［摘要］在数字技术快速发展的背景下，高校档案管理面临从传统模式向数字化、智能化转型的迫切需求。本文从数字赋能视域下高校档案管理特征入手，梳理了武汉城市学院在档案管理中存在的体制不完善、信息化程度较低和档案意识薄弱等现实问题。通过构建数字档案体系、推进资源数字化、拓展宣传路径与聚焦专业特色等方式，探索高校档案管理的创新路径，旨在为推动高校档案管理理念革新与实践转型提供理论参考与实践指导。

　　［关键词］数字赋能；档案管理；资源利用率

　　0引言

　　数字赋能作为现代信息技术与传统业务融合的关键手段，已在高校档案管理中发挥着重要作用。大数据、云计算、人工智能等技术的嵌入，使档案信息呈现集成化、智能化、实时化的特征，为提升管理效率和服务水平提供了技术支撑。然而，在实际推进过程中，高校档案管理仍存在部分问题，制约了档案资源的深度利用和功能拓展。为实现档案服务与高校学科结构、人才培养目标的深度融合，亟须以数字赋能为支点，探索契合学校特色的档案管理创新路径。基于此，本文以武汉城市学院为例，深入探讨数字赋能视域下高校档案管理创新路径，旨在为高校档案治理能力现代化提供理论支撑与实践参考。

　　1数字赋能视域下高校档案管理特征

　　1.1资源储备性

　　资源储备性是指高校档案管理通过收集、整理和分析大量的数据，建立一个丰富而全面的资源库[1]。不同于以往以纸质资料为主的静态保存模式，当前高校档案管理在数据形态、存储方式、信息覆盖范围等方面均表现出高度的信息整合能力，使档案资源具备更强的集中性与关联性。资源储备性还体现在档案内容的多元化，既包含行政事务类档案，也涵盖教学、科研、学生事务等多种类别，构成结构完整、主题清晰的信息集合。此特征反映出高校档案管理不再局限于被动保存，而是具备主动承载和系统承接校内各类数据资源的能力，成为高校信息生态系统中的基础单元之一。

　　1.2保障安全性

　　保障安全性强调在数字化背景下对档案信息安全的系统性防护要求。随着档案由纸质向数字形态转变，其存储方式、传输路径与管理机制日益依赖信息系统，安全性特征集中体现为对数据完整性、稳定性和持续性的高度关注。该特征不仅能够防止数据丢失或泄露，更体现在系统结构中的稳定机制与容错机制。基于大数据的高校档案管理系统还具有备份和恢复功能，以保障档案数据的持久性和可靠性[2]。该特征表明数字化系统在设计上已将可恢复性作为必要组成部分，强调数据在时间延续过程中的连续性与可依赖性。

　　2武汉城市学院档案管理现状

　　武汉城市学院（以下简称我校）是一所非营利性全日制民办普通本科高等学校，前身为武汉科技大学城市学院，创建于2002年。多年来，我校始终坚持“育人为本、质量立校、特色发展、争创一流”的办学理念，在教育教学、科研平台、人才培养等方面取得了丰硕成果，综合办学实力稳居全国民办高校前列。在持续推进数字化校园建设背景下，档案管理作为高校内部治理体系中的重要组成部分，其规范性与信息化水平直接关系着学校运行效率与管理质量。但从当前实际情况来看，我校在档案管理工作中仍存在部分问题，具体如下。

　　2.1管理体制较不完善

　　完善的管理体制不仅是提升档案管理质量的基础保障，也是推动数字化档案建设的先决条件。然而，在实际运行过程中，我校档案管理制度尚不完善，相关规章制度更新滞后，难以满足当前数字化发展背景下对档案管理的规范性与适应性要求。我校档案管理在组织架构中独立性不足，相关职能分散于多个部门之间，缺乏统一协调与统筹规划，导致管理职责不清、工作内容重复，整体运行效率较低。部分档案管理岗位未能配备专职人员，工作多由行政人员兼任，专业性不强，缺乏系统的培训和管理经验，影响了档案工作的规范化和持续推进。该问题直接影响了档案资源的集中管理和统一调度，易造成档案数据分散、重复、缺失等现象，不利于档案资源的系统整合与科学利用。

　　2.2信息化程度较低

　　信息化程度不仅体现了档案管理的技术支撑能力，更关系到数据处理的效率与安全。然而我校档案信息系统尚未全面覆盖学校各类档案数据，部分业务仍依赖纸质材料或手工操作，数据录入、查询、更新等流程效率不高，档案数据的标准化、结构化水平有限。同时，现有系统功能单一，缺乏统一的技术平台支撑，档案资源之间缺少有效的关联与共享机制，导致档案管理的信息整合能力薄弱，难以实现对全生命周期档案的动态监管和系统管理。此类问题直接影响了档案工作的时效性与准确性，降低了管理效率，也削弱了档案服务的智能化水平，阻碍了学校档案管理向数字化、智能化方向的转型升级。

