［摘要］人力资源管理视角下，人事档案是人才配置与规划的依据，更是构建“教工画像”、支持知识挖掘和承载组织记忆的关键数据源。然而，当前高校人事档案开发利用普遍面临“重藏轻用”传统观念束缚、部门间“数据孤岛”导致的信息协同不畅等现实困境。对此，文章提出相应策略：首先，实现从“被动保管”向“主动服务”的观念转变；其次，通过顶层设计统筹信息化平台建设，打破数据壁垒，以实现跨部门信息整合；最后，深化数据挖掘技术的应用，将非结构化的档案内容转化为可分析的数据，为高校人力资源战略决策提供数据支持。

　　［关键词］人力资源管理；人事档案；开发利用

　　0引言

　　近年来，国家高度重视档案事业的发展。2018年中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》，以及2021年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》，都对档案工作的科学化、规范化和信息化建设提出了明确要求，特别强调了档案信息资源的开发利用。高校作为人才培养与集中的重地，其人力资源管理水平直接影响学校的整体发展和人才队伍建设水平。人事档案是教职工职业生涯最原始、最全面的记录，构成了高校人力资源管理的基础信息库。然而，在很长一段时间里，高校人事档案管理工作偏重材料的收集、保管和流转，对于档案信息的主动开发和深度利用则显得相对滞后。许多有价值的信息“沉睡”在档案库房中，形成了“数据孤岛”，这种“重藏轻用”的管理方式使得档案工作与现代人力资源管理在决策支持、人才评价、战略规划等方面的实际需求脱节。在数字化时代和“双一流”建设背景下，高校转变传统观念，从人力资源管理的视角出发，重新审视人事档案的凭证价值、信息价值和数据价值，显得尤为重要和迫切。

　　1人力资源管理视角下高校人事档案的价值表现

　　1.1充当人力资源规划与配置的凭证依据

　　高校人力资源管理的首要工作涉及人力资源的规划与配置，包括教职工的招聘、选拔、晋升和调配等一系列活动。这些管理决策需要客观、真实、全面的信息作为支撑，高校人事档案正可作为这种凭证依据，它所包含的原始材料为高校人力资源部门奠定了事实基础。人事档案是评价和使用人才的基础。有学者明确指出，人事档案是历史、全面、系统地考察了解、评价使用干部、人才的重要依据［1］。一份完整的高校人事档案系统记录了教职工从求学到工作的完整经历，包括其学历学位、专业技术职务、工作履历、考核奖惩等信息。当进行人才选配时，档案管理部门可以提供这些原始材料，帮助决策者全面了解人选的情况。例如，在专业技术职务晋升评审中，档案中的履历材料、年度考核材料和科研成果记录是核实申报人资历和业绩的直接证据。这种以档案材料为凭据的管理方式使得人力资源配置的每一个环节都有据可查，减小了主观判断带来的偏差，保证了人事管理工作的严肃性和规范性。

　　1.2支持开展知识挖掘与构建教职工画像

　　档案本身就是一个庞大的信息资源库，蕴含着巨大的分析潜力。应用现代数据处理技术可以对海量的档案信息进行知识挖掘与特征提炼，从而构建出多维度的“教职工画像”，为人力资源管理提供更深层次的洞察与决策支撑。传统的档案利用方式往往是针对单个教职工的“点对点”查询，难以展现群体的全貌。而知识挖掘技术的应用可以改变这一现状，通过对档案数据进行系统化梳理和分析，能够实现“全覆盖的知识挖掘价值”［2］。例如，高校人力资源部门可以统计分析全校教职工的年龄结构、职称分布、学科背景、研究方向和科研产出等信息，形成可视化的数据报告。“教职工画像”是知识挖掘的一种具体应用，不仅包括教职工的基本信息，还可以整合其教学工作量、科研项目、合作网络甚至学生评价等数据，勾勒出一个立体的、动态的人才形象。正如学者所指出的，可以“根据年龄、性别、民族、专业、学历、职称、工作年限等条件进行知识加工”，进而“精确匹配所需的人事信息”［2］。这种画像可以帮助人力资源部门快速识别高层次人才、学科带头人和有发展潜力的青年教师，从而在人才盘点、团队组建、梯队建设等方面制定出更加精准的策略。

