［摘要］当前，信息化技术已逐步应用到行政事业单位的各项工作中，但传统档案管理模式仍依赖手工操作，存在收集环节易出现信息遗漏、整理环节分类标准不统一、存储环节占用空间大且易受损、利用环节检索效率低且跨部门共享难等问题，这不仅制约了档案管理效率的提升，还难以满足单位高效开展工作的需求。为解决这些问题，文章先梳理当前行政事业单位档案管理中存在的不足，然后结合信息化背景，从档案收集、整理、存储、利用4个维度分别提出具体的应对策略，旨在为行政事业单位推进档案管理信息化建设提供参考，助力行政事业单位提升档案管理的规范性与效率，让档案更好地为单位业务开展和决策制定提供支撑。

　　［关键词］信息化；行政事业单位；档案管理流程

　　0引言

　　档案管理作为行政事业单位的核心工作之一，承载着单位业务开展、决策制定所需的关键信息，其管理质量直接影响单位整体运转效率。若仍沿用传统模式，不仅难以跟上信息化发展节奏，还可能制约档案对单位工作的支撑作用。由此可见，研究信息化背景下行政事业单位档案管理流程的优化路径既可以为这类单位档案管理信息化转型提供理论层面的参考，又能切实解决实际管理中效率低、规范性不足等问题，助力其提升档案管理水平，因此极具理论价值和实践意义。

　　1行政事业单位档案管理现存问题

　　1.1档案收集环节：以手工操作为主，信息采集效率低且易遗漏

　　许多行政事业单位在档案收集环节以手工操作为主要方式，工作人员需要逐份接收各类档案材料，手动记录材料的基本信息，包括形成时间、内容类别、涉及部门等，整个过程缺乏自动化工具的辅助。在这种操作模式下，信息采集的速度受到人工处理的限制，无法快速完成大量档案材料的信息录入，同时人工记录容易因工作人员注意力不集中、操作失误等情况出现信息遗漏或错误，导致后续档案管理环节难以准确追溯档案来源，还会影响档案信息的完整性，给档案整体管理工作埋下基础层面的隐患，使得档案收集作为档案管理流程的初始环节，无法为后续工作提供扎实、准确的信息支撑［1］。

　　1.2档案整理环节：分类标准不统一，手工整理耗时且规范性差

　　行政事业单位档案整理环节存在分类标准不统一的问题，不同部门、不同工作人员在整理档案时，可能依据各自理解的标准对档案进行分类，有的工作人员按档案形成的业务流程分类，有的工作人员按档案涉及的事项分类，还有的工作人员按档案材料的格式分类，缺乏统一且明确的分类规范［2］。同时，整理工作主要依赖手工完成，工作人员需要手动对档案材料进行排序、装订、标注类别等操作，不仅耗费大量时间和人力，而且手工操作的规范性难以保证，导致后续档案检索时难以快速定位所需档案，也使得档案管理的整体规范性受到影响，无法形成统一、有序的档案管理体系。

　　1.3档案存储环节：依赖纸质实体存储，占用空间大且易受环境影响而损坏

　　目前，行政事业单位档案存储环节较多依赖纸质实体存储，所有档案材料均以纸质形式保存在专门的档案库中。这类存储方式需要占用大量的物理空间，为容纳不断增加的档案材料，行政事业单位需要持续扩大库房面积或增加存储柜架，进而增加场地管理的成本。同时，纸质档案材料对存储环境的要求较高，容易受到温湿度变化、虫害、霉变、水渍等环境因素的影响，库房内若温湿度控制不当，纸质档案可能出现纸张发黄、变脆的情况，遇到潮湿天气还可能滋生霉菌，导致档案材料受损。部分珍贵档案一旦受损，修复难度较大，甚至可能出现档案内容模糊、无法辨认的情况，影响档案的长期保存，威胁档案的完整性和安全性。

　　1.4档案利用环节：查询依赖人工检索，效率低且跨部门共享难度大

　　行政事业单位在查询档案时主要依赖人工检索，工作人员需要根据使用者的需求手动翻阅档案目录册，查找对应的档案编号，再到档案库房中调取实体档案进行核对，整个检索过程需要逐一排查相关目录和实体档案，花费较多时间，无法满足利用者的快速查询需求。同时，跨部门档案共享存在较大难度。由于缺乏统一的档案共享平台，不同部门之间的档案信息无法实现实时互通，部门之间若要使用对方的档案，就需要通过人工传递纸质档案或线下沟通申请的方式，不仅增加档案传递的时间成本，还可能因传递过程中的延误、丢失等情况影响档案利用效率，导致跨部门协作时无法及时获取所需的档案信息。

