摘要：为落实国家数字经济发展战略，依靠信息技术进步，为适应不断出现的电子发票、电子银行回单等电子会计凭证，会计行业在报销、入账、归档的基本业务操作上，不断探索无纸化发展道路。然而，目前许多高校会计报销、入账、归档，仍存在会计凭证纸质与电子形式并存、线上线下混合处理的情况，距离会计凭证完全无纸化仍有差距。文章以L大学的实践为基础，通过总结会计凭证无纸化业务流程，研究高校会计凭证无纸化报销、入账、归档的实现方法。介绍目前尚存的多种纸质会计凭证实现无纸化方法，丰富会计凭证无纸化报销、入账、归档的新途径。

　　关键词：高校,会计凭证无纸化,报销,入账,归档,实现途径

　　一、引言

　　伴随着数字时代的到来，电子会计凭证得到快速发展。国家档案法的修订，《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局第79号令）和《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）文件的出台，明确了电子会计凭证的法律效力和管理要求。2021年3月，国家档案局会同财政部、商务部、国家税务总局开展第三批电子发票电子化报销、入账、归档试点工作，L大学作为全国为数不多、省内唯一高校参与其中。以此为契机，L大学拉开了会计凭证无纸化报销、入账、归档改革实践的序幕。

　　从会计核算业务量和原始凭证种类数量上考虑，支出业务为会计核算中数量最多、原始凭证类型较全的业务。本文以支出业务为研究对象，以实现会计凭证无纸化报销、入账、归档为目标，通过问题分析，研究如何利用信息技术手段，探索实现多种会计凭证无纸化处理的新途径。

　　会计凭证无纸化报销、入账、归档的优势在于：一是符合国家对电子会计凭证使用、归档和保存的要求；二是提升财务信息化程度，提高财务工作效率和服务水平；三是深化内部控制建设，完善对风险的管控；四是节约业务管理成本，与国家数字经济发展战略保持一致。

　　二、高校会计凭证的现状

　　（一）会计凭证现状

　　会计凭证按填制的程序和用途，分为原始凭证、报销单、记账凭证、银行回单和其他附件材料。从财务档案角度说，一张会计凭证，其记账凭证连同其原始凭证、报销单、银行回单和其他附件组成一件（最小的档案组成单位）。按存在形式的不同，会计凭证可分为纸质会计凭证与电子会计凭证。

　　会计凭证无纸化，就是各种会计凭证均实现电子化，利用电子化会计凭证完成会计报销、入账、归档业务全流程线上处理。然而目前在各环节处理时，会计凭证电子与纸质形式并存，线上线下流程交杂，依靠纸质人工传递作为各流程环节的联系桥梁。这与会计凭证无纸化相差甚远，具体情况如下：

　　1.原始凭证是在经济业务最初发生之时即行填制的、取自部门内部或外部的原始书面证明，如出差的车票、住宿发票、合同、内部自制凭证等，目前仍是电子与纸质并存。

　　2.报销单是记载业务内容并履行单位内部业务审批流程后的凭据，通过网上报销系统进行信息的填报后生成，可经线上审批完成后打印投递，但经办人和审批人更多的是采用打印报销单进行线下审批的方式来完成。

　　3.记账凭证是对原始凭证审核后，根据会计准则及会计制度对原始凭证进行分类、归纳确定会计分录后填制的会计凭证。会计审核后，通过财务核算系统接收业务数据，完善会计分录和其他信息，保存后打印纸质记账凭证。

　　4.银行回单是银行提供的支付凭证。根据资金性质不同，银行支付有两种渠道，银行回单的情况也不同。一是使用财政一体化集中支付系统对财政零余额账户资金进行网上支付。目前无法实现会计记账凭证与财政零余额账户电子银行回单的对应收集与归档，仍采取打印纸质银行回单进行人工整理归档；二是使用银校互联系统对基本户实有资金进行网上支付。可以实现会计记账凭证与基本户电子银行回单的对应收集与归档，但业务量相较财政一体化系统支付量来说还是非常少的。