　　2.3档案管理意识不足

　　在高校管理体系中，档案意识是推动档案工作规范运行的思想基础，也是实现档案资源有效积累与利用的前提条件。而我校部分职能部门和工作人员对档案管理工作重视程度不够，未能将其纳入日常管理的关键环节，在档案资料的收集、整理、归档等过程中存在敷衍对待、程序缺失等现象。部分教职员工缺乏档案归档意识，档案资料形成后未能及时归集归档，导致信息积压、资料流失现象严重。此外，档案管理缺乏系统宣传和制度引导，导致部分管理人员将档案工作视为行政附属事务，忽视了其在服务决策、支撑教学、保障管理等方面的重要价值。此种认知偏差在一定程度上削弱了档案工作的严肃性与规范性，也不利于形成良性的管理氛围。

　　3数字赋能视域下高校档案管理创新路径

　　综上所述，武汉城市学院在档案管理体制、信息化建设以及管理意识等方面存在较为突出的问题，已难以适应当前数字化校园建设和高校治理体系现代化的发展要求。为有效破解现有困境，推动档案工作高质量转型，有必要在数字赋能的视域下，探索具有系统性与前瞻性的创新路径。

　　3.1融合信息技术，构建数字档案体系

　　融合信息技术是指将现代信息技术手段（如大数据、云计算、物联网等技术）应用于档案信息的采集、处理、存储与管理全过程，使档案管理具备智能化、自动化和高效化特征。在构建数字档案体系的过程中，我校需结合档案管理的实际流程与信息化发展趋势，系统规划信息技术的融合路径。在数据获取阶段，我校可统一配置高速扫描仪与图像识别软件，对纸质档案进行集中处理，通过字符识别（OCR）技术实现批量数据提取，确保扫描图像质量与信息完整性。所有原始档案转化后应按统一格式录入，建立电子目录，构成基础的数字档案单元。

　　在数据整理环节，我校可引入智能分类系统，按照预设的档案元数据标准对采集内容进行条目级处理。通过信息标引、关键词提取、分类编码等技术手段，实现对档案内容的自动分类与层级归集，提升信息的结构化程度与检索效率。

　　在数据存储环节，我校可建设本地服务器与云端空间相结合的双重存储架构。校内设立专用数字档案库，对重要数据设置访问权限与安全策略；同时借助云平台扩展存储容量与远程访问能力，并配置自动备份和容灾恢复机制，确保数据的稳定性与持续性。

　　在系统运行维护方面，学校可集成统一身份认证、日志追踪、权限分级管理等信息安全技术，保障档案在调阅过程中的可控性和追溯性，为数字档案体系提供安全支撑。通过上述措施，学校能够以信息技术为驱动，逐步构建起结构稳定、标准统一、运行高效的数字档案体系，推动档案管理工作全面转型升级。

　　3.2推进资源数字化，提升档案利用效率

　　资源数字化是指将传统纸质档案以技术手段转化为结构化的电子信息资源，并通过系统化处理，实现档案内容的可视化、可检索与可调阅。在推进资源数字化的过程中，首先，我校应由档案管理部门牵头，全面梳理和汇总历年来形成的各类档案资料，建立纸质档案清单，依据档案种类、形成时间、内容特征等维度分类建档，明确数字化任务范围和分类逻辑，为后续工作奠定基础。

　　其次，我校可引入高速扫描仪与图像识别系统，对整理后的纸质档案进行高清扫描。扫描过程中应确保图像清晰、版式完整，避免缺页、重影等问题，同时结合OCR识别技术对图像中的文本内容进行提取，将非结构化图像转化为结构化文本数据，形成图文一体的数字档案资源。针对手写档案或图表内容较多的档案资料，我校可结合人工复核，提升数据准确性。

　　再次，在档案加工阶段，我校应制定统一的元数据标准和分类编码体系，对已转换的数字档案进行条目级加工处理。每份档案应标注关键词、所属类别、归属部门、形成日期等基础信息，按照“主题—子类—时限”的结构逻辑，构建清晰的分类体系，提升档案的组织性和检索的精准度。

　　最后，我校应建立集中式数字档案数据库，将已完成数字化加工的档案资料统一归集入库。数据库应支持全文检索、条件筛选、多维分类、批量调用等功能，并设置多级访问权限，确保数据的规范使用与安全存储。同时配置自动备份、日志监测等功能，提升系统的稳定性与可控性。在此过程中，学校要系统、高效地推进资源数字化建设，提升档案利用效率，为后续的智能服务与多场景应用提供坚实数据支撑。