　　2信息化背景下优化行政事业单位档案管理流程的策略

　　2.1档案收集层面：搭建信息化采集系统，提升信息获取效率与完整性

　　考虑到传统手工档案收集模式在效率和信息完整性上的局限，难以适配信息化背景下行政事业单位档案管理的高效需求，行政事业单位需要通过搭建信息化采集系统的方式来优化档案收集流程，从而切实提升信息获取的效率与完整性。

　　首先，行政事业单位在搭建信息化采集系统时应注重系统与内部现有业务系统的对接，如行政事业单位可以将采集系统与财务报销系统、人事变动登记系统、业务审批系统等进行关联，使各业务环节产生的档案信息能够自动归集到采集系统，无须工作人员手动录入，减少重复操作的同时避免人工转录带来的误差。

　　其次，行政事业单位需要在系统中设置多种信息采集方式，除了支持电脑端上传电子档案、填写标准化电子表单外，还应开发移动端采集功能，方便工作人员在外出办理业务、开展现场工作时，通过手机等移动设备实时拍摄、上传纸质档案扫描件或现场形成的电子档案，打破空间限制，确保档案信息能够被及时采集。

　　再次，行政事业单位需要在信息化采集系统中加入信息自动校验与补全功能，预设档案信息的必填项、格式规范等校验规则，当工作人员录入信息时，若存在遗漏必填项、格式错误等问题，系统能实时弹出提醒，引导工作人员补充并完善相关信息；对于部分可以通过内部数据库自动获取的信息，如部门名称、人员身份信息等，系统可自动关联填充，减少人工输入量。

　　最后，行政事业单位需要建立系统使用的管理制度，明确各岗位在信息采集中的职责，如采集人员负责及时录入信息、审核人员负责校验信息准确性，形成分工明确的工作机制，进一步保障采集信息的完整性。通过这些举措，让信息化采集系统真正发挥作用，推动档案收集工作从传统手工模式向高效信息化模式转变［3］。

　　2.2档案整理层面：制定统一的数字化分类标准，实现系统自动整理归档

　　在信息化转型过程中，行政事业单位日常产生的档案类型日益多元化，既有传统文书类档案，也有电子表单、音视频记录、业务系统生成的结构化数据等新型档案，若缺乏统一的整理依据，易出现分类混乱、检索困难的问题，甚至影响后续档案利用与业务衔接。

　　首先，行政事业单位在制定统一的数字化分类标准时，需要紧密结合自身核心业务流程，先按职能模块划分一级类目，如办公室负责综合管理类、人事科负责人事管理类、财务科负责财务管理类、各业务科室负责项目管理类等，在此基础上依据档案的性质和内容逐级细化二级、三级类目，如综合类档案可进一步分为请示批复、会议纪要、通知通告，项目执行类档案可分为项目申报材料、中期检查报告、竣工验收文件。

　　其次，行政事业单位要明确各类档案的元数据要求，包括档案名称、形成时间、形成部门、关联业务编号、保管期限等，确保每一份档案都有清晰且唯一的标识，避免出现档案重复归档或漏归的情况。在系统自动整理归档方面，行政事业单位需要将制定好的数字化分类标准嵌入专业档案管理系统，并推动档案管理系统与各业务系统的数据对接，如当人事系统生成员工聘用合同、财务系统生成费用报销凭证、业务系统生成项目进度报告时，档案管理系统能自动抓取这些文件及对应的元数据，按照预设的分类标准完成自动分类、编号，并生成归档目录。同时，行政事业单位要在系统中设置必要的审核环节，由档案管理人员对自动整理的档案进行核对，确认无误后再正式归档，减小人工操作可能带来的误差。

　　最后，行政事业单位可以在系统中设置版本管理功能，实现同一文件不同修改版本的自动关联，并自动标注版本号和修改时间，这样既可以让档案整理工作更规范有序，也能提升档案整理效率，为后续档案的快速检索、共享利用打下坚实基础。

