大数据背景下档案管理信息化建设研究

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2026-05-19 15:00:39 来源：作者：liunanfang

摘要：大数据背景下，档案管理信息化建设呈现出档案数据要素化、归档前移入链、智能检索服务三大发展方向。

［摘要］大数据背景下，档案管理信息化建设呈现出档案数据要素化、归档前移入链、智能检索服务三大发展方向。但在实践中，档案管理信息化建设面临着资源建设侧仍以文件与目录为主，资源组织方式难以支撑跨部门共享利用；管理运行侧受制于职责边界、协同口径、变更同步等因素，跨部门贯通推进受阻；利用服务侧仍以传统检索与人工咨询为主，智能服务类型较少，场景适配不足等现实困境。对此，文章提出从资源治理、协同运行、利用服务 3 个层面着手，提升资源供给能力、贯通运行水平与利用服务效能。
［关键词］大数据；档案管理；信息化建设

0 引言

大数据环境下，数据定位从“保存对象”逐步转向“治理对象”，电子文件归档、数字档案馆建设、资源共享、档案数据治理与安全管理等相关工作持续推进。在现实工作中，各类数据生成速度快、来源多样，业务系统与归档要求在运行逻辑上需要紧密衔接，档案管理急需把资源供给、过程管理、利用服务统筹起来，推动数据要素化供给、归档前移入链、智能检索服务等发展方向落到可操作的路径上。基于此，有必要进一步分析大数据背景下档案管理信息化建设的发展方向，识别其在资源建设、管理运行、利用服务 3 个层面面临的现实困境，提出相应的创新策略，为相关领域的研究和实践提供参考，为提升档案管理的效率和质量贡献力量。

1 大数据背景下档案管理信息化建设的发展方向

1.1 推动档案数据要素化，满足数据资源流通需求

档案管理信息化是运用现代化信息技术尤其是以计算机为主的智能化工具来加强档案资源信息的收集、整理、开发和利用［1］，而档案数据要素化则通常是指把档案资源从“可查、可看”的信息形态组织成“可汇聚、可交换、可复用”的数据形态［2］。大数据背景下，社会各界对档案管理与利用的要求愈加复杂。一方面，各类业务系统持续产生数据，业务活动跨平台、跨部门联动更频繁，数据在治理、服务、监管等场景中不断流转；另一方面，国家层面对数据要素的定位越来越明确，数据从资源变成可流通的生产要素，档案信息在其中也被放到更大的资源格局中。档案管理信息化建设也就不可避免地要回应公众对“数据供给能力”的新要求。因此，从发展方向来看，档案管理信息化需要把资源建设的重心由“资源积累”转向“资源组织”。第一，需要把档案内容同业务事项、机构职能、时间地点等要素建立更稳定的对应关系，让档案数据具备可汇聚的基础。第二，强调面向流通的可理解性，既包括目录层面的清晰，也包括上下文信息的保留，让数据离开原系统后仍然说得清来源和含义。第三，强调可复用的资源产品形态，既能支撑档案管理部门内部管理，也能满足面向社会的查询、核验、统计、研判等需求。信息化建设沿着这一路径推进，档案数据才能在更大范围内顺畅进入资源配置与公共服务场景。

1.2 推进归档前移入链，满足数据全程留痕要求

大数据环境下，档案业务形态更偏向线上化、平台化，数据更新频繁，版本更迭速度较快，档案管理如果仍停留在事后集中接收，往往需要更多时间和精力去补背景、补过程、补关联。从档案学的生命周期理论和连续体思想来看，记录的证据价值来自形成过程与管理过程的连续一致。流程一旦被切断，后续整理再完善，也难以完全复原当时的业务语境。有研究指出，“十五五”期间，档案智慧化发展要严格遵循“应归尽归、应收尽收”原则，归档对象不只包括传统意义上的文件材料，还包括能够证明业务办理过程的数据条目、版本记录和操作留痕［3］。据此，档案管理信息化建设的发展方向就要推进档案归档前移入链，具体表现在 3 个方面：第一，信息化建设更强调“源头记录”，要把业务系统中形成的电子文件、数据记录、审批痕迹统一归纳；第二，信息化建设更强调“过程留痕”，要把业务关键节点对应的记录关系表达清楚，使档案能够说明“在什么时间、由谁、基于什么依据作了什么处理”；第三，信息化建设更强调“版本连续”的可识别，围绕定稿、变更、作废、替代等常见情况，形成可追溯的凭证链条。

