摘要：文章围绕高校推进电子会计档案建设的背景、现状及趋势，以安徽医科大学为例，分析高校会计档案管理现状和问题，提出了高校电子会计档案建设的实施路径和建议。

　　关键词：高校,电子会计档案,财务信息化建设

　　为在全国范围内进一步推进电子会计档案建设，我国有关部门陆续出台了一系列制度和规范。2016年1月起实施的《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局第79号令），首次提出电子会计档案的概念，让电子会计档案的法律效力获得了肯定。2020年，财政部、国家档案局在《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）中，指出在一定条件下，会计凭证的报销、入账和归档可以完全以电子化形式进行。2021年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，要求重点推进电子档案标准供给，积极推进发票电子化归档工作。同年，国家档案局等四部委共同发文《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》，要求围绕电子发票应用路径全面分析，扎实推进电子发票在采集、报销、入账、归档过程中的智慧应用。

　　与此同时，国家对高等教育资金投入的逐年增加，以及巡视、巡察和内外部审计工作的全面开展，带来了大量的会计档案管理工作。在以纸质档案为载体的传统会计档案管理模式已无法满足新要求的形势下,高校应积极响应国家相关制度要求，利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案，推进电子会计档案建设。

　　
       本文围绕高校推进电子会计档案建设的背景、现状及趋势，以安徽医科大学为例，分析高校会计档案管理现状和问题，提出高校电子会计档案建设的实施路径和建议，以期对高校电子会计档案的推行和应用提供一定的借鉴。

　　一、高校会计档案管理现状及问题

　　高校会计档案是高校事业发展过程中经济业务与财务状况的真实记录，为后期资金使用和管理决策奠定了基础，会计档案管理是高校财务管理工作的终端，但同时也是容易被忽视的一环。

　　以安徽医科大学为例，该校目前仍延续着以纸质档案为载体的传统会计档案管理模式。财务部门设置专人专岗，人工开展会计档案管理工作，包括对会计凭证、账簿、报表和其他会计资料等各类会计档案的整理入册、归档入库和调阅查询等。随着新形势下安徽医科大学会计档案管理工作的不断开展，发现了许多亟待解决的问题。

　　（一）会计档案管理模式落后，专业水平低

　　安徽医科大学虽然已于2016年就上线了财务综合服务平台，将网络报销、预算管理和综合查询等多项财务服务功能融于该平台内，但尚未涉及会计档案管理方面，未能及时将财务信息化思路应用于会计档案管理。即使在接收到电子发票、银行电子回单等电子会计资料时，也会采用将其打印成纸质的传统会计档案管理模式进行归档。传统会计档案归档流程中还存在着大量低效且重复性高的手工环节，如原始票据及会计凭证的归集、财政（银行）电子回单的匹配等，不仅影响归档效率且容易出错，随着安徽医科大学会计档案体量的逐年增加，给会计档案管理工作带来了巨大的压力，落后的会计档案管理模式与实际需求严重脱钩。

　　同时，部分高校对会计档案管理工作缺乏足够的重视，从会计档案管理人员身份情况来看，往往是由财务人员兼职负责会计档案管理工作，由于会计档案管理人员的能力水平直接影响会计档案管理工作的开展，部分工作人员不具备足够的财务专业知识、档案管理知识和计算机应用技能，这也导致了该校会计档案管理专业化水平较低。

　　（二）会计档案数量激增,管理成本高

　　由于会计档案具有原始票据实物量多和后期调阅查询率高等特点，在高等教育资金规模日益扩大和高质量内涵式发展的背景下，高校会计档案库藏数量增长明显。以安徽医科大学为例，仅会计凭证这一类会计档案就由2020年度的3万余份、装订归档1500余册，增至2023年度的6万余份、装订归档2800余册，2023年度会计凭证归档数量相比2020年度几乎翻了一番。