　　2.3档案存储层面：构建数字化档案数据库，减少实体占用并保障档案安全

　　行政事业单位长期以来依赖实体档案柜存储档案，随着业务量逐年增加，其不仅会不断挤占办公空间来存放新档案，还要投入额外人力防范实体档案受潮、虫蛀或意外损坏，传统存储模式的局限性在信息化时代愈发明显。因此，行政事业单位在建设数字化档案数据库时应立足实际业务需求，先对现有实体档案进行全面梳理，按照档案保管期限和业务类别逐一登记造册，再选用专业扫描设备将实体档案转化为电子文件。在这个过程中，行政事业单位要注重调整扫描分辨率，以确保文字、图表清晰可辨，同时将电子文件与对应的元数据关联录入数据库，确保数据库内档案分类与实际业务流程相匹配，方便后续按需求快速调取。

　　在减少实体占用方面，对于已完成数字化的实体档案，行政事业单位可以筛选出使用频率低的部分档案集中存放在专用库房，采用密集架替代传统档案柜，这样既能节省办公空间，又便于统一管理，而常用的档案能直接通过数据库调取，减少对实体档案的反复翻阅，降低实体损耗。要想保障档案安全，则需要多维度发力，为数据库设置分级访问权限，明确不同岗位人员的查看、修改权限，避免敏感档案信息泄露。

　　2.4档案利用层面：搭建线上查询共享平台，提高检索效率

　　行政事业单位在以往的档案利用过程中，常存在线下查阅需要反复奔走档案库房、跨部门调档要层层进行纸质审批的问题，有时还会因档案存放位置不明或传递延误影响业务办理进度，这种依赖人工的利用模式已跟不上信息化办公的节奏。

　　首先，行政事业单位搭建线上查询共享平台时，需要结合各部门日常用档场景梳理需求，如办公室常常需要查阅会议纪要、业务科室需要频繁调取项目相关档案、人事部门需要频繁使用员工档案等，科学设计平台功能模块。除按部门、档案类型划分基础导航外，行政事业单位还可以针对高频业务设置专项档案入口，如“年度重点项目档案库”“日常行政文书库”等，方便不同岗位人员快速定位［4］。

　　其次，在检索功能优化上，除支持关键词、形成时间、保管期限等多条件组合检索外，行政事业单位还可以加入档案关联推荐功能，方便工作人员快速调取高频使用的档案，减少重复检索操作，切实提升检索效率。在跨部门协同方面，平台需要根据档案敏感程度细化共享权限，普通业务档案可开放单位内部跨部门查看权限，涉及核心机密的档案仅对指定岗位人员开放［5］。同时，行政事业单位应开通线上调档审批功能。当用户发起跨部门调档申请后，系统能自动将申请推送给档案所属部门的负责人及档案管理员，经线上审批通过后，申请人即可在授权范围内在线查阅或下载档案，无须线下传递。

　　最后，行政事业单位可以在平台中加入协同标注功能，跨部门协作处理业务时，工作人员可在档案对应位置标注补充说明，所有标注记录将自动留存并同步共享，方便后续追溯。同时，行政事业单位可以定期对平台运行情况进行检查，及时解决检索卡顿、权限设置异常等问题，确保平台稳定运行，让档案利用既高效、便捷，又能有效支撑跨部门业务协同，充分发挥档案的价值。

　　3结束语

　　在信息化背景下，行政事业单位通过搭建信息化采集系统、制定统一的数字化分类标准、构建数字化档案数据库、搭建线上查询共享平台等策略，能够针对性地解决档案管理中收集效率低、整理不规范、存储占用大、利用不便等问题，有效推动档案管理流程优化，提升档案管理的规范性、安全性与实用性，为单位业务协同和决策提供支撑。未来，希望有更多研究者能加入这一领域的研究，共同促进行政事业单位档案管理信息化水平的持续提升，使其更好地适应政务数字化发展的整体要求。

　主要参考文献

　　［1］刘静.新形势下基层事业单位人事档案管理问题研究［J］.兰台世界,2025(增刊1):151-153.

　　［2］李长鸿.事业单位档案信息化管理的实践与探索［J］.黑龙江档案,2025(3):126-128.

　　［3］唐劼.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考［J］.办公自动化,2025(4):53-55.

　　［4］刘延河.“互联网+”时代背景下行政事业单位档案管理信息化建设的策略［J］.四川劳动保障,2024(7):8-9.

　　［5］苏小菲.大数据背景下事业单位档案管理信息化建设路径探究［J］.办公室业务,2025(12):43-45.