1.3 发展智能检索服务，回应场景化利用诉求

档案利用长期依赖编目体系和人工咨询，优势是权威、严谨，短板是面对海量数据时效率有限。大数据背景下，档案资源规模扩大，类型更复杂，既有文本，也有图像、音视频、业务数据；利用需求更偏向即时、在线、跨部门协同，档案利用也越来越强调围绕任务组织信息、场景提供服务。而“检索”作为最主要的档案服务方式，也需要顺应时代、公众和档案工作发展的要求实现高度的“智能化”：第一，要实现“多维检索”，即把传统题名、责任者、年度等检索维度同事项、项目、地点、人物关系等维度结合起来，让检索更贴近用户的提问方式；第二，实现“关联发现”功能，即把分散在不同全宗、不同门类、不同载体中的档案材料，通过主题、过程、对象维度的关联关系串联起来，帮助用户通过一次检索即可获取完整的相关证据链条；第三，实现检索结果“可说明”，即强调检索结果的出处、版本、形成背景等信息随结果同步呈现，让用户在使用时更容易说明依据、标注来源。沿着这些方向推进，档案管理信息化建设就能把大数据环境下的资源规模优势转化为利用优势，使档案服务更贴近治理、民生、行业办事等具体场景。

2 大数据背景下档案管理信息化建设面临的现实困境

2.1 资源建设层面要素化程度不高，资源供给难以支撑共享利用

面对海量档案数据，开发、使用档案数据资源，使其以数据要素的身份加入大数据战略，赋能国家治理与社会治理，是档案管理信息化建设的重要途径［4］。现实中，许多单位的数字资源仍以文件包、目录库、影像库为主，资源形态更接近“可查、可看”，距离“可汇聚、可交换、可复用”仍有差距。要素化程度偏低，一是在资源的组织上，常将案卷、件、文件作为主要单位，难以直接对接业务事项、过程节点、责任主体等管理要素，跨部门共享时往往需要再次解释与再加工。二是在资源的描述信息上，目录字段、元数据口径、形成背景等信息分散不齐，资源离开原系统后容易出现“看得见材料、说不清来由”的情况。三是在资源供给方式上，馆藏数字化成果、立档单位移交数据、业务系统原生数据并行存在，但缺少面向流通的统一表达，供给侧难以形成稳定的资源产品。

2.2 管理运行层面流程协同度偏低，跨部门贯通推进不顺

大数据背景下，档案管理运行与业务运行之间的耦合度明显提高。档案管理要获得连续的过程信息，需要同业务系统在归档范围、归档节点、数据接口、职责分工上形成高度协同。现实中，部门间系统建设节奏不一，业务流程在不同平台上分段运行，数据在平台之间流转时容易出现衔接缝隙。流程协同度偏低：一是业务端与档案端的职责边界不清晰，前端产生的数据、文书、表单、附件分别由不同岗位管理，移交口径容易出现差异；二是跨部门事项链条拉长后，归档对象与归档责任随业务变化而调整，档案管理难以同步跟进；三是平台层面的对接推进受现实条件影响较大，各类平台之间的数据壁垒还没有消除，网络数据生态体系还不健全，数字档案平台与各类业务平台对接难度较大［5］。

2.3 利用服务层面智能服务形式单一，场景化应用拓展不足

档案利用线上化、平台化后，用户更习惯按事项、需求、场景检索信息。资源规模扩大、类型更复杂，传统以目录检索与人工咨询为主的服务方式承接压力增大。智能服务形式单一主要体现在 3 个方面：一是检索以关键词与字段匹配为主，面向事项链条的关联检索、跨载体聚合、时间线梳理等能力相对薄弱，用户只有多次检索、反复筛选才能拼出完整线索；二是面向场景的服务组织不足，资源虽多，但专题组织、过程串联、证据链条呈现等服务形态较少；三是智能加工环节的说明材料不足，利用端越来越多地接触到自动关联、自动提取、自动推荐等功能，但结果的来源、范围、版本、形成背景等辅助说明往往不够充分，用户在引用与核对时需要额外补证，影响体验与信任。智能服务单一并不等同于存在技术缺口，更常见的原因在于资源组织与利用需求之间缺少稳定的转换通道：资源侧的要素组织不完善，管理侧的流程贯通不顺畅，最终会在利用端集中显现为“能检索但难以一次用好”，场景化应用拓展步伐也随之放缓。

