摘要：企业档案是企业生产管理、经济管理、人事管理等各项活动的原始材料，直接反映着企业在运营管理、科技研究及文化建设等方面的原始面貌，因此，企业档案是构成企业文化的重要部分，也是企业重要的“软知识”组成部分。随着数字经济时代的发展，档案开发利用管理工作发生着翻天覆地的变化，企业档案管理逐步趋向数字化管理。以往年代的手工管理不同，数字经济时代需要依附庞大的信息资源和丰富的馆藏储备来传播和获得经济效益。企业档案不仅是记录企业发展历史的重要资料，还是重要的媒介，它对企业的经济发展起着举足轻重的作用。伴随档案知识的普及，人们的学档用档观念正在快速提升，档案的地位也得到了很大提升，作为企业资产的一个重要组成部分，档案信息资源的开发与利用越来越被重视。如何把企业档案信息资源这一“无形资产”转化为实际效益，让其能为企业的高质量发展提供有效的服务，是所有档案工作者必须重视的任务和目的。

　　关键词：企业档案,信息,开发利用

　　1现阶段企业档案信息开发利用管理方面存在的问题

      1.1档案信息资源的开发利用意识有待加强

　　档案资源在没有被开发利用之前，是“死档案”，它的信息资源被挖掘后，其价值就会显现在方方方面，“死档案”可以转化为有效的生产力量，可以转化为经济效益，可以转化为智慧，可以转化为技术，可以转换为凭证等等，但是，有的企业档案信息资源的开发利用意识不太强，对档案中的认识不充足，没有完全理解档案的政治属性，没有意识到档案工作在用来放到夯实企业基层基础工作所占据的高度，没有看清档案管理和档案开发利用是统一对应的关系，没有意识到开展企业档案信息资源的开发利用工作的重要意义，对怎样开展档案开发利用管理缺少有意义的、实用的研究和重要举措，部分企业档案管理工作存在重业务、轻利用的现象，认为只要在档案的收集、整理归档方面做到有质量、规范、科学就可以，在档案的开发利用方面没有注入过多的心思和精力，认为档案的开发利用出不了工作量，缺乏积极主动的主观能动性，工作存在应付上级检查考评的思想，没有站在更高的角度去认识这一问题，也就无法让档案的价值真正发挥出来，没有让档案真正起到能对历史负责、对企业负责的作用。

　　1.2档案管理力量有待加强

　　基层企业档案管理中，档案管理人员存在专业性不强，没有接受系统的档案理论知识培训，业务管理水平有限，政治素养不高，政治敏锐性不强，政治站位不高等问题，有的企业档案管理工作者甚至是找其他科室人员兼职，且经常变动，对待档案管理工作没有思路，对档案的现行规章制度不了解，也不主动去学习，有多少资料归集多少资料，没有主动去收集齐全档案的高度责任意识，整理的档案五花八门，不科学，不规范，重要的档案收集归档不全，无用的或无效的档案收集归档太多，档案管理效率低下，压缩了档案信息资源的利用价值，降低了档案信息资源开发利用的质量和效果，无法使档案发挥出它的经济利用价值，也无法助力企业的经济发展。

　　1.3档案开发利用的手段有待加强

　　数字经济时代的到来，对档案管理工作冲击非常大，对档案信息资源的开发利用也提出了新的要求，据了解，现阶段仍有企业档案管理手段落后，依旧以手工管理方式为主，与现下对档案高质量服务有所矛盾，因为管理模式传统落后，信息化手段运用不及时，没有进行馆藏数字化管理，查档速度缓慢，与电子化目录查档相比档案检索效率低了将近98%，服务质量与企业的发展速度相悖，影响档案服务效率。

　　1.4档案管理投入资金有待提升

　　由于有的企业没有把档案管理经费列入办公经费，导致能用于档案管理的资金投入不足，档案设施设备落后，甚至配备不齐全，导致很多工作无法正常开展，或者档案管理质量与现行要求存在很大的差距，档案归档质量不高，甚至归档不齐全、不规范，这也在一定程度上制约着企业档案信息资源开发利用工作。

　　1.5馆藏量有待提升

　　部分企业缺少对档案的全面认识，没有重视档案的收集工作，仅归档了文书、会计、科技档案，没有归档声像档案、实物档案以及其他对企业长远发展来说有存档价值的文件资料，有的企业档案资料没有被集中统一保管，各部门私自留存的档案由于长期没有得到安全有效的保管，造成了无法复原的损坏，甚至有的个别档案存在断代现象等等，影响了企业档案的系统性、完整性，导致企业的馆藏量不充足，不丰富。

