摘要：当前，重大活动与突发事件档案在应急处置工作中所发挥的存史资政、业务参考、引导舆论等重要作用愈加突出，越来越受到社会各界的广泛关注，其档案资源共享机制的建设不仅是各级政府和人民应对突发事件的重要参考依据，同样也是档案部门参与重大政治经济中心工作的需要。基于此，笔者简要阐述了重大活动与突发事件专题档案资源共享机制建设的现实意义和存在的问题，分别从档案管理制度保障阶段、档案收集与归档阶段、档案流转与管理阶段和档案利用服务阶段提出建设路径，为最大化发挥重大活动与突发事件专题档案资源的多元价值提供参考。

　　关键词：重大活动；突发事件；共享机制

　　重大活动与突发事件档案是反映一个地区、一个时期经济社会发展重要轨迹的真实记录，具有极其重要的现实和历史价值。相对其他类型档案，重大活动与突发事件档案具有随机性、分散性、探索性等特征，其共享机制建设不仅是各级政府和人民应对突发事件的重要参考依据，同样也是档案部门参与重大政治经济中心工作的需要。当下，随着档案信息化建设的不断推进，数字化的档案资源和相对开放的管理环境为重大活动与突发事件专题档案资源共享机制建设带来的新的机遇。档案工作者应积极探索重大活动与突发事件专题档案资源的多元价值与特征，探寻共享机制建设的方法措施，以更好地推动档案管理高质量发展。

　　1重大活动与突发事件专题档案资源共享的现实意义1.1提高应急管理效能

　　重大活动的成功举办与突发事件的妥善处理离不开前期的组织统筹，特别是对于突发事件来说，其带来的惨痛教训更加凸显了预见性和原始资料的重要性。如重大疫情、自然灾害等突发性事件的紧迫性和突发性必须要一套成熟的机制予以应对，

　　其中对过往重大活动和突发事件处置的经验教训总结就尤为重要，专题数据库能够全面记录事件产生、发展、影响力等全过程，方便决策者对一线情况进行阶段分析和过程预判。

　　现实中，重大活动与突发事件可能会在同一区域内反复发生，特别是新冠肺炎发生以来，疫情的反复性和常态化疫情防控给地方医疗卫生资源调度、社区管理带来巨大挑战，如雷神山医院建设团队就查阅了军运会专题档案中相关供电路径图，在短短3天内完成了电网建设，其战略安排和建设措施也成为完善公共医疗、健全社区网格管理的经验库。

　　同时，重大活动与突发事件档案类型、载体多元，几乎囊括了所有档案种类，档案管理需要协调各个部门的档案收集，且标准难以统一，而通过构建共享机制，能够通过平台集成各个单位的档案管理，实现对同一事件下所有相关档案的统筹管理，大大提高应急管理效能。此外，共享机制建设则能够有效解决重大活动与突发事件专题档案资源信息不对称问题，档案利用者则能够大大节省时间成本和经济成本，更为便捷地利用档案。

　　1.2发挥重大活动与突发事件档案的多元价值

　　随着服务型政府建设的不断深化，重大活动与突发事件档案作为依托档案馆藏资源和其他信息资源的基本公共服务内容之一，其面临的政府、社会和民众等多个层面的挑战也不断增多。

　　重大活动与突发事件专题档案能够满足机关、企事业单位、民众在资源管理、文化娱乐、教育等多元化、多层次的需求，在提高应急管理与社会治理水平、塑造民众人文素养、服务社会经济发展上都发挥重要价值。

　　在新时代中国特色社会主义的当下，档案服务领域也存在区域间的不平衡。从供给侧的角度来看，档案服务机构还存在着资源开发能力不足、服务渠道单一、服务方式滞后等诸多问题，这也导致了重大活动与突发事件档案社会知晓度低、覆盖面小、影响力小的问题。从需求侧看，民众层面的对于档案信息资源的多元需求尚未完全激活和打开，在面对重大活动与突发事件时

　　通常欠缺可靠的实证资料进行思想引导，一旦处置不当，容易出现过度兴奋或过度恐慌的群体心理倾向，给基层管理造成困难，这些问题也都影响着基层档案服务能力，需要政府、社会和民众引起足够重视。

