效提高财务工作效率和数据的准确性。一方面,NC系统的财务凭证能由GAOP系统财务报销完成的单据和收入数据自动生成财务和预算会计双分录凭证,提高账务处理的效率,提升凭证制单的准确度,减少人工制单导致的错误发生,减轻财务人员的压力;另一方面,NC财务核算系统能和B省财政厅数字政府的核算域进行对接,NC财务系统的凭证能全部导入数字政府核算域中,实现省财政厅对各单位财务凭证、财政支付的有效监督,基本实现政府会计制度要求。有利于A研究所财务预算工作和全成本核算工作的推进,提高财务管理工作的效率和质量,推动单位的发展。

　　1.2.4优化科研院所管理模式,提升现代院所管理水平

　　一方面,科研财务一体化信息系统的建设,包含采购管理、科研管理、财务报销管理和人事管理等方面,采用线上审批的模式,优化不同业务类型审批流程,有利于优化科研院所的管理模式,提高科研项目全过程管理、人事管理、财务管理等方面的效能;另一方面,信息化建设有利于实现项目申报、预算编制、预算调整、合同管理、资产采购与入库、财务凭证和人事档案等方面资料的电子存档,打破信息孤岛,弥补以往各部门资料零碎存档、无法及时共享的不足,实现各部门数据、信息共享,提升科研院所各部门管理水平。财务人员能通过科研财务一体化系统,实时掌握科研项目管理情况、预算执行情况、科研经费外拨情况和单位收入情况,提供实时有效的多维度数据支撑和个性化的数据分析报表,为单位管理层做出恰当的决策提供科学的依据,助力科研院所发展成为国内一流的研究机构。

　　2科研财务信息化系统建设过程中的问题

　　在A研究所进行GAOP系统和NC系统建设过程中也存在一些问题,主要有4个方面。

　　2.1新系统的使用热情不高，信息化意识不足

　　科研院所的在职人员大部分为科研人员,由于缺乏对财务政策、财务知识的基本了解,导致他们在财务报销时容易出现搞错票据整理、报销类别等问题[2]。以A研究所为例,约70%的科研人员在初次使用GAOP系统报账时,存在选错支出科目或报销类别,或因无法熟练操作系统、不会正确填制采购申请单等出现退单的情况,导致他们在新系统上线之初产生抗拒心理,使用热情不高。

　　一方面,信息化系统上线之后,科研人员报销要事前填制采购申请单、再申请财务报销单,所填信息比如供应商名称、收款银行及账号、采购品目、采购预算、数量、单价等,比线下报销时填制单据的信息更齐全、更复杂,导致他们对新系统的使用热情不高;另一方面,科研项目的预算科目与会计核算经济科目存在差异,科研人员容易选错支出科目或者报销类别,或因无法熟练操作系统容易出现退单情况。另外,线下财务报销单据填制时遇到需要修改支出项目时,只需要手改后签字,但是线上财务报销需要调整支出项目时,单据要退回到经办人角色修改或作废后重走审批流程,导致报销的时间比较长。系统上线初期科研人员不能马上适应线上报销的新模式,信息化意识不足,觉得线上报销比较困难,存在畏难心理。

　　2.2支撑不到位，专职财务助理配备不足

　　在“放管服”改革的政策下,国家提倡科研院所建立科研财务助理制度,为科研人员提供专业化服务。财务信息化平台推进后,比以往更需要科研助理来为科研人员服务。科研财务助理作为财务部门和科研业务部门沟通的桥梁,指导、帮助科研人员查询科研项目收支明细、完成报销、组织项目中期检查、结题验收等,加强科研人员对新系统的适应。

　　然而,A研究所财务助理暂时配备不足,极少数课题组或者科研业务部门配备专职的财务助理,主体为课题组、科研业务部门的科研人员兼职或者所内各部门共用同一个科研财务助理。这导致GAOP系统上线后,科研人员报销时只能自己摸索或者寻求财务人员帮助,容易导致其因无法熟练操作系统、存在财务知识偏差等出现退单情况,报销效率变低,同时也增加财务人员工作压力。

　　2.3新系统功能不够成熟，需要不断升级优化

　　新上线系统功能不够成熟,采购管理、财务报销、科研管理等各模块衔接困难,需要一段时间的试行测试、升级优化系统功能。以A研究所为例,新上线的GAOP系统试运行阶段,一方面,科研人员反映在使用信息化报销系统的过程中偶尔会出现界面卡顿、无法顺利开展后续操作的情况;另一方面,由于一开始流程设置的不合理,导致报销人在系统使用过程中某环节出现偏差且未被及时发现,比如经济科目选错,单据将可能面临退回改正或直接作废而需要重走审批流程,导致退单率高、报销效率低。另外,由于不同模块的流程由不同部门设置,导致事前审批和资产入库、财务报销等模块存在重复审批导致审批时间长、报销效率低。

　　2.4专业人才结构单一，复合型人才储备不足

　　科研院所科研财务信息化建设主要人员包括财务人员和系统工程师。由科研院所根据实际业务提出需求和问题,财务人员汇总信息,系统工程师通过软件开发实现相关功能、解决问题。系统上线后,财务人员不仅要对信息化系统科研项目收支数据的初始化、NC系统参照新政府会计制度的科目设置和初始化,同时也要解答科研人员提出的各种系统问题,还需要花费大量时间和系统工程师沟通反馈系统问题、测试解决方案、完善系统功能。然而,财务人员一般都是财务专业出身的单一人才,缺乏相关的信息化知识,影响了系统完善的效率及问题解决的时效性。因此,在系统建设过程中,科研院所尤其缺乏既具备财务专业知识,又掌握计算机数据库知识、能快速解决财务科研系统问题的新型财务人才[3]。

