［摘要］近年来，财务共享广泛应用于国内外的大型企业集团，且发展迅猛。财务共享服务模式作为企业集团财务管理转型的创新之举，受到越来越多大型企业集团的认可和青睐，财务共享模式在我国得到了迅速发展。鉴于此，文章以企业集团财务共享服务中心费用报销业务流程的优化为核心，对企业集团实施财务共享的优势进行分析，分析企业集团费用报销业务共享前的痛点，总结现有业务流程存在的问题，并构建企业集团财务共享中心费用报销业务共享后的业务流程，为企业集团费用报销业务流程的优化提出参考性的建议。

　　［关键词］财务共享；费用报销；业务流程；智能商旅

　　0引言

　　近年来，随着我国社会主义市场经济制度的不断完善，企业经济快速发展。但同时企业也面临着巨大的挑战，组织结构混乱、资源分配不合理、财务工作效率低下等问题层出不穷。在经济发展新常态背景下，强化财务管理，改善内部制度，提升经营绩效已经成为企业的当务之急。然而传统的财务信息系统并不能适应时代发展的需求，企业面对的极为重要的问题就是如何优化企业的结构，改善资源的配置，提升企业的效率，改进财务管理，进而实现经济效益最大化。

　　国外对于财务共享以及业财融合的相关理论研究相对国内来说起步较早，20世纪末期已经有企业将互联网技术应用于企业内部，使其在各组织机构中传递信息，整合数据，根据数据信息制订计划。进入21世纪，国外企业财务共享服务中心应用已经非常完善，依托高速发展的信息技术，财务共享服务中心可提高企业的业务流程自动化程度，进而节约人工处理成本，提升财务工作效率，更好地帮助企业推行业财融合。国内相关研究相对较晚，21世纪之初，中兴通讯首先建立起我国第一个财务共享服务中心，我国开始了对财务共享以及业财融合的相关探索与实践，并不断完善。

　　1企业集团实施财务共享的优势分析

　　财务共享是许多大型企业在日常运作中使用的一种财务管理模式，指的是企业在财务方面依托相同的会计核算系统，相同的财务处理平台以及相同的业务操作流程等，助力企业实现财务共享以及整合企业财务数据，最终目的是使业务流程标准化、财务效率提高、组织结构改进、运营成本下降，实现企业效益最大化，为内部和外部客户提供专业生产服务的分布式管理行为。财务共享实质是信息网络技术推动的经营管理模式的改革和创新，有利于提高企业内部财务工作效率和控制企业财务成本，从而提高企业财务效益，有利于国家政府对企业进行有效监督［1］。企业集团实施财务共享，既有助于企业现代管理体系的发展和结构优化，也有助于企业内部管理的规范化和标准化。建设财务共享中心，有利于促进企业的可持续发展。

　　1.1优化组织结构，提供决策依据

　　财务共享模式打破了传统的财务管理组织结构，实现了业务型财务与核算型财务分离，岗位配置及财务管理人员发生重大变化。财务服务中心能够实现基础资金收付，财务核算工作统一处理。原来从事基础财务工作的财务人员需要参与业务活动，清晰了解企业相关经营活动的模式和流程，加强业务与财务的融合，促进业财一体化，通过对统一处理的财务数据进行分析，为企业高层管理人员决策提供依据，实现企业组织结构优化。

　　1.2改善资源分配，提高工作效率

　　传统的财务管理模式下，往往会出现信息沟通不流畅、权责划分不明确等情况，进而导致企业的资源闲置。财务共享模式下的业财融合，使得财务部门深入到业务部门生产销售的各个环节之中，很好地将财务部门的信息与业务部门的信息整合在一起，改善了财务资源与业务资源相分离的状况，提高了财务部门与业务部门的工作效率，实现信息资源的共建共享。

　　1.3加强风险预警，增加经济效益

　　企业的发展伴随着各式各样的风险，传统的分散式财务管理模式下，分（子）公司、业务部门与财务部门只需要对本单位负责，相对独立，而采用财务共享模式后，分（子）公司业务集中处理，业务与财务部门互相渗透，使得企业可以更好地监督和掌控每一个经营环节，使风险应对策略更有针对性。与此同时，财务部门得以了解业务部门的经济情况，业务部门可以得到财务部门的数据指导，改善企业经营管理，为企业带来大量的经济收益。

　　2企业集团财务共享前费用报销业务的痛点

　　企业的费用报销业务，是指费用采购类业务从申请、财务核算到费用支付结算的端到端业务。费用报销可以由任意员工发起。根据费用采购的产品或服务是用于特定的个人（员工）还是用于单位组织，费用报销可以分为员工费用的报销和办公费用的报销［2］。员工费用主要包括差旅费、业务招待费、日常费用、福利费等。费用结算的收款人一般是员工个人。办公费用主要包括会务费、会议培训费、咨询费等。费用结算的收款人一般是供应商企业。本文以差旅费为例对财务共享中心的费用报销业务进行探讨。

