［摘   要］科研事业单位政府采购内部控制是通过建立单位内部管理制度、授权审批流程和信息系统等措 施，与国家层面的法律法规等外部控制方法互相补充、共同制约， 规范和约束单位政府采购的有效措施和 手段。目前， 很多事业单位政府采购活动内部控制体系还存在体系制度不健全、业务模块独立、信息资源 未能共享、风险评估不全面、信息技术手段不高等问题 , 不能真正通过内部控制体系来约束和控制政府 采购活动。本文以某科研事业单位为例，从信息化角度 , 探讨将内部控制体系嵌入信息系统之中，将单 位内部采购流程与单位外部采购流程形成大闭环和小闭环信息系统 , 以将所有控制在流程中解决，加强 政府采购流程的信息化监督与管理，以真正实现单位政府采购内控闭环管理的程序化和常态化。该系统 建设对其他科研事业单位政府采购内部控制信息系统建设也有一定的参考作用。

　　［关键词］事业单位,政府采购,内部控制,闭环信息系统,信息化

　　0   引  言

　　政府采购是政府宏观调控经济的一种有效手段［1］，随着社会和经济的发展，我国政府采购制度、法律体系日渐完善，基本上能通过法律法规控制、社会监 督等外部方式来规范和约束政府采购。但单纯依赖这 些外部控制，不能真正提高政府采购效率、降低行政成 本、促进廉政建设，所以亟待建立一种落实法律法规和 监督等外部控制的内部控制——政府采购内部控制体 系或手段。通过内部控制体系或手段与外部控制互相补充、共同制约，以更好地控制和完善政府采购行为。

　　近些年来，党和国家政府在不断规范外部控制的 同时，也高度重视政府采购活动的内部控制，陆续出 台了《行政事业单位内部控制规范（试行）》《关于全 面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》《关 于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》（财库〔2016〕99 号）等法律法规来指导政府采购活动的 内部控制建设。这些制度和规定，从不同方面为行政 事业单位政府采购活动内部控制体系和制度的建立和完善提供指导。但总体上看，行政事业单位政府采购 活动内部控制体系建设过程中还存在体系制度不健 全、业务模块独立、信息资源未能共享、风险评估不全 面、信息技术手段不高等问题，不能真正通过内部控 制体系来约束和控制政府采购活动。

　　根据控制论的基本理论与观点，政府采购内部控 制建设的关键是政府采购内部流程设计和信息系统建 设，将内部控制体系嵌入信息系统之中，所有控制在流 程中解决［2］，方可以改变业务活动管理分块、信息分 割的局面，真正实现单位内控闭环管理的程序化和常 态化。本文从信息化角度， 以某科研事业单位为例， 重 点探讨适用于科研事业单位政府采购内部控制的信息 系统建设。

　　1  某科研事业单位政府采购内部控制闭环流程
      1.1 政府采购内部控制含义

　　从理论上来说，政府采购内部控制尚无具体定 义，但内部控制的含义比较明确。在财政部 2012 年下 发的《行政事业单位内部控制规范（试行）》中，内部 控制是指单位为实现控制目标，通过制定制度、实施 措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和管控。 参照此定义，政府采购内部控制可定义为： 政府采购主 体根据国家政府采购相关法律法规等制度的要求，结合单位实际情况，通过建立制度、授权审批流程和信 息系统等自我控制管理措施，对单位政府采购业务工 作活动进行风险防范和管控，以保障政府采购工作的 质量、效率和安全， 提升单位政府采购管理水平。

　　1.2 某科研事业单位政府采购内部控制流程

　　按照政府采购内部控制的概念与思想，政府采购 业务是执行预算和计划的一个过程。这个过程执行的 是采购需求提出、采购执行、合同和验收环节等工作流程和制度的一个小闭环管理系统。故政府采购内部控 制流程可包括采购计划与需求提出、采购方案确定、采 购文件审批、采购合同审批、采购款项支付审批、验收 审批等 6 个审批子流程和若干步骤组成的一个主流 程，各子流程审批步骤相对独立。以某科研事业单位 为例，其内部控制视角下的政府采购业务流程具体如 图 1 所示。