　　3推进科研财务一体化信息系统建设的对策

　　3.1加大系统宣传、强化业务培训，提高信息化意识
       首先,科研院所要在单位内部积极宣传科研财务一体化信息建设的重要意义,多渠道做好政策宣传、业务指导,提高科研人员对信息系统的了解和使用热情。以A研究所为例,通过发布信息化系统操作说明书和视频、邀请系统工程师和财务业务骨干等定期组织开展科研财务一体化系统使用操作、财务报销相关知识的培训,让科研人员更加充分地掌握财务报销要求、各项注意事项,充分了解、掌握一体化信息化系统的开发意义和模块功能,体会网上报账的便捷,从而提高科研人员使用一体化系统的积极性。

　　其次,建立维护好信息化推进环境,建立单位的科研财务助理制度,确立科研财务信息化各模块的负责人员,并加强对系统模块负责人员、课题组科研财务助理对信息化系统使用的培训工作。让科研财务助理熟悉信息化系统使用后,帮助、带动科研人员平稳度过运行初始阶段的不适应期,避免出现系统建设期科研人员的不习惯掩盖信息化的亮点的情况,推动科研单位信息化建设。

　　最后,科研院所还要结合实际情况,在单位内部印发常见报销问题与解决的方法、各类型报销应提交资料的指引手册,定期召开系统使用的答疑解惑研讨会,以此提升信息化报销系统的应用效果。

　　3.2由部分业务、部门先行试点，逐步完善后全面展开系统使用

　　科研院所信息化建设既是对科研单位现有管理模式的改革,又是对科研单位收入管理、财务报销、科研项目管理和内控管理等方面审批流程的全部梳理[4-5]。一方面,推进科研财务管理信息化建设工作,要重新梳理、查缺补漏,提前完善信息化涉及的各项工作制度和审批流程,规范、简化单位的各项工作流程,明确各类支出标准,确保各项审批的流程清晰、审批权限规范、统一,方便信息化系统上线前审批流程设置和完善;另一方面,信息化建设先由部分业务、部门先行试点,逐步完善系统功能、确保系统稳定运行后再全面展开系统使用,避免因系统不成熟影响科研人员使用热情,也能提高系统建设的效率。以A研究所为例,科研财务一体化信息系统建设,先由测试咨询服务费、耗材采购费、专家咨询费等简单点的业务先行试点财务报销,逐步完善系统的审批流程、各项系统功能之后,再全面展开系统使用,保障系统建设的质量和效率。

　　3.3注重人才培养，组建财务信息化建设人才队伍

　　人才是第一资源,科学是第一动力。一方面,科研院所应根据财务信息化建设任务,抽调科研管理、财务、综合办等部门骨干,建立健全财务科研一体化系统建设的人才储备,高效沟通,科学分工,确保财务科研信息化建设工作顺利开展[4,6-7];另一方面,在单位外部引进或在单位内部培育同时拥有会计专业知识又掌握信息化技术的新型财务人才,定期进行财务信息化知识和财务专业知识培训,加强对科研财务系统应用与系统安全方面的培训,保障财务科研一体化建设工作高效、有序开展[2,8]。以A研究所GAOP建设为例,自GAOP信息化系统建设以来,抽调财务、科研管理、人事等部门的业务骨干,邀请系统工程师定期组织系统建设相关的业务培训,及时解答信息化建设各板块的疑难点,保障科研财务信息化系统建设工作的顺利进行。A研究所的财务系统建设主要由一名有电子信息和财务复合专业背景的财务人员负责与系统工程师的日常沟通系统功能完善、系统使用的所内培训会、线上报销的疑难解惑等。

　　3.4加强信息化系统安全建设，强化安全意识

　　推进科研财务信息化建设,必须要强化系统安全建设,增强安全防护意识,避免单位信息泄露或者丢失[9-10]。一方面,科研院所应强化网络安全环境建设,加强服务器、计算机防火墙防护工作,要求单位员工定期修改系统登录密码、坚决不允许使用弱密码,将数字证书等安全举措落到实处,进一步提升系统使用的安全性;另一方面,科研院所应出台单位信息安全方面的制度文件,明确各部门职责和强化员工信息安全意识,做好财务、科研数据的自动备份、异地备份工作,严防财务、科研数据出现丢失或泄漏风险。

　　4结语

　　无论是为了适应上级科研、财务政策要求,还是对标建立国内一流研究机构,科研院所都应充分认识到科研财务信息化建设的重要性,加快科研管理、财务报销和财务核算等信息化系统建设,提高单位信息化管理水平。为此,科研院所在信息化建设过程中,要加大系统宣传、强化业务培训,提高科研人员信息化意识,组建财务信息化建设人才队伍,由部分业务、部门先行试点信息化业务,逐步完善后全面展开系统使用和强化系统安全建设,增强系统安全意识,保障信息化建设稳步推进,更科学、更高效地管理和使用好科研项目资金,贯彻落实科研“放管服”改革精神,助力单位发展成为国内一流研究机构。

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