　　1.3作为人才成长轨迹的原始记录与组织记忆的载体

　　人事档案具有显著的时间属性，是动态记录个人职业生涯全过程的文献集合。这份连续的记录既构成了每个人才的成长轨迹，也汇聚成了高校自身的组织记忆。对于教职工个人而言，人事档案是其成长的忠实记录。这种记录从学生时代就开始形成，是“人事档案的重要组成部分之一”［3］。从入职时的青涩，到成长为教学骨干或学术专家，其间的每一次学习培训、每一次岗位变动、每一次考核晋升，都会被记录在案。这份轨迹记录对人力资源部门开展职业生涯规划和精细化管理工作很有帮助。管理者可以通过回顾一个教职工的成长轨迹了解其优势特长和发展瓶颈，从而针对性地提供培养方案或调整其工作岗位，真正做到人尽其才。对于高校而言，全体教职工的人事档案汇集在一起，便构成了组织记忆的宝贵载体。档案中沉淀的历史数据反映了学校在不同发展阶段的人才结构、师资队伍建设的方针以及人事制度的变迁。例如，通过分析多年的人事档案，可以清晰地看到一所大学在学科布局、人才引进重点上的历史演变。这种历史传承的价值有助于新入职的教职工理解组织文化，增强归属感。同时，人力资源部门可以从这些“组织记忆”中汲取经验，审视现行人事政策的效果，为未来的制度设计提供借鉴。

　　2人力资源管理视角下高校人事档案开发利用面临的现实困境

　　2.1“重藏轻用”观念固化，档案价值开发意识薄弱

　　长期以来，档案管理工作受传统观念影响，其首要职责被定位于“保管”。在高校中，人事档案管理同样未能摆脱这种惯性思维。许多管理者和档案工作人员的精力主要集中在材料的收集、鉴别、整理和安全保管上，确保档案的“完整”与“安全”成为工作的重点。这种“重藏轻用”的管理模式使得档案部门的工作职能偏向于“库房”看守。也有研究指出，当前高校人事档案“管理模式单一，管理意识薄弱”是普遍现象，许多高校“没有充分认识到（档案）在高校发展中的重要作用”［4］。当档案工作的出发点和落脚点都停留在保管层面时，主动去开发档案信息的意识自然就处于缺位状态。人力资源部门在人才规划或决策过程中往往依赖即时报表或专项通知收集数据，较少主动寻求档案部门提供深度的数据分析支持。

　　2.2档案资源割裂分散，信息协同利用不畅

　　在高校信息化建设过程中，不同部门会根据自身的业务需求建立独立的管理系统。人事处、教务处、科研处、财务处等部门均掌握着与教职工相关的海量数据，这就产生了“数据孤岛”。研究指出，系统各功能模块相互隔离，缺乏有效的数据关联机制，形成了异构数据整合困境［5］。人事档案系统所掌握的信息往往只是教职工职业信息的一部分，且可能存在更新不及时的问题。另一项研究也指出，部门间缺乏沟通协作，信息壁垒阻碍了档案资源整合与共享［6］。当人力资源部门试图开发利用档案信息时，却发现需要打破重重的数据壁垒，信息协同利用的渠道极不通畅，这极大增加了开发利用的难度和成本，也使得所谓的人才画像变得片面和失真。

　　2.3管理手段相对陈旧，深度开发能力不足

　　当前，许多高校的人事档案管理虽然实现了数字化，但这种数字化仅仅是“数字化扫描”。档案数字化只是将纸质档案转换为数字化形式，是信息化的基础，但并非全部。信息化的核心在于数据化［7］。仅仅将纸质档案扫描成PDF或图片格式虽然便于检索和查阅，但其内容仍然是非结构化的，无法进行数据分析和知识挖掘。这种停留在浅表层次的“数字化”正是管理手段陈旧的体现。与此同时，深度开发能力的不足体现在以下两个层面：在技术上，高校普遍缺少能够对非结构化档案内容进行自动抽取、分析和关联的智能工具；在人员上，档案管理队伍的知识结构亟待更新。传统档案管理人员擅长材料的整理和保管，但对于数据挖掘、统计分析、知识图谱构建等技能则不熟悉。这种技术手段和人员能力的短缺直接导致高校人事档案的深度开发“有心无力”，人力资源管理部门因此无法获得所需的数据支持，档案的价值便无从谈起。
       3人力资源管理视角下高校人事档案开发利用的实践路径