　　（二）流程处理现状

　　经办人整理统计原始凭证和其他附件材料，填写报销单，经审批后以纸质形式投递到财务部门报销。会计审核相关材料后，制作打印记账凭证，经复核人员复核后，由出纳进行付款并接收或打印、整理该记账凭证的银行回单。下月初，由档案会计对会计凭证进行排序整理，分发给全处人员进行扫描，回收后统一装订归档。

　　三、高校会计凭证报销、入账、归档存在的问题

　　（一）尚未实现部分会计凭证处理的电子化

　　实际工作中，一笔业务的原始凭证为纸电混合形式存在的情况较为普遍。在报销单审批、形成记账凭证归档环节，以及个人收入发放表、合同等自制凭证，仍旧以纸质形式线下处理。同时，学校尚未建立自制原始凭证标准化体系和平台，缺乏统一的标准化模式，尚不具备全部实现电子化的条件。

　　（二）仍然以纸质形式管理保存，浪费资源资金

　　纸质会计凭证数量庞大，需要很大的空间保存，不便于查找翻阅。以纸质形式管理保存，需要打印相关材料，纸张和打印耗材消耗量大，不符合现阶段节约资源能源和“双碳”目标，浪费资源资金。

　　（三）使用电子发票打印件报销，易存在重复报销、舞弊篡改的风险

　　高校预算资金体量较大，在日常财务工作中，学校收到报销的电子发票已较为普遍，但电子发票报销仍采取打印纸质版作为报销依据，不能直接利用电子票据的优势特点采取无纸化处理，易存在重复报销、舞弊篡改的风险。通过人工校验、登记记录的方式，来保证电子发票不被重复报销，并不能完全规避舞弊行为，且会造成财务人员的工作量成倍增加，难堪重负。

　　（四）电子档案管理信息化不足，财务与档案部门数据未互联互通

　　目前仍是以人工管理、纸质形式保存，没有完全实现财务档案管理电子化。通过人工处理完成纸质实体档案的装订、查阅、移交，出现工作量大，工作效率低等问题。学校财务信息系统与档案部门的档案管理信息系统是两套独立的管理系统，两部门信息化建设时间不同，业务侧重点不同，尚未实现数据、信息共享和系统间互联互通，未达到数出一源的效果，存在“数据孤岛”现象。

　　从前述问题的分析来看，以传统纸质会计凭证为载体的处理流程，在会计信息化发展过程中，表现为线上、线下交杂处理，会计凭证纸质和电子形式混合存在，电子会计凭证只能打印成纸质凭证进行会计核算、归档处理，数据流、信息流被无形中割断了。如此操作，无法发挥电子会计凭证的防篡改、便捷性的特点，偏离了使用电子会计凭证的初衷，会计凭证无纸化改革势在必行。

　　四、L大学会计凭证无纸化报销、入账、归档实践

　　L大学的实践框架有三项内容：一是以电子发票业务为例，完成会计凭证无纸化报销、入账、归档的总流程；二是根据业务的特点和实际情况，进行重新梳理调整，完成个人收入发放、合同订立及支付执行、财政一体化系统电子银行回单归档业务的无纸化；三是通过电子档案管理系统，设计电子会计记账凭证档案的管理流程，满足电子归档要求。

　　（一）信息化基础条件

　　L大学使用天津神州浩天科技有限公司的系列高校财务软件。始建于2012年，经过10余年的发展过程，已从简单的财务核算，发展为多模块、网络化、互联通的阶段，并逐渐向一体化、集成化、标准化迈进。

　　目前拥有20多个模块软件，主要有预算、财务核算、工资、收费、个人收入、票据等核心模块。还包括网上报销、审批、查询、统一支付平台、微信公众号、自助投递和退单机等服务系统。利用财务多模块与科研、资产、银行网银、财政非税开票等多个外部业务系统对接。尤其在2021年建设的财务电子档案管理、对象化存储系统和升级多个原有系统的基础上，实现了L大学计凭证无纸化报销、入账、归档。

