［摘要］目前，国家对科研项目和成果转化的投入力度持续加大，科技创新投入比例逐年上升，然而在科研项目的档案管理、科研成果的验收方面仍存在较多问题。如何保障科研项目成果归档的完整性、准确性、系统性、及时性，已成为亟须深入思考和解决的问题。本文通过对相关政策文件的分析，梳理结合国家、部委及院级层面对科研档案管理的具体要求，总结了当前科研项目档案管理存在的核心问题，并系统探讨了科研项目档案全周期、系统化及数字化管理的路径与方法。

　　［关键词］科研项目；档案管理；对策研究；信息化；过程控制

　　0引言

　　在知识经济时代，科研项目档案已超越传统文献载体范畴，演变为包含实验数据、过程记录、知识产权等要素的复合型知识资产。科研项目档案作为科研人员劳动成果的汇总、提炼，是最宝贵的科研成果，将科研项目档案合理地收集汇总、建档保存，既是对科研成果的尊重，也是单位宝贵知识财富的积淀。在国家创新驱动发展战略背景下，科研项目档案管理正经历从实体保管向知识服务的范式转型。近年来出台的《科学技术研究档案管理规定》等政策文件，标志着科研项目档案管理已上升至国家创新体系建设的基础性工程[1]。

　　1科研项目档案管理相关要求

　　科研项目档案管理作为科研管理的重要环节，贯穿整个科研项目管理全流程。既是对项目成果的集中和汇总，又是阶段成果的提炼总结，具有重要的意义。因此，项目运行过程中应将科研项目档案管理要求融入科研管理的流程和制度要求中，切实做到项目管理和项目档案管理共同部署、共同实施、共同检查，将科研项目档案管理纳入相关人员职责考核体系。在科研项目档案管理方面，从国家法律和行政法规，到各部委机关的工作要求，再到集团公司的规章制度，乃至基层单位的制度文件，都做出了明确规定。

　　《科学技术档案工作条例》对科技文件材料的形成和归档、科技档案的管理、科技档案工作管理体制等做出了总的要求[2]。其中第七条规定，没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能验收。

　　《科学数据管理办法》（国办发〔2018〕17号）对科学数据的定义、管理和采集、汇交与保存、共享与利用、保密与安全等均做出了明确规定[3]。

　　《科学技术研究档案管理规定》从规章制度、经费预算、条件保障、监督检查等多方面对科学项目档案管理提出了总体要求[4]，要求科研项目应当明确专人负责科研文件材料的收集、整理、审核，结题验收后按照要求及时归档。《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量要求[5]。组卷原则主要是遵循科技文件的形成规律，根据科研项目运行全过程不同阶段分别组卷；其中针对具体项目形成的管理类文件可以归入所针对的项目文件，供调取使用；科研课题的科技文件应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷；尤其是科研项目运行全流程，包括立项论证、项目运行、总结验收、成果形成和管理等，可以据此进行阶段划分。

　　《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）规定了在公务活动中产生的具有保存价值的电子文件收集、整理、归档的具体要求，明确了电子档案的编目、管理与处置的一般方法，同时明确科研过程中产生的电子文件归档与电子档案管理可参照执行[6]。

　　各部委对归口管理的项目也均有明确的档案管理要求，虽管理要求略有不同，但整体管理的核心思想是统一的，均旨在保护科技成果、关注档案的保存和再利用。例如，科技部相关管理规定明确了某重大专项档案管理的归档范围与质量、过程管理与保存、档案验收、共享与利用等内容。各部委对科研项目档案管理的要求总体上与《科学技术研究档案管理规定》保持一致，主要区别在于档案的归属及保存，档案归档后要移交至相关部门或专业机构。