　　会计档案数量的激增使得传统会计档案管理模式面临巨大的挑战和压力，管理成本不断增加：一是纸张消耗量大，从电子票据、银行回单等原始电子凭证的纸质打印，到会计凭证、账薄和报表等会计资料的纸质化管理，都在不断消耗大量的纸张；二是人力成本高，纸质会计档案的归集整理、装订入库、保管调阅等都需要耗费财务人员大量时间精力来完成，工作流程重复性强且极其繁琐；三是存储成本高。纸质会计档案易损坏且不易长期存储，对储存环境的要求较高，要时刻做好防火、防潮和防盗工作；纸质会计档案的反复调阅也常常导致原始凭证毁损、遗失、甚至人为篡改等情况的发生；同时，由于会计档案的特殊性和保密性要求，需要定期移交至档案管理部门单独的存储场所进行保管，随着库存档案数量的逐年增加，空间要求等存储成本也越来越高。

　　（三）会计档案调阅需求增加，利用率低

　　随着科研项目结题审计、领导干部经济责任审计、巡视和巡察等工作的不断开展，安徽医科大学会计档案调阅查询的需求显著增加，会计档案管理的工作重点还增加了后期频繁的调阅查询、拍摄影印等。

　　安徽医科大学纸质会计档案的人工调阅查询工作较为繁琐。以会计凭证查询为例，首先需要经办人填写会计档案查询申请表，明确查询时间、内容等，由部门或项目负责人线下签批后，经财务部门负责人签批同意，递交至会计档案管理人员。会计档案管理人员需要根据查询时间、内容等在会计核算系统上搜索摘要、发生额等关键信息，确定相应会计凭证的会计年度、凭证日期及凭证号码，记录下需要调阅的内容，之后再与档案馆管理人员做好对接，陪同经办人到会计档案的存放地点调阅该凭证，完成所需查询内容的记录或影印。

　　在这样的会计档案查询流程下，不仅财务人员需要全程陪同调阅，增加了财务管理工作的人工成本，同时由于同一份会计档案不能满足多人同时调阅的需求，无法实现会计档案的效率性和共享性。因此，虽然安徽医科大学历年来存储的会计档案已经积累了大量的历史财务数据，但这些有价值的财务数据不能被合理配置和科学管理，无法及时向学校管理层等相关部门和人员提供决策依据。

　　二、高校电子会计档案建设路径探索

　　对于高校而言，推进电子会计档案建设的总目标应是借助新一代信息技术手段，通过改造财务信息系统、构建电子凭证管理系统等，建立电子会计档案管理及共享平台，最终形成从会计档案归集入账、整理归档到保管利用、鉴定销毁的全生命周期管理体系。

　　完整的高校电子会计档案建设应包括以下几个步骤：

　　第一，改造财务网络报销系统。报销经办人员在网络报销系统上传原始凭证及相关附件时，系统应要求其上传电子税务发票、电子财政票据等原始凭证的PDF格式原件或OFD版式原件，利用OCR（光学字符识别）技术抓取并保存电子票据日期、号码和金额等元数据；同时，电子票据自动对接国家税务总局全国增值税发票查验平台和财政部全国财政电子票据查验平台进行真伪查验，并反馈查验结果至网络报销系统，不再需要人工查验。

　　第二，构建电子凭证管理系统。电子票据等原始凭证通过查验后，与之对应关联的网报单据和会计凭证在通过凭证审核并支付时，电子凭证管理系统将自动保存各环节上传的电子原件及元数据，并通过银校直联对接，回传相应的银行电子回单PDF格式原件，至此，原始凭证电子原件及元数据、电子网报单据、电子会计凭证和电子回单等全流程电子数据均由电子凭证管理系统进行统一管理。

　　第三，建立电子会计档案管理及共享平台。电子会计档案管理平台应在财务信息系统和电子凭证管理系统之间数据互联互通的基础上而建立，并覆盖会计档案管理活动中的各个环节，包括会计档案的归集整理、立卷分册、入库移交和调阅查询等，以实现会计档案的全方位和多维度管理。同时，可通过电子会计档案用户管理和权限设定等个性化设置，提高其在内部控制、外部监管和信息公开等工作中的共享率及利用率，建立电子会计档案共享平台。

　　三、高校推进电子会计档案建设的建议

　　（一）完善电子会计档案管理配套制度

　　当前形势下，传统的纸质会计档案管理制度已无法适应电子会计档案管理现状，高校在推进电子会计档案建设过程中，首先应完善配套的制度保障。高校应根据国家出台的相关规定，结合本校电子会计档案建设的实际情况，对会计档案管理办法进行修订与完善。