　　差旅费报销业务，在集团企业实施财务共享服务前普遍存在以下痛点。

　　2.1报销标准不统一

　　各业务单元的差旅费报销标准五花八门，员工职级设置、机票车票等级标准、各地住宿标准甚至餐补标准（含天数计算及每天补贴标准）都是业务单元自行设置，业务单元的自主性较强，导致企业集团报销业务混乱，杂乱无章。

　　2.2报销流程不统一

　　各业务单元的差旅费报销流程或多或少存在差异，没有在集团范围内实现统一。核算科目设置未进行统一，在集团层面进行差旅费分类统计汇总时会存在口径差异，企业集团编制合并财务报表时困难重重［3］。

　　2.3报销处理方式不一致

　　同一差旅报销业务由不同人员、在不同时间处理时，可能出现处理方式不一致的情况。费用报销后向员工支付的次数很多、每次平均支付金额较低，使用传统的网银转账工作量很大且容易出错。

　　3企业集团财务共享后费用报销业务流程

　　差旅费报销业务涉及业务部门、业务财务和财务共享中心三个部门，参与操作的角色有业务员、业务经理、总经理、业务财务、费用初审岗、中心出纳岗和总账主管岗人员等。财务共享后差旅费报销业务处理流程如图1所示。

　　3.1业务部门业务流程

　　3.1.1业务员填制差旅费报销单，扫描原始凭证并提交

　　业务员出差结束后，以业务员角色根据出差取得的相关原始凭证填制“差旅费报销单”，如交通费用、住宿费用和出差补助等，如果有借款单需要核销，则应关联相对应的借款单。并将住宿增值税发票、火车票、机票、交通费发票等相关原始凭证借助扫码枪和高拍仪进行扫描上传到系统并提交。

　　3.1.2对差旅费报销单进行业务审批

　　业务经理在财务共享平台，审核业务的真实性、合法性和合规性，同时审核该差旅费报销单的原始单据影像，审核无误后，可直接完成审批。如果差旅费报销单有错，可以单击“驳回至”按钮，选择下拉列表中的制单人，表示拒绝审批，并将差旅费报销单驳回至制单人，由业务员进行修改并重新提交。根据企业集团内部控制的要求，按照授权审批权限，依次由总经理、副总裁和董事长完成业务审批。

　　3.2业务财务进行财务审批

　　以业务财务角色在财务共享平台，对差旅费报销单的合法性、真实性和合规性进行审核，审核无误，可直接完成审批。如果差旅费报销单有错，可以将单据驳回至流程的上一级审批环节或者直接驳回至制单人，由上一级审批人即业务经理角色重新审批，或者由制单人修改后重新提交。

　　3.3财务共享中心业务流程

　　3.3.1财务共享中心进行审核批准

　　以费用初审角色进入财务共享平台，筛选出待处理的单据，打开“差旅费报销单”，通过“影像查看”，查看该业务上传的原始凭证影像资料是否完整。审核通过，单击“批准”按钮，表示该差旅费报销单通过财务共享中心的审核；审核不通过，单击“驳回”，可以选择将该差旅费报销单驳回至某一个审批环节，表示该业务单据未通过财务共享中心的审核。

　　3.3.2财务共享中心进行支付结算

　　以中心出纳岗角色进入财务共享平台，进入“结算”。筛选出待结算的单据，打开差旅费报销单。通过“银企直连”功能进行支付结算，显示支付成功后，在财务共享服务中心登录网银系统，通过“查询业务”，即可以看到支付记录，同时，系统自动生成记账凭证。

　　3.3.3财务共享中心进行凭证审核

　　以总账主管岗角色进入财务共享平台，通过“凭证管理”功能，选择核算账簿及业务日期，筛选出该业务相关的记账凭证，进入“凭证审核”，对凭证的正确性、合规性进行审核，审核无误后，单击“审核”完成凭证审核。

　　4企业集团财务共享后费用报销业务流程的现状

　　财务共享后的费用报销业务流程代替了传统费用报销流程，改善了共享前报销标准不统一、报销流程不统一和报销处理方式不一致等问题，但在费用控制与管理方面仍存在如下问题。

　　4.1费用报销慢，效率和服务水平低

　　4.1.1填报不规范、报销不及时

　　由于员工是根据实际消费的各种原始凭证人工填制报销单的，在企业实务中报销工作往往要耗费报销人的大量时间。普通员工很难具备专业的财务和税务知识。从费用项目、交易类型的选择到实名制长途交通票据的增值税计算抵扣，这些对于普通员工都是报销单填制难点，因此容易造成报销单因填报不规范而被驳回，进一步降低了费用报销流程的效率和服务水平。

　　4.1.2审批环节多、审批周期长，审批责任不明确

　　从业务单元可能存在的多级业务审批、财务审批，到财务共享服务中心审核，审批周期比较长，而不同审批环节审批的要点与职责区分并不明确。

　　4.1.3报销单据需要人工校验

　　传统费用控制报销单所附原始凭证大多是实报实销，即事后根据实际发生并取得的物理原始凭证进行报销单填报。物理原始凭证的合法性、合理性都需要各审批环节人工审核，审核效率低，还容易出现人为差错。