　　3.1破除“重藏轻用”思想，树立主动开发利用观念

　　观念的转变是所有实践行动的先导。首先，高校的档案管理部门和人力资源部门都要认识到，档案的价值在于使用，保管只是实现利用的基础手段，档案工作应转变为“信息中心”式的服务。档案管理人员的角色定位需要重新定义，从被动的“档案守护者”转变为主动的“信息服务者”和“数据分析助手”。档案部门应该主动“走出去”，积极与人力资源部门建立常态化的沟通机制。比如，主动了解人事处在人才引进、职称评审、师资培训、干部选拔等工作中的具体需求和痛点。其次，高校管理层要从制度上引导这种转变。可以调整对档案部门的绩效考核方式，增加“服务利用成效”的权重。比如，可以统计档案部门主动提供的分析报告数量、数据服务响应的及时性，以及这些服务在多大程度上支持了人事决策。当考核指挥棒转向“利用”时，工作人员自然会主动思考如何盘活档案资源。最后，要在校内营造“用档案数据说话、用档案数据决策”的氛围。这需要档案部门和人力资源部门联手做出“样板”工程。比如，在一次重要的干部选拔中，档案部门基于档案信息深度分析候选人的履历、历年考核情况、奖惩记录，提供一份客观、全面的数据报告，辅助了最终决策。这样的成功案例比任何宣传都有说服力。

　　3.2统筹信息平台建设，为档案资源整合利用奠定基础

　　高校的人事信息分散在人事、教务、科研、学工等各个系统，档案系统里的信息只是其中一部分，还可能存在更新滞后的问题。要开发利用档案，前提必须是数据整合。这就要求高校必须进行强有力的顶层设计，下决心统筹建设一体化的人事信息平台。这不是某个部门能单独完成的，要由校级领导牵头组建专项工作组，人事、教务、科研、财务等部门形成合力，确保工作高效协同开展。首先，“定标准”，共同制定全校统一的数据标准和数据字典。比如，“教工编号”必须全校唯一；“职称”“学历”“学科归属”等字段要有统一的编码和定义。没有这个标准，数据即便汇聚过来也是一堆乱码，无法使用。其次，“理清接口”。统一标准后，平台建设可以分步实施。不一定非要推倒所有旧系统，建一个庞大的新系统。更现实的做法是，通过开发标准化的数据接口，把现有的各个业务系统“连接”起来。这个平台的核心是将人事档案系统作为底层的基础数据源，将教务、科研等系统的业务数据作为动态信息源，按照规则向平台汇聚。

　　3.3深化档案数据挖掘，服务于人力资源管理决策

　　高校人事档案管理工作向“数据化”和“智能化”迈进，首先要实现档案内容的“数据化提取”。对于海量的存量档案，特别是那些手写的履历、评语等，要利用光学字符识别（Optical Character Recognition,OCR）、自然语言处理（Natural Language Processing,NLP）等技术，把这些非结构化的图像和文本转化为计算机可以理解和处理的结构化数据。其次，在数据提取的基础上，开展多维度的统计分析。人力资源部门可以利用这些数据快速构建师资队伍的各种模型，如年龄结构、职称结构、学缘结构、学科分布等。这些直观的图表和报告能帮助管理者迅速掌握人才队伍的现状，为制订引才计划和人才培养方案提供依据。最后，要探索“智能化辅助决策”的实践路径。比如，通过关联分析，研究教职工的教育背景、工作经历、科研产出、教学评价等数据，识别哪些因素对人才成长影响最大。还可以构建“人才画像”，为每一个教职工打上多维度的标签。当学校需要组建一支跨学科专业人才队伍时，系统可以根据需求快速筛选出相关领域专家，甚至可以通过历史数据建模，对高层次人才流失风险进行预警。

　　4结束语

　　展望未来，随着大数据与智能技术的深入应用，人事档案将转变为动态的人力资本“驾驶舱”。通过构建精准的教职工画像与人才模型，档案数据将能更好地服务于师资队伍建设与战略规划，为高校高质量发展提供坚实的数据支撑。

　主要参考文献

　　［1］杨立志,潘璐,金博.基于专项审核视角的高校干部人事档案管理效能提升路径研究［J］.档案管理,2023(1):98-100.

　　［2］陆冬梅.数据化时代高校干部人事档案价值实现路径研究［J］.档案管理,2022(1):81-82.

　　［3］志伟,赵宪珍,刘晓艳,等.高校学生人事档案管理工作常见问题分析及应对策略研究［J］.北京档案,2024(6):49-52.

　　［4］孙保惠.新时代高校人事档案信息化管理探析［J］.档案管理,2021(2):124-125.

　　［5］崔子璐,张舒.智能网络分析驱动的高校人事档案知识图谱系统构建：以苏州大学人事管理系统为分析基点［J］.山西档案,2025(10):177-181.

　　［6］高耀峰.人事考试与档案管理融合策略及其预期效益研究［J］.山西档案,2024(7):167-170.

　　［7］刘利.机关事业单位人事档案信息化建设与优化［J］.山西档案,2024(12):185-188.