　　在此背景下，档案资源共享机制建设能够突破重大活动与突发事件专题档案资源的区域限制，促进区域协调联动，更大范围内发挥存史、资政、教育、文化等多元价值，激发档案时事参考的能力，同时也能够一定程度上缓解档案资源建设不平衡的现状，推动重大活动与突发事件专题档案管理利用水平的整体提高。

　　1.3有利于档案事业“四个体系”建设

　　《“十四五”全国档案事业发展规划》(以下简称《规划》)中提出要加强档案四个体系建设即：档案治理体系建设、档案资源体系建设、档案利用体系建设、档案安全体系建设，重点推进档案资源共享服务、着力健全重特大事件应急处置档案管理机制，这也给重大活动与突发事件专题档案资源共享机制建设提供了政策上的指导与支持。

　　长期以来，社会职能单位的档案资源都沿袭“管控为先”的传统档案管理模式，思维理念难以开拓，而从《规划》中对档案管理的要求可以看出，档案事业从“管控”向“服务”的价值取向转型更加明显，很多在过去没有受到重视的过程性、痕迹性信息很多都成为档案服务需要参考的有价值信息，如突发事件的过程管理及后续跟踪等，这也凸显了建设综合性专题档案的紧迫性。而在社会整体信息化水平提高的大背景下，档案工作更加注重数据库的动态更新和实时完善，这给档案共享机制的建设提出了趋势要求。档案管理部门应在保证档案真实、安全、完整的基础上进一步丰富档案归档与利用的主体，通过共享共建的方式汇集更多的档案资源，不断增强档案的动态建设，以满足数据激增、快速迭代的新时代档案利用服务需求。

　　2重大活动与突发事件专题档案资源的特征

　　2.1随机性

　　重大活动与突发事件的形成在时间、地点上具有随机性，特别是对于突发事件来说，其造成的后果与危害往往也不可预测，如果未得到妥善处置，其危害往往会超出人们的心理预期和社会常态，给人民群众的生命财产安全带来较大威胁，这也直接导致了应急处置工作常常处于滞后和不确定的状态。

　　从档案管理的角度来说，重大活动与突发事件专题档案的随机性使得有价值的资料及其产生源头难以掌握，档案收集与归档不及时，档案的生成也较为滞后。同时，参与活动的职能部门众多，或突发事件应对无序，通常是由参与活动与事件的众多人员收集，后交由档案管理人员进行整理归档，通常存在政策性强、科学性强、专业性强的情况，容易在档案鉴定过程中判断不佳出现遗漏，削弱了专题档案的归档质量。

　　此外，虽然可以借鉴以往的应急处置经验，但仍要根据事件不同的发展趋势做出适时的应变处置，过往经验可以提供经验但不能照搬硬套，这也造成了重大活动和突发事件档案的形成过程具有一定的随机性。

　　2.2分散性

　　重大活动与突发事件参与的主体众多，仅从政府层面来看就可能涵盖民生、交通、文化、医疗等多个部门，同时也要与民间各类型机构分工合作，在处理各项活动与突发事件时相互交叉配合。但是，很多职能部门在管理模式、管理载体、数据格式等问题上无法达成统一，数据流转存在一定的兼容性问题，让档案呈现出明显的碎片化特征，无法进行系统融合共享。虽然有如长三角地区、珠三角地区以及发达省市都会整合多个渠道，采用线上线下的综合管理模式进行档案收集，以相互配合和相互补充的方式来为档案收集工作提供保障，但总的来看，收集范围和收集内容标准尚不统一，在信息化收集方面也存在着区域间不平衡、数据流通受阻的情况。

　　此外，由于工作制度和社交方式不同，很多重大活动与突发事件数据文件通常利用微信、QQ等方式进行传递，安全性保密性较差，同时易于篡改、易于销毁，归档后的可借鉴性无法保证。电子文件归档方面，很多移交的电子文件没有按照规范的分类进行排序，名称命名杂乱无章，不重视目录编目，不重视元数据采集，甚至一些经济发展缓慢的地区尚未建立电子档案管理制度，这在归档中一定程度上增加了档案管理人员的负担。

　　2.3探索性

　　与其他类型档案不同的是，重大活动与突发事件的出现没有特定规律，虽可归为某一专题类型，但新事件和新活动层出不穷，对档案收集、管理与利用的要求也不尽相同，对归档人员的专业性要求也有所区别，这就要求档案管理部门对重大活动和突发事件做出准确界定。