　　2提升基层企业档案信息资源开发利用工作的建议

       2.1加强档案工作的认识，提升责任感

　　企业档案管理作为一项专业性很强的工作，首先，档案管理人员要有高度的工作自觉和使命感，要有勤恳敬业的职业道德、积极向上的工作态度及甘于奉献的工作精神，还要有扎实的档案管理理论知识，这就要求档案管理工作者要拥有更多的专业知识，要不断地开阔工作视野，优化档案知识结构，提高个人综合素质，才能做好新时期新形势下的档案管理工作。其次，要求档案工作者提高政治站位，加强对企业档案工作重要性的认识，站在更高的站位狠抓档案工作，真正做到“三纳入，四参加，四同步”，在档案工作中遇到难题、问题要及时汇报并及时解决。企业要重视档案管理工作，要每年把档案工作所需的经费列为档案专项资金，增加档案管理硬件设备的投资力度，完善档案管理工作机制，配足档案管理人员并对其开展档案专项业务培训，提升档案管理能力，切实做到把档案同企业的生产经营发展同步进行。

　　2.2加强组织建设，提升档案工作效率

　　组织建设是铁，业务建设是钢，企业档案管理工作能否顺利开展，档案收集、鉴定、分类、归档等工作能否有限运转，关键在于企业档案管理组织体系的建设，企业档案管理组织体系是推动企业档案管理工作高质量发展的前提和保障，一个档案事业发展欣欣向荣的单位势必有一个健全的管理组织体系，势必能增强员工的高度责任感和使命感，能发挥工作的主动性和积极性，才能巩固档案工作的成果，最终实现档案开发利用的目的。

　　2.3加强业务培训，提高档案管理人员专业素质

　　新形势下的档案管理工作对档案管理人员提出了新的要求。基层企业必须配置满足日常开展档案管理工作足够的专职档案人员，并能固定从事档案管理工作，不能频繁更换。企业档案涵盖了很多重要知识信息，有企业在长期发展中凝聚起来的企业文化，有企业从“诞生”到一路成长的历史足迹，有一代代人的思想结晶和智慧等，意识到企业档案的重要性对做好企业档案工作至关重要。做好企业档案的开发利用，一方面要对企业档案管理人员定期开展思想政治理论教育，提高企业档案管理人员的政治素养和综合素质，牢记档案工作的宗旨和使命，牢记档案工作的本质属性，牢记档案工作姓“党”的重要意义，让企业档案工作顺应正确的方向蓬勃有力地高质量发展。另一方面要加强企业档案管理人员的业务继续教育培训，学习足够多的档案专业理论知识，了解现行的档案规章制度和法律规范，提升综合管理能力。

　　2.4规范各门类档案管理，提高归档质量

　　2.4.1做好归档材料的收集工作

　　把好档案的收集关口，制定文件材料的分类方案、归档范围和保管期限，采用事前控制一事中检查－事后追查的闭环管理手段，严格控制档案收集的全过程，做到接收前提前介入，对要接收的档案提出真实、有效、齐全、完整等合理要求，不接收没有保存价值的文件材料，不漏收一件有保存价值的文件，收集时要做好交接工作，逐一清点数目，逐一核对交接目录，交接双方签字、监交人签字并加盖交接双方的单位公章，交接完毕后要及时建立台账，及时按照档案规范进行整理。收集来的文件材料要按照档案“八防”保管要求做到妥善保管，杜绝丢件、少件或者破损情况的出现，以免造成无法挽回的损失。

　　2.4.2把好归档材料的整理关

　　建立健全各项业务制度、规范，让所有门类档案都能有规可循，有据可依。文件材料的整理要遵循文件资料的形成特点和规律，依据文件价值的不同，科学地鉴定分类、组卷、编目、编制归档目录，整齐有规律地排列上架，形成完整的排架体系，建立安全有限的检索系统。

　　2.4.3把好归档材料的安全关

　　承载档案信息的载体要符合规范要求，归档后的档案存放按照“八防”管理的要求，既要做好馆藏档案的实体安全管理，又要做好档案信息内容的安全管理，在档案开发利用过程中，严禁私自泄漏档案信息。整理完毕后就要及时归库上架排列，存放档案的地方和存放方式要能满足长期或者永久保护档案的要求，档案室要配备防光阻燃窗帘和防盗窗，配备防爆灯、防火防盗门，配齐灭火器和温湿度计，灭火器要根据设备性能做好定期检查更换，库房内禁止明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品。档案库房要做到专用，办公区域要和库房分开设置，库房内不能存放跟档案无关的杂物。

　　2.5运用现代化管理方式提高企业档案管理效率

　　对于规模大的企业来说，每年形成的文件材料都成千上万，堆积成山，档案从收集、鉴定、分类、装订、编目、装盒、排列上架，工作量非常大，每一步都环环相扣，需要耗费非常大的精力和脑力，且耗时非常长，在档案没有完全归集整理期间，利用起来非常不方便，档案的利用率也就因此会降低很多。现代档案管理系统具有简单快捷的维护功能，清晰简洁又方便操作的页面设计，系统有很高的可塑性，可以根据企业档案管理自身的需要把它打造成独一无二的符合实际工作的系统，能使档案管理更加现代化、更加快捷、更加便利，极大地降低人工管理成本，提高管档查档用档的效率。