　　从企事业单位层面出发，对科研项目档案管理也提出了具体管理要求。例如，某集团形成了《科研项目档案管理细则》，坚持“统一领导，分级管理；融入业务，全程管控；完整系统，安全可用”，统筹集团科研项目档案资源，体现了对科研项目档案的高度重视。该细则将科研项目档案的范围界定为“预先研究科研项目档案”和“型号研制科研项目档案”两类，并将预先研究项目细分为“基础研究”“应用研究”“先期技术开发”三类；对职责分工、形成与收集、整理与归档、保管与移交、开发利用与统计、验收、奖惩等做出了具体要求。《中国科学技术大学重大科研项目档案管理实施细则（试行）》提出四同步管理[7]，并要求与各参研单位签订合同、协议时，应明确归档内容、质量要求、归档时间和违约责任。

　　2科研项目档案管理现状的多维透视

　　虽然目前各层级文件对科研项目档案管理都做出了明确规定，但在实际执行过程中，科研项目档案管理仍存在一些典型问题。

　　2.1科研项目人员档案管理意识淡薄，缺乏专业性

　　由于很多档案管理人员是由科研人员兼任，其缺乏专业的档案管理知识，对归档材料范围不清楚。因此，其对试验方案、试验大纲、图样、技术小结、原始数据等未能给予足够重视，也未能及时完成归档，最终造成归档资料缺失。

　　2.2科研项目档案管理缺乏系统性

　　科研项目档案管理存在阶段性失衡问题：在立项规划阶段，科研人员普遍存在建档意识薄弱、原始数据缺乏管理等问题，导致大量原始数据处于非结构化状态；在研究实施阶段，项目团队往往偏重科研成果产出，忽视研究日志、实验记录等过程性材料的系统积累，致使结题验收阶段突击性归档现象屡见不鲜，档案的完整性、真实性难以得到保障。

　　2.3档案管理方式落后，档案查阅方式低效

　　部分单位仍沿用线下归档的方式，一个项目结束后大量纸质资料集中存放于档案中心资料库中，形成了信息上的“成果孤岛”。由于缺乏有效共享和检索机制，这些资料难以为后续承担类似项目的科研人员所利用，导致归档资料闲置。与此同时，后续项目仍需重复开展前期基础工作，这不仅降低了科研效率，也造成了大量资源浪费。

　　3加强科研项目档案管理工作采取的措施

　　3.1强化科研人员档案管理意识与专业技能培训

　　通过对科研人员的系统性培训，明确归档范围，使兼职科研人员掌握必要的档案管理知识，使其从源头上重视并正确归档试验方案、原始数据等材料。同时，尝试引入专业人员，提高科研项目档案管理的专业水平。

　　3.2明确和细化归档资料范围，确保归档资料的系统性、全面性与准确性

　　首先，从制度文件层面明确规定需进行归档的项目类别。例如，应包括单位自主立项项目（含中断及未取得预期结果但具有保存价值的项目）、硕士与博士研究生学位论文、未纳入科研计划但被确认为科技成果或已申请专利的项目，以及其他具有保存价值并经批准必须归档的项目等。

　　其次，从制度文件层面细化归档文件资料范围，包括科研项目运行全周期所形成的、具有保存价值的成果均应当纳入归档范围，涵盖各种形式和载体的科研文件资料等。科研项目负责人应对归档文件资料的系统性、完整性、准确性和及时性负责，主管部门需加强对资料完整性的审查。项目在策划立项、组织实施、中期检查、结题验收与评估等全过程中形成的具有利用价值、应当归档保存的文本文件、图像文件、图形文件、超媒体文件、程序文件、数据文件等形式的电子文件均应归档。还应关注项目鉴定或验收形成的结论、申报成果奖励获得的证书及相关资料等，由主管部门及时指导并督促负责人完成归档。此外，与协作单位签订合同时，也应明确归档要求（归档范围、时间等）。

　　3.3依托信息化建设，优化归档方式和流程，提高档案查阅效率，进一步提高成果利用率

　　充分依托信息化建设，根据项目类型向科研人员提出科研项目归档要求，明确归档材料范围，构建信息化管理平台，结合项目运行重要节点制订科研项目归档计划，分阶段对科研项目形成的文件资料开展归档，以确保归档资料的完整性。在后续项目管理中，应根据归档计划中的时间节点及时对项目的归档情况进行检查。