　　3.3拓展宣传路径，增强档案服务影响力

　　拓展宣传路径是指通过多种传播方式、多元媒介渠道，对档案资源、服务内容及其价值进行系统展示和有效传达，增强档案工作的可见度与影响力。在拓展档案宣传路径的过程中，第一，在内容制作方面，我校可根据档案数字化进展与服务特色，选取具有代表性的档案资源，如校史文献、重大事件资料、重要人物档案等，设计形成主题清晰、内容精炼的宣传脚本。我校可通过图文并茂、情境再现、数据可视化等方式，制作档案宣传短片，提升档案内容的传播吸引力和信息表达力。

　　第二，在媒介传播方面，我校应构建“传统媒体+新媒体”融合传播体系。我校可依托校园网站、校报等渠道进行专题报道，展示档案工作成果与服务指南，同时借助微信公众号、视频号等新媒体平台发布短视频宣传内容，提升受众覆盖面和传播效率。短片时长应控制在1~3分钟，内容紧扣数字档案管理流程、服务平台操作方式或典型档案故事，增强宣传的可视性与实用性。

　　第三，在活动设计方面，我校可策划“档案服务开放日”“数字档案体验周”等主题活动，在图书馆大厅或教学楼电子屏循环播放宣传片，现场设置档案服务咨询区与互动展示区，引导师生主动了解档案管理工作。同时，我校可开发线上虚拟展览模块，实现典型档案数字资源的在线展示，扩大宣传的参与渠道与时间范围。

　　第四，我校可结合活动开展与平台数据，设计宣传反馈调查问卷，收集师生对宣传内容的关注点与改进建议，形成调研分析报告，为后续宣传路径优化提供数据支持。通过拓展宣传路径，学校可增强档案工作的可见度和影响力，推动档案服务从被动管理向主动服务转型，为数字档案体系的建设和应用营造良好的校园环境与文化氛围。

　　3.4聚焦专业特色，优化档案管理理念

　　聚焦专业特色是指以学校已有的学科分布与人才培养体系为基础，统筹规划档案资源建设与服务内容，使档案管理更具针对性、适配性与发展潜力。其一，在资源建设方面，我校可根据专业分类对现有档案进行再整理，对工程、医学、艺术、管理等不同专业门类建立独立的专业档案模块。每个模块应围绕该专业的教学安排、实验实训、科研成果、竞赛资料等要素进行归档，形成完整的专业档案结构，增强资源的学科适配度与服务针对性。

　　其二，在服务模式上，我校可根据各专业使用档案的频率、目的与场景，设置定制化服务路径。针对科研导向型专业，我校可优化文献检索、项目归档与数据调用功能；针对实践导向型专业，则强化图像资料、视频档案、项目成果等非文本信息的分类与呈现方式，并配套设计可视化界面，提升档案使用的直观性与操作性。

　　其三，我校应主动采集各专业动态形成的数据资源，如课程建设成果、校企合作资料、学生实习记录等，将其纳入专业档案体系之中，并依据更新频率设立资源更新机制，实现动态归集、持续积累。同时，我校可在档案系统中设立“专业特色档案展示区”，通过专题形式集中展示各专业的典型档案资源，增强档案资源的服务功能与文化价值。

　　其四，在系统功能开发方面，我校按照“专业定制、功能灵活”的原则，开发模块化界面与功能插件，支持用户根据专业选择相应的服务界面、分类目录与检索方式。系统还可设置专业用户反馈通道，收集一线师生对档案服务的意见建议，不断推动档案管理理念贴近用户需求，提升服务适应性与响应效率。通过聚焦专业特色，我校可实现档案管理理念从静态统一向动态专业转化，真正构建起融合专业结构、支持教学科研、服务人才培养的数字化档案管理新格局。

　　4结束语

　　综上所述，在教育数字化战略持续推进的背景下，高校档案管理正面临转型升级的重要契机。本文以武汉城市学院为例，围绕数字赋能视域下高校档案管理的创新路径展开探讨，从构建数字档案体系、推进资源数字化、拓展宣传路径、优化服务理念等方面提出路径，旨在提升档案管理的系统性、专业性与服务性。通过聚焦技术融合与专业特色相结合的路径探索，将进一步推动高校档案管理向数字化、智能化、高效化发展。

主要参考文献

　　［1］周莉.基于大数据的高校档案管理创新实践研究［J］.中国管理信息化，2024，27（21）：137-139.

　　［2］江瑛.大数据时代高校干部人事档案信息化管理的改进策略［J］.兰台内外，2023（6）：66-68.