　　（二）会计凭证无纸化报销、入账、归档的总流程

　　从流程上来说，会计凭证无纸化报销、入账、归档也要经过网上填报，网上审批，审核记账，复核，付款，接收银行回单，档案接收装册、归档、移交等环节。这些环节均通过不同的系统模块完成，所有会计凭证均为电子形式，不再打印各环节的凭证，用无纸化方式进行业务流程操作、信息流转、过程行为记录、档案整理归档保存。

　　以最常见的电子发票报销业务为例，总结一下会计凭证无纸化报销、入账、归档的总流程（图1），其他报销业务仅在会计凭证电子化生成取得方式、网上填报环节上略有不同。

　　经办人通过网上报销系统，对电子发票进行查重验真，收集保存电子发票原文件；填写报销事项后，通过网上审批系统对报销业务进行审批，将审批结果返回到网上报销系统，最终生成报销单的电子PDF文件；会计通过财务核算系统接收报销数据，生成记账凭证的电子PDF文件；出纳通过银校互联系统进行网银支付，取得基本户电子银行回单。

　　以上各个系统中收集或产生的电子会计凭证原文件，在凭证影像化系统中汇总归集，在对象化存储系统中保存。利用财务电子档案系统，将记账凭证及其附件的电子文件作为一件会计凭证档案赋予档号，将多件会计凭证档案组卷分册，形成会计凭证电子档案。实现对会计凭证档案的利用查阅、移交保存等后续管理功能。

　　（三）几种特殊业务会计凭证无纸化

　　1.个人收入发放无纸化。主要是解决个人收入发放表、劳务费发放情况表、个税计税单的无纸化。其中，个税计税单无纸化是基于个人收入系统的数据表单在财务系统中生成PDF电子形式；个人收入发放表与劳务费发放情况表的无纸化，是对个人收入系统升级改造，把相关信息在系统中填报后自动生成PDF电子表单。在校外人员发放信息填报时，将劳务费发放情况表的必要内容增加到个人收入系统中进行填报采集，从而实现劳务费发放情况表内容在个人收入发放表单中一并体现。通过个人收入系统中填报字段的调整完善，将自制原始凭证行形成PDF电子形式，直接通过总流程进行报销、入账、归档。

　　2.合同无纸化。主要是解决合同文本的无纸化和合同执行时报销、入账、归档的无纸化。依托合同管理系统，能够实现从合同起草、审批、履行、结项、归档的全过程管理，同时实现已归档合同的借阅、信息复用与共享。

　　合同文本的无纸化，通过合同起草、审批、订立的网上操作流程，取得合同文本的PDF电子形式并形成合同档案。首先，合同文本草拟可以利用范本功能，补充相关信息后生成。也可以上传由双方拟定的文稿文本，在合同管理系统中录入必要的信息，提交合同审批环节；其次，系统按校内合同会签流程设置合同审批流程，相关职能部处领导通过合同管理系统进行合同签约文本的网上审批。通过全部合同会签流程后，可以发起合同订立用印；最后，目前在合同签约各方使用数字签名的电子签章不是很普遍的情况下，可以上传合同签约盖章文本的扫描PDF电子版，完成合同订立。若合同签约各方都用cfca数字签名且加密算法一致的，可以通过合同管理系统直接读取识别数字签名。

　　合同执行时报销、入账、归档的无纸化，是在进行合同履约支付时，根据付款计划，通过合同管理系统进行支付操作。支付信息通过WebService直接进入到网报及账务核算系统，直接通过无纸化报销、入账、归档流程进行处理。合同管理系统与凭证影像化系统对接，将合同文本的电子档案进行归集归档。