　　2  某科研事业单位政府采购内部控制信息系统建设

　　根据上述政府采购内部控制定义，政府采购活动 内控建设不仅仅是内部各业务之间建立相互衔接的体 系制度、工作规程和管理系统等自我控制措施，也要 考虑国家政府采购相关法律法规等制度的要求。从管 理学和系统动力学的角度来看，内部控制系统是一个 信息管理反馈系统，一般是采取闭环控制方式，将控 制活动贯穿于业务活动的各个环节，通过各种信息反 馈，促进系统不断调节、优化。因此，科研事业单位政 府采购内部控制系统，不仅是单位内部执行政府采购 预算、计划、采购执行、合同和验收环节等工作流程和 制度的一个小闭环管理系统，也是一种按照国家政府采购相关法律法规等制度的要求执行预算与计划的一 个大闭环管理系统。

　　2.1 某科研事业单位政府采购大闭环框架

　　科研事业单位政府采购内部控制大闭环管理系 统由内、外部控制平台和系统组成。外部管理系统和 平台有中国政府采购网、主管机关和部门、代理机构 等，主要完成国家所要求的政府采购计划编报、采购 意向公开、合同公示、采购完成情况上报等。根据政 府采购执行预算与计划的过程，内部管理系统和平台 一般有预算 / 计划管理系统、合同管理系统、资产管理 系统、财务管理系统等。政府采购管理内部控制大闭 环管理系统与内、外部系统或平台的关系如图2所示。

　　2.2  某科研事业单位政府采购小闭环信息系统建设基 本思想与原则

　　2.2.1  用整体性思维建设政府采购内部控制体系和各 业务活动模块

　　根据前述政府采购业务流程与步骤，可以看出，与 政府采购执行预算与计划的过程活动有关的业务部门 比较多，一般有预算/ 计划管理部门、合同管理部门、资 产管理部门、财务管理部门。政府采购系统建设需要 依据预算、合同、资产、财务等环节反馈的信息进行调 节和控制，确保实现政府采购的目标，达到内部控制 的目的。如果预算、合同、资产、财务等管理部门只考 虑各部门自身的业务需要，缺乏整体性思维，则势必 会影响政府采购内部控制建设。如采购部门更关注采 购预算、招投标、采购合同、采购客体的数量品牌、采 购对象的资质等方面的信息，而财务部门更关注国家 财政系统的资金支付系统与预算决算系统，二者对数 据信息的要求不一致，将极大妨碍风险控制，因而影 响政府采购内部控制体系的效率和作用。必须用整体 性思维来建设政府采购内部控制体系，各个业务模块 应该在相对独立的基础上密切合作，方能发挥作用，提高效率。

　　2.2.2 用闭环管理思想实现政府采购业务流程

　　采购业务流程包括采购需求提出与审批、采购方 式审批、合同签订、款项支付、验收入库等多个独立的 审批流程，从最初的采购需求提出到最后验收入库，时 间跨度可能长达一两年，整个过程涉及预算、采购、合 同、财务、资产等多个业务部门。如果各个审批流程 之间相互独立，采购活动分段进行管理，缺乏覆盖整 个采购过程的主流程，则难以将同一个采购活动按顺 序串联起来，极易造成混乱。必须用闭环管理的思想 管理政府采购业务各个阶段和流程，使各流程之间关 联或串联， 实现流程之间的数据共享。

　　2.3 在OA平台上衔接各业务系统

　　政府采购内部控制建设方式一般有三种，一种是 新建政府采购内部控制业务管理系统，即单独通过建 立相应的管理制度、授权审批流程和管理信息系统实 现政府采购业务内部控制；第二种是利用现有的 OA 系统实现政府采购核心业务审批流程，达到内部控制 的目的 ; 第三种是在 OA 系统的基础和平台上，整合 预算、合同、政府采购、资产、财务等不同业务模块系 统，将这多个系统数据集成在一起，实现各系统之间数 据的交互与共享［3］。本文结合某单位 OA 系统先建 的实际，讨论第二种即通过 OA 系统来实现政府采购 内部控制的小闭环信息系统基本框架，以实现与财务 管理一体化系统、资产管理信息系统等做好衔接，做到 信息标准一致、软件技术接口标准、系统架构统一、组 织管理模式相同［4］。