　　零散的档案资源难以在某一专题的数据之间准确找出关联关系，无法给档案资源的个性化组织与利用提供参考，特别是在档案信息化不断推进的当下，“新技术”遇到“新任务”时，更要根据重大活动与突发事件的特点灵活调整档案管理方式，这也要求了档案共享机制建设首先要以大数据技术为平台，匹配足够的技术容错率，便于在更大范围内筛选出可靠经验，逐层建立档案区块，也就是说明档案共享机制的各主体应尽可能多的提供档案资源和相关内容。

　　2.4紧迫性

　　重大活动与突发事件往往都具备群体性特征，与人民群众的根本利益密切相关，因此每当面临重大活动和突发事件时，党和政府都会第一时间进行强有力的干预，尽可能地将提高人民生活福祉的活动影响力扩大，尽可能地将灾害危机的影响力降至最低。因此，重大事件与突发事件专题档案资源的利用通常时间紧、任务重、政治性强。

　　这就要求专题档案共享机制的建设要突破传统档案利用的时间界限和空间阻碍，进一步提升档案信息化水平，完善软硬件设施配套，实现档案的快速收集、快速共享，丰富档案利用服务，特别是档案的实时响应、实时检索的能力。

　　3重大活动与突发事件专题档案资源共享机制建设的路径3.1档案管理制度保障阶段

　　重大活动与突发事件专题档案资源的特性要求档案部门首先要建立起切实可行的档案管理制度对档案信息数据管理的专业化和系统化进行规范，成为共享机制建设的重要依据。制度建设要考虑重大活动与突发事件档案多部门组织参与、多方向资料流动、长时间处理办结的情况，协调职能部门做好统筹规划，实现专题档案全过程的联通和互动，对档案产生、收集、归档、利用、共享环节中的工作职责进行明确。

　　结合重大活动与突发事件专题档案管理的实际需求，档案部门应对内部组织管理架构进行完善，加强档案管理部门前端控制和痕迹监控，培养专业人才承担不同专题档案的管理工作，提升数据共享的准确性和细节性。同时，利用档案的保密性质对共享机制进行约束，以协同发展为目标对提升共享能力进行激励。因此，档案共享机制的合理构建和有效运行必须要做好制度保障工作，以《“十四五”全国档案事业发展规划》为提升档案管理工作的顶层设计，确保档案信息数据在大数据平台中长期、有序、安全地进行共享。

　　3.2档案收集与归档阶段

　　在档案收集与归档阶段，第一，应根据重大活动与突发事件的类型、特征和档案数据标准与规范尽可能多的收集元数据信息，并进行自动化的初步鉴定，排除重复和无价值的档案内容，开发系列性的档案主题或直观性较强的专题档案，即由若干个独立主题的档案组成，具有一定的内容或专业的联系，或者各自从不同侧面反映同一主题与对象的档案资料，完成筛选环节的信息交叉；第二，基于档案数据共享平台，开发者主体已由档案产生者、档案利用者和归档者转变为多个参与共享的个人、政府、企业等任何组织机构。因此，对于可向社会层面开放的信息，应扩大档案资源开发开放程度，实现资源共享，对于涉密信息，应由相应部门采用安全技术进行加密，并提出存储需求，设置查阅权限；最后，将整合好的档案数据借助共享平台保存到数据库中，成为一次完整的、痕迹化的数据采集流程。

　　采集时，要确保所有的档案数据都通过平台数据库完成，以实现每个重大活动与突发事件都能够完整地记录和查阅采集过程。在这一阶段，档案管理部门应参考档案管理与利用需求多元化的趋势，充分整合原生电子档案和传统档案的数字化产品。档案管理部门应事先编制重大活动与突发事件档案的收集范围与标准，考虑到档案的载体特征，在面对不同类型事件时提供统一模板和标准，强调数据的标准化、规范化。如江苏省档案馆寻求新华报业传媒集团的配合，征集到《记yi2020》大型沉浸式融媒体专题档案，充实了战疫档案专题数据库。

　　此外，还要进一步探索共享机制的应用前景，不断探索其与档案管理领域的契合点，遵循差异化、层次化的原则。同时也要考虑到信息技术更新迭代可能带来的新的问题，采用量化评价的方式对共享机制的各个主体及模块及成效进行预测，推动档案共享机制的良性发展。