　　3.财政一体化系统支付业务电子银行回单归档。财政一体化系统支付业务电子银行回单归档，是实现财政一体化集中支付系统中的电子银行回单与记账凭证对应采集并归档。主要的设计思路是在支付信息录入时，在摘要处录入记账凭证内码，并在电子银行回单中体现，建立电子银行回单文件名与此笔业务的摘要信息对应关系，通过凭证影像化系统归集实现电子归档。

　　具体操作步骤是：在财政一体化系统中录入支付信息时，通过RPA程序在填充支付数据时将记账凭证内码添加到摘要显示，由出纳操作程序完成支付。出纳在财政一体化系统授权支付凭证查询页面勾选需要下载电子银行回单的凭证号。出纳点击RAP程序的批量下载按钮，RPA程序会操作财政一体化平台页面，查找勾选的数据，点击对应的下载按钮。RAP程序通过记账凭证内码找到刚下载的电子银行回单文件。RAP程序将下载的电子银行回单数据发送给财务电子档案管理系统归档，并获取财务电子档案管理系统归档情况的反馈。RAP程序将反馈情况推送到账务核算系统的数据库，可以实现账务核算系统同步查询电子银行回单。

　　（四）电子会计记账凭证的档案管理

　　按照会计档案管理要求，通过财务电子档案管理系统对电子会计记账凭证档案进行管理。将各种电子会计凭证，通过记账凭证内码作为对应关联字段，实现记账凭证及其附带的原始凭证、报销单、银行回单和其他附件等组成一件电子会计记账凭证档案。

　　1.财务电子档案管理基础。搭建对象化存储系统、凭证影像化系统和财务电子档案管理系统的财务电子档案综合平台。其中财务电子档案管理系统是三系统的核心模块，可以实现电子档案的整理、鉴定、保管、统计、检索、利用的全生命周期管理，系统主要功能有档案装册组卷、归档审批、档案查阅利用、档案鉴定销毁、纸质档案排架和借还管理等。

　　2.电子会计记账凭证归档流程。电子会计记账凭证归档流程是装册、归档审批、移交。具体如下：一是利用财务电子档案管理系统，通过组织机构、年度、月份、档案类型的选择，先筛选出需要归档的电子记账凭证数据，进行凭证的组卷操作。系统会按照指定的规则为每卷凭证分配案卷号，为每件凭证赋予档号，记录凭证档案的元数据，之后进入待归档状态。二是将选择的凭证案卷进行批量归档处理，提交进入归档审批流程进行档案归档的审批。审批全部通过后，形成已归档档案。三是会计档案在财务部门临时保存一年，一年后移交给学校档案馆。移交时，通过系统可以导出树状存储压缩文件和目录。通过财务电子档案管理系统与档案馆的档案管理系统进行对接，依靠两个系统中统一的档号编码，完成电子档案数据和移交材料的信息化处理。

　　五、结语

　　为深入贯彻国家深入建设“数字中国”，加快发展“数字经济”，“推进经济社会发展绿色化、低碳化”的有关精神，会计凭证无纸化报销、入账、归档是未来高校财务管理的必然趋势。改革原有会计凭证处理模式，建设会计凭证电子档案，L高校提供了实现会计凭证无纸化报销、入账、归档可复制的实现途径。

　　综上所述，会计凭证无纸化报销、入账、归档是国家深化税收征管改革、规范财务审计秩序的必经之路，也是实现“十四五”规划中数字经济发展的必然要求，将在未来全面推广、成为主流。高校应积极探索适应学校发展的技术方案，适应会计凭证无纸化发展的大潮。

参考文献:

　　[1]马媛,白永生,闫勇,薛微,王楠.辽宁大学增值税电子发票电子化报销、入账、归档案例.兰台世界,2022(02):4-6.

　　[2]葛仁军.聚焦电子票据归档服务数字化建设.中国档案,2022(07):30-31.

　　[3]王永伟.关于电子会计凭证档案入账归档的探索.兰台内外,2021(06):53-54.

　　[4]王晓燕.关于事业单位会计档案电子化管理的几点思考.财会学习,2021(02):89-90.