　　2.3.1 某科研事业单位 OA 系统简介

　　OA 系统是单位日常工作中的支撑软件，一般担 负着单位主要业务的审批、新闻公告发布、考勤等基 本功能。它是一个虚拟的协同工作平台，通过计算机 和网络实现办公流程信息化，实现多人、多部门、跨地 域的协同办公模式。实现办公事务和公文协同管理，提 高了信息交流的效率［3］，有效地提高工作效率和质量。 目前，许多事业单位都根据需要或国家要求，开发建 设了如财务、资产等多个业务系统。但这些业务管理 系统之间相互独立，所以，在日常工作中，需要在多个 系统之间来回切换，既不方便，又浪费时间。如果以  OA 系统为运行平台，完成各种电子表单填报，各业务 系统的审批过程自动流转逐级审批等，则无须频繁切 换系统，即可直接调用所需要的数据信息，达到加强 单位内部控制的目的。

　　2.3.2 政府采购内部控制系统与 OA 系统平台的衔接

　　以某科研事业单位政府采购的分散采购为例，按 照执行过程，其具体工作步骤如下：①需求部门提报 采购项目需求；②需求部门和相关部门领导审批采购 需求；③采购方式及实施方案审批；④采购文件（招标 / 询价 / 谈判）审批；⑤采购实施与执行 ( 招标 / 询价 / 谈判 )；⑥采购结果审批；⑦采购合同审批；⑧财务部 门支付款项；⑨需求部门等部门验收；⑩资产入库； 支付完毕通知申请人 / 预算采购等相关部门。若分批 次支付，则按合同条件进行步骤⑨再重复步骤⑧。其 中，步骤⑤⑩是执行采购具体的活动， 如发布招标公告、开标、评标、资产入库等，这些是不涉及审批的步 骤，其他是需要独立审批的重要步骤。分散采购的一个主流程和嵌套的 6 个子流程如图 3 所示。

　　用一个主流程串联多个子流程的模式，非常适合 政府采购业务的内部控制。众所周知，政府采购业务 复杂，涉及部门多，时间跨度大，一个项目涉及多个审 批流程，如采购需求计划审批使用一个流程，而后提交 的采购方式审批又需要一个流程，如果这些流程之间 没有自动进行关联， 极易造成混乱。通过 OA 系统，利 用这种一个主流程嵌套多个子流程的模式，可将每一 个独立审批流程串联起来，系统根据预先设定的触发 条件，自动触发各子流程的开始，并提取数据到主流 程中，实现流程之间的数据共享。这样，即使多个采 购项目即多个主流程同时进行，因为是主流程串联着 子流程，每一个采购项目都是一个主流程，一个采购 项目的执行的数据和信息情况是详细记录到一个主流 程中，流程之间数据无障碍传输与流动，点点相连、环 环相扣、彼此沟通，真正形成一个健全完善、运转灵活 的系统［5］，完成对整个政府采购业务的闭环管理，从 而达到采购服务规范化、工作流程标准化、信息通讯 网络化，实现政府采购内部控制管理的目的。

　　3  结束语

　　政府采购内部控制信息化建设是将内部控制体 系建设嵌入信息系统之中，将内部控制理念、控制程序、控制措施等要素固化在信息系统以内，以最大限 度地降低人为因素的影响［6］，完善和加强行政事业单 位政府采购流程的信息化监督与管理，实现政府采购 内控闭环管理的程序化和常态化。本文以某科研事业 单位为例，探讨了政府采购内部控制系统建设方案，希 望对其他单位内部控制建设的发展也有所裨益。

　　主要参考文献

　　［1］高鹤龄 . 政府采购 : 支出管理和宏观调控的重要手段［J］. 发展，1998（9）：6-7.

　　［2］杨晓辉 . 行政事业单位内控管理信息系统建设研究［J］. 电 脑知识与技术，2019，15（15）：110-112.

　　［3］蓝凌 OA 办公系统 . 企业信息化建设，应该选择 OA 系统还 是业务管理系统 ?［EB/OL］.［2019-03-29］（2023-04-06）. http://www.landray.com.cn/activity/85551/.

　　［4］葛立欣 . 高校内控采购管理系统信息化平台设计［J］. 职大 学报，2021（5）：95-99，94.

　　［5］赵阳，姜秀慧，刘晓宇 . 基于 MVC 的科研单位政府采购管理 系统模型设计［J］. 中国管理信息化，2021，24（15）：80-84.

　　［6］葛海涛 . 浅谈行政事业单位内控管理与信息化应用［J］. 中文科技期刊数据库（全文版）经济管理，2021（7）：55，57.