　　按照规定项目归档范围，在课题重要节点可随项目进度开展归档资料的节点审查；在课题结题验收时，负责人须审查全部已归档资料，确保资料完整、齐全，并提交研究工作技术小结、科技档案鉴定表和全套文件资料清单进行审核，最终完成课题结题验收。

　　针对未纳入科研计划但被研究院确认为科技成果或已申请专利的项目，以及其他具有保存价值、经研究院批准必须归档的项目等，虽无明确的课题节点要求，但文件资料的形成贯穿课题运行全过程。因此，可在课题策划前期根据预估归档资料容量，对形成的文件资料分阶段或随时归档；并依托形成的归档容器，参考课题结题要求准备资料，按照年度或项目研制重要节点进行分阶段归档和节点审查。

　　针对重要项目，建议在立项阶段建立项目归档容器（包含电子档案容器和纸质档案容器），可考虑在相关业务信息系统与档案管理系统之间建立接口，以确保科研项目档案及时归档；文件资料可根据课题运行情况按季度或半年周期进行电子归档，每年进行一次纸质文件归档，并及时更新归档文件清单，系统性地形成项目文件资料，有利于项目资料的保存与后续查阅。

　　4实施成效分析

　　依托有效的档案管理办法，通过持续完善和细化科研项目档案管理流程，及时总结并形成科研项目档案管理实施细则，作为日常档案管理工作的依据和抓手，可从整体和实际层面全面提升我院科研项目档案管理成效。

　　4.1保证科研项目质量

　　通过建立制度文件体系，从整体层面明确科研项目档案管理要求，结合科研项目档案管理实施细则指导实际操作，完成课题运行过程中各项资料成果的收集、整理和管理工作这一过程不仅是对科研项目的总结和提炼，也为课题负责人提供了重要的回顾与反思依据。将科研项目档案管理融入科研项目全流程管理，有效保障了科研项目质量。

　　4.2有利于科研项目成果的积累、保存和延续

　　通过开展科研项目档案管理，系统汇总科研项目资料成果，并借助信息化手段妥善保存，同时建立档案开放利用机制，降低档案查阅门槛，使档案查阅更加便捷快速，进一步促进了科研档案信息共享，推动科研档案资源深度开发，保障科研项目技术成果的延续性。

　　5结束语

　　本研究通过梳理各层级对科研项目档案管理的具体要求，分析当前科研项目档案管理存在的痛点与难点，理顺科研项目档案管理存在的问题和症结并分析原因，探索加强科研项目档案管理工作方法、措施，并分析管理成效，有效破解传统管理模式中的碎片化困境，体现了项目管理全生命周期成果管理的思想，为科研项目档案管理提供了新思路、新方法。

主要参考文献

　　［1］靳荣莉.《科学技术研究档案管理规定》与科研诚信相关法律法规的衔接研究［J］.档案管理，2023（1）：101-103.

　　［2］王英玮.《科学技术档案工作条例》的内容回顾与修订建议［J］.北京档案，2024（8）：28-32.

　　［3］高瑜蔚，石蕾，朱艳华，等.《科学数据管理办法》实施细则比较研究：以正式发布的11份细则为例［J］.中国科技资源导刊，2019，51（3）：1-10，17.

　　［4］孙大东，白路浩.基于文本比较的《科学技术研究档案管理规定》解析［J］.档案与建设，2021（4）：31-35.

　　［5］常建法，国测，王英玮.《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）的主要内容及相关问题探讨［J］.北京档案，2022（6）：21-25，43.

　　［6］肖秋会，詹欣然.《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）解读［J］.北京档案，2018（5）：26-29.

　　［7］徐世录.论科技档案的四同步管理［J］.办公室业务，2002（2）：15.