3 大数据背景下档案管理信息化建设的创新策略

3.1 推进数据要素化整理，提升资源供给能力

资源建设层面要素化程度不高，往往源于资源组织仍以“馆藏管理便利”为主要取向。对此，档案管理部门可以把数据要素化整理作为资源治理的基础工作来安排，从总体上调整资源组织方式。第一，应当以业务事项为牵引重整资源结构。档案管理部门可以围绕本单位职责与常见业务事项，建立统一的资源组织框架，使同一事项相关材料能够归入同一逻辑体系。第二，应当统一档案资源标准。档案管理部门可以对主要资源类型逐项梳理字段体系，形成一套便于各部门共同遵循的规则。第三，应当把背景信息纳入资源整理范围。档案管理部门在要素化整理时可以同步整理这些基础信息，并把它们作为资源的一部分纳入管理，使数据在跨部门使用时更易被正确理解。第四，应当形成稳定的资源供给形态。资源供给可以分为内部管理用、跨部门共享用、社会服务用 3 个层次，不同层次在开放范围与整理深度上存在差异。档案管理部门据此形成分层供给体系，有助于在共享利用中保持一致。

3.2 优化跨部门协同流程，提升贯通运行水平

第一，应当明确协同对象与范围。档案管理部门可以联合业务管理部门，选取跨部门链条较长、数据流转频繁、利用需求集中的事项作为协同攻坚重点，明确各环节需要形成的材料与记录、对应的归集责任、移交责任及验收责任主体，确保责任闭环。第二，应当把归档要求融入业务规程。跨部门事项往往由业务流程驱动，单靠档案管理部门后端验收难以填补过程缺口。将归档范围、归档要求、留存内容、移交方式纳入业务规程，有助于各部门在办理过程中按同一规则形成记录，减少后期返工。第三，应当建立跨部门协同标准。跨部门协同经常在“材料范围、口径含义、命名方式”上出现差异，档案管理部门可以推动形成统一口径文件或统一操作指引，使各部门在同一尺度下开展归集与移交。第四，应当建立变更同步机制。事项规则调整、系统升级、字段变化在大数据环境下较为常见，若档案管理未能同步跟进调整，将导致全流程贯通运行被动中断。档案管理部门可以推动形成变更同步制度，明确变更提出、评估确认、更新发布的基本程序，使流程与规则保持一致。

3.3 拓展智能服务应用场景，提升利用服务效能

第一，应当以场景组织服务内容。档案管理部门可以归纳高频利用需求，按事项核验、政策依据查找、办理过程回溯、历史查询等类型建立场景目录，每一类场景明确用户需要的材料范围、常用查询条件、常见组合方式。场景目录形成后，服务建设就有了稳定指向，避免只增加功能却难以提升使用体验。第二，应当扩展查询条件的组合方式。传统检索多围绕题名、责任者、年度等字段，难以满足事项型检索需求。档案管理部门可以在查询条件中增设事项名称、项目编号、对象名称、地点信息、时间区间等常用条件，并支持条件组合查询，使用户更容易按自身需求定位材料。第三，应当完善同一事项材料的汇集方式。跨系统、跨门类材料分散时，用户常常需要多次检索才能补齐所需材料。档案管理部门可以围绕事项建立材料集合，对相关材料按办理环节与时间顺序进行整理归并，使用户在一次查询中获得更完整的材料信息。第四，应当提高结果可核验程度。档案利用经常涉及引用与核对，档案管理部门可以在查询结果中列明材料出处、形成单位、时间范围、版本信息等基础要素，便于用户核对和引用。

4 结束语

大数据背景下，档案管理信息化建设的推进重点逐步从资源积累转向资源组织，从末端接收转向过程衔接，从单一检索转向场景服务。面向下一阶段，档案管理部门需要在资源组织、流程协作、服务供给上形成更稳定的工作方式，在不同业务领域积累可推广的经验，逐步把信息化建设从“建系统、上平台”转为“可持续运行、可持续服务”，使档案数据在治理与公共服务中发挥支撑作用。