　　首先，新制度应对电子会计档案管理的所有相关流程进行明确规定，包括电子会计档案的归集整理、入库归档、保管查询和鉴定销毁等各方面。其中，由于电子会计档案的管理主要依靠于财务信息化系统，建议对数据备份、权限设置和防篡改机制等系统安全相关要求进行单独规定。

　　其次，新制度应明确电子会计档案管理相关人员的职责与权限。对电子会计档案管理工作人员、财务部门负责人、档案管理工作人员、档案部门负责人以及档案查询申请部门（人员）等相关人员在电子会计档案管理过程中的职责与权限进行清晰划分，确保高校开展电子会计档案管理的各项工作有据可依。

　　（二）加强信息技术的应用，做好风险防范

　　高校电子会计档案的建设是财务信息化建设的最终环节，是在现有财务信息系统的基础上进行的优化和升级。一方面，通过新一代信息技术的应用，将纸质会计凭证、账簿和报表等会计资料数字化，或直接获取外部电子会计资料信息，通过抓取和保存其元数据并进行系统性整理和利用，最终实现各项会计档案信息的归集。另一方面，通过对接高校财务综合服务系统，构建电子会计档案管理和共享平台，对历年来会计档案信息进行统计分析，深度挖掘其数据价值，助力高校科学决策。

　　另外，在建设电子会计档案的过程中，高校还应重点关注防范系统安全风险，包括：加强软硬件基础建设，采取内外网隔离、权限控制、数据加密和数据备份等方式方法，充分保证数据安全；利用日志管理，将会计档案的归集入库、调阅查询等操作进行完整记录，实现对会计档案管理流程的全面管控，避免人为因素或不可抗力造成的损失。以权限控制为例，电子会计档案系统可设置会计档案信息处理的不同管理层级和人员，通过系统控制其可查阅会计档案内容的范围，对部分涉密会计档案还可根据实际需要增加电子审批流程。

　　（三）采取双轨制会计档案管理模式

　　需要指出的是，高校推进电子会计档案建设并非彻底脱离纸质档案，在当前阶段，由于我国税务发票、财政票据、火（汽）车票和购销合同等纸质原始凭证尚未完全实现电子化，因此当前高校电子会计档案的来源不仅包括可直接获取的电子会计资料，还包括传统纸质档案的电子化。电子会计档案管理系统通过将电子化的纸质会计档案信息纳入平台统一管理，在电子档案和纸质档案间建立起一对一的检索关系，使得纸质会计档案同样便于管理和利用。

　　由此可见，适合目前高校会计档案管理的模式应为电子会计档案和纸质会计档案并行的双轨制，对于大部分高校而言，纸质会计档案仍然是高校财务部门进行会计档案管理的重要内容之一，这在一定时期内或将持续存在。高校在开展电子会计档案建设过程中，应处理好传统纸质档案与电子会计档案协调并存的关系，部分高校认为近年来国家相关制度一直强调电子会计档案的建设，就可以降低对纸质会计档案的管理要求，这是不可取的。高校应对纸质会计档案和电子会计档案产生的财务数据信息进行有效分类管理，在推进电子会计档案建设的同时也要不断提高传统纸质会计档案的管理水平。

　　（四）提高会计档案管理人员的业务能力

　　在推进高校电子会计档案建设的进程中，会计档案管理人员的能力和素质将直接影响高校会计档案管理的水平，高校应加强顶层设计，从人员招聘到系统培训等方面着手，要求会计档案管理人员在工作中树立数字化理念，掌握必要的计算机软硬件操作技能，加快对推进电子会计档案建设的理解与认可。

　　第一，高校管理层、财务部门和档案部门应加强对会计档案管理工作的重视，深刻理解推进电子会计档案建设的重要性和紧迫性，必要时应给与人力物力财力等各方面的支持；第二，从会计档案管理人员的招聘工作入手，提高专业门槛，积极吸收掌握财务专业知识、档案管理知识与计算机应用知识的复合型人才；第三，结合高校推进电子会计档案建设中出现的实际情况，制订完善的岗位培训计划，定期和不定期地对会计档案管理人员的知识结构进行更新，使参与档案管理的财务人员能够了解和熟练操作会计档案管理相关软件，能运用各种软件对不同来源的会计档案信息进行处理，生成符合国家规定的会计档案文件，确保会计档案管理工作达到国家相关要求。

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