　　3.3档案流转与管理阶段

　　档案流转与管理阶段的关键在于保障档案的安全性，这一阶段涉及的是对档案的保护和保密。重大活动与突发事件档案共享机制建设的重点是完善档案基础信息数据的安全保障，主要针对开放互联网环境下线上操作系统中的档案编辑工作站、元数据数据库、密钥数据库、规则数据库和高分辨率电子档案存储等核心环节进行防护，确保档案资源控制环境的安全性。其工作重点包括两个方面：一是防止数据的丢失和损毁，针对此类问题主要采用数据备份技术，做好传统档案的数字化处理。对电

　　子档案的数据备份应采用异地备份方式，当下较为主流的是采用云存储，确保数据的永久保存。二是防止数据被窃取，对档案共享编辑工作应采用全面的数据标记，严格保护敏感内容和核心信息，确保数据流转在可控范围内。

　　与此同时，档案管理部门还应进一步完善权限机制，根据档案价值的大小、利用需求和使用场所将访问用户分为系统管理员、档案管理员、一般用户和禁止访问等几类，并根据用户的调用、查阅、流转等操作进行实名认证权限匹配，建立数据平台的动态监测功能，对恶意流转档案信息的用户纳入行业社会信用评价名单。

　　同时，档案数据的流转还应推动各类档案数据与管理平台的共享共建，进一步完善档案资源异地备份模式，在同行业或同区域推动相关存储标准的细化和统一，共同构建档案共享的长效机制。此外，档案管理部门应加强软件系统的开发，形成系统优化、功能完善、以用户为中心、形式多样的档案共享模式，提高共享机制和系统平台的自动化水平。

　　3.4档案利用与服务阶段

　　传统的档案管理工作重管理、轻服务，重大活动与突发事件档案作为一项新的档案管理体系，其利用与服务阶段应基于多元价值和资源特性创新档案利用服务方式。

　　第一，专题档案共享机制的建立有利于科学整合现存馆藏档案资源，丰富档案来源，加强档案征集工作，在重大活动与突发事件专题档案管理中的效果十分显著。全国范围进行新冠肺炎疫情专题档案建设的过程中，社会层面的档案征集极大丰富了防疫档案的内容，众多流转在民间的图片资料、声像资料、实物资料通过征集成为珍贵的档案资源，成为档案与民众情感交流的通道，构建起社会共同的记忆大厦。

　　公众参与是促进档案事业科学发展的重要因素，公众参与档案共享机制建设不仅能够有效提升档案工作的社会影响力，而且能够通过社会征集进一步扩大档案规模，细化数据库区块检索内容，推动共享机制的优化更新，给用户提供更加方便有效的利用服务，从而提升档案工作的经济效益。

　　第二，借助档案共享平台的多主体工作模式，能够实现共享主体之间的配合与数据挖掘。在多链配合的基础上，整合全渠道的信息资源，实现任何网络平台都能够对等地数据交互，构建面向用户的档案信息资源共享平台。

　　共享平台中除了集合档案资源外，还应提供档案的过程信息，借助共识机制实现集中管理、集中开发，形成完备的数据库检索服务，构建一站式的服务平台。一站式平台推动一站式服务，服务平台可提供多渠道的咨询服务，通过线上线下综合窗口创新档案利用服务方式。

　　第三，借助档案共享平台的去中心化的特点，能够构建个性化的档案服务方式。具体而言，提供模块化的档案服务功能，用户可根据个人需求在区块链上的各个服务节点查询和获取信息，这就改变了传统档案的中心服务模式，用户与档案资源直接的距离进一步缩短，点对点的利用方式也有助于提高档案利用率，化解传统模式下的信息单一难题，构建出多主体参与的协同服务模式。

　　信息化环境下，档案工作的飞速发展为档案共享机制的建设创造了有利条件，打破了档案部门与各社会组织机构之间的壁垒，能够持续加强职能部门间的联动协作，及时掌握重大活动与突发事件的阶段性信息，及时抓取数据资源进行筛选整理，突显了共享平台快速、精确、自动化的特点。同时，应对重大活动与突发事件的发生，共享平台是否能建立相关档案利用调度机制至关重要，给不同层面的用户提供针对性的档案支持，成为政府机关、企事业单位等各职能单位的重要决策依据，进一步推进档案资源跨级、跨领域、跨区域共享。