　　2.6加大档案编研工作，促进档案功能的开发

　　档案编研对发挥企业档案的作用有着重要的意义，档案编研也是开发利用企业档案信息资源的一种重要方式，不仅可以提高档案开发利用效率和水平，还可以深入挖掘档案里蕴含的信息价值，为推动企业档案各项业务建设发挥积极作用。企业可以根据自身工作实际，积极加大开展档案编研工作，对馆藏档案中的特定内容进行系统的收集、筛选并加工，极大限度地挖掘档案中的信息内容，满足企业档案利用特定需求的目的。企业档案编研工作要以企业特色为主线，服务企业的高效快速的发展，促使企业档案发挥出更大的作用，为助力企业的发展留存企业的文化作出更大的贡献。

　　2.7加强档案服务意识，提高档案服务质量

　　企业档案的最终归属是为企业的生产经营等活动提供开发利用，围绕这一目的，一是要健全档案的开发利用制度，加强刚性约束，优化办理借阅的流程登记，严守档案的保密规定，维护档案的实体安全和信息安全；二是要强化档案人员服务意识，档案工作承接过去，服务当下，着想未来，是一项利于千秋万代的事业，档案人员需要有高度的责任心，强烈的使命感，要号召激发起档案工作人员工作热情，发挥兰台人的无私奉献精神，以服务先行为理念，重视档案服务工作，不断优化档案服务工作的质量；三是坚持主动融入企业党委中心工作，以提升服务能力为着力点，不断夯实企业档案事业的基础发展，促进企业档案与生产经营协调发展。

　　2.8加强企业档案征集工作，提高档案利用率

　　丰富的馆藏量是做好档案信息资源开发利用的前提条件，企业档案管理工作要以丰富馆藏档案量为抓手，推动企业档案工作转型升级，为企业的生产经营提质增效。企业在每一个历史时期的足迹都是真实存在，档案记载了企业发展的重要历程和高质量发展的重要实践，企业档案工作者要善于将优秀的内容和精神挖掘出来“为我所用”，为企业的进步和发展发挥积极的正能量，使档案内涵变得更加丰富、更有现实意义。企业档案工作者要变“被动意识”为“主动意识”的服务态度，主动掌握企业的重点工作，围绕中心工作，积极主动收集跟企业重要活动、重大事项、重要会议等有关的具有重要价值的各类文件资料，并形成完整的排架体系，建立科学规范的标签索引，助力借阅者快速查阅档案，让档案的利用率升起来，让企业文化的力量强起来，让档案的价值充分体现出来。

　　2.9加强对馆藏的熟悉度，提高档案的借阅效率

　　对于历史悠久的企业来说，企业档案馆藏量非常大，而且类别多，越是如此，对档案管理的要求也就越高，档案管理人员要对馆藏量做到十分熟悉，熟知每一类别档案的排架结构和馆藏档案的大致内容，大致内容包括馆藏量档案的起始时间、存的什么类别的档案、档案承载的大概都有哪些信息，这既是企业档案管理人员的基本功，也是提高借查阅效率的必需条件。了解馆藏的信息，还要熟知每一类别档案管理规范，了解档案从收集、整理和归档的全过程，从而为档案价值的深度挖掘做好基本准备，掌握了各门类档案的存放信息，就可以在档案的借查阅中掌握主动权，可以根据借阅者的借阅需求精准、快速地检索到档案，挖掘出档案的重要信息，提高借阅者的满意度，因为档案信息的快速挖掘，推动了借阅者正在进行的工作，所以也在无形中增强了广大借阅者的档案意识，提高了档案在具体工作中的地位，这对于企业档案的发展也是有很大的推动作用。

　　2.10加强对企业档案借阅需求的研究，提供精准的档案服务

　　有了档案的需求才能有档案的利用，只有在长期的借查阅活动中，通过仔细调查研究，掌握企业档案的使用情况，统计档案的利用率，才能更好地做好企业档案工作的开发利用，做好此项调查研究工作，一方面要做好档案的借查阅登记，登记内容包括借阅者的基本信息、借阅档案的内容、用处等，借阅结束后，要仔细填写档案的开发利用效果登记，了解所借阅的档案对借阅者来说有没有满足服务需求，有没有帮其解决困难，解决的具体是什么困难，档案在此次借阅活动中产生的价值大概有多少等信息；另一方面要定期开展调查问卷，统计掌握广大借阅者的不同借阅需求，掌握企业档案服务在借阅过程中存在的问题及改进方向，了解到更好的借阅服务建议等。掌握了借阅需求，企业档案管理者可以根据不同的需求，采取不同的措施，改进服务方式，对于借阅频繁的档案，可以考虑形成专题档案的汇编，也可以将馆藏量电子化，帮助借阅者更加精准、快速地查阅档案从而解决问题。