　　4.2费用管控方式落后，效果差

　　4.2.1费用管控依靠人工

　　由于没有信息系统的支持，业务负责人事前审批费用申请时无法准确掌握费用预算及预算执行结果的数据，只能由业务负责人主观控制。业务负责人出于对业务经营结果的担心，一般情况下审批员工差旅申请时只看重出差事项，不太看重费用预算以及费用标准的管控。

　　4.2.2预算无法实现事前管控

　　商旅预订大部分由员工自主完成，在报账后才审核预订结果，对商旅预订过程无管控。很多超预算、超标准的商旅费用，出于各种原因和各类超标理由，往往可能获得高层领导的特批而依然得以报销［4］。

　　4.3数据信息不对称，风险高

　　4.3.1业务数据真实性难以验证，增加财务风险

　　费用报销流程中的审核人员仅能审核原始凭证，对于原始凭证的业务发生和金额的真实性无法验证，企业会面临员工虚假报销的风险。

　　4.3.2报表数据不及时、不准确，增加管理风险

　　手工报销的数据滞后，无法在费用发生后及时进行数据分类汇总，不能发现风险并恰当应对，从而增加管理风险。

　　4.4信息不完整，难以及时管理

　　4.4.1无法及时准确地了解费用支出细节

　　只有代表费用发生结果的原始凭证（如出差地发生的出租车票），没有反映费用发生时原始凭证并未反映的数据（如上下车地点是否与出差目的相关等）。

　　4.4.2难以对费用发生过程进行管控

　　除了事前商旅出差申请审批，商旅过程中费用的发生不受企业控制，企业只有在员工事后报销时才能知道费用发生的项目和金额。

　　5企业集团财务共享后费用报销业务流程的优化

　　5.1商旅服务的概念

　　所谓商旅服务，又称商旅管理，就是指由第三方服务平台为众多企业因公差旅和出行活动提供服务。这类第三方服务平台又称商旅服务公司（Travel Management Company，TMC）。商务旅行和商务会议组织全球商务旅行协会（Global Business Travel Association，GBTA）统计显示，中国商旅管理理念的渗透率不断提升。商旅成本已成为企业运营管理中仅次于人力成本的第二大可控成本。如何智能化改善商旅服务，让出行更高效、让服务更便捷，则是企业商旅及报账服务的新趋势。

　　5.2财务共享后智能商旅服务业务处理流程

　　财务共享后智能商旅服务的业务流程在共享后差旅费报销业务流程的基础上进行了优化，增加智能商旅App平台的相关流程，如填制出差申请单、预订机票和提交差旅费报账。

　　5.2.1在智能商旅平台填制出差申请单并提交

　　业务员或报账人在智能商旅App进行智能商旅服务共享业务的操作，填制“申请单”，如交通工具、出差日期、出发地、目的地和事由等信息，提交成功后，智能商旅App转入待审批出差申请单界面，为了能够完整体验智能商旅流程，审批要进行权限控制，由业务经理进行审批。

　　5.2.2在智能商旅平台预订机票

　　在出差申请单审批界面“同意”审批后，系统跳转至机票预订窗口，依次选择航班，录入乘机人等信息，完成在线支付。机票预订完成后，采用同样的方法，可以在智能商旅平台，预订返程机票，预订酒店和火车票等。

　　5.2.3在智能商旅平台提交差旅费报账

　　在智能商旅App平台，通过“差旅费报账”，进入差旅费报销单界面，可以看出在线机票预订记录将自动成为可报销明细项，将机票、酒店和市内交通费等明细都添加到差旅费报账明细即可，所有差旅费报销明细添加完成后，智能商旅App将自动添加差旅补助内容，并形成最终的差旅费报销单，并将住宿增值税发票、火车票、机票、交通费发票等相关原始凭证借助扫码枪和高拍仪进行扫描上传到系统并提交。

　　其余流程与差旅费报销共享业务流程一致，不赘述。

　　6结束语

　　随着科学技术的不断进步和发展，企业集团实施财务共享服务成为必然趋势，费用共享是企业集团非常重要的共享业务，通过费用共享和智能商旅服务可以提高财务人员报销工作的效率，节约企业集团以及成员单位内部的各种资源，同时，加强集团内部各成员单位的协作，提高整个集团的管理效率，从而达到降本增效的目的，实现智能化财务管理模式，助力企业集团加强对费用报销业务的集中管控。

主要参考文献

　　［1］任震宇，林子轶.财务共享模式下企业费用报销管理研究［J］.现代商贸工业，2023，44（11）：150-152.

　　［2］侯志才，杨丹萍，陈然.财务共享环境费用报销流程再造研究：以J集团为例［J］.东华理工大学学报（社会科学版），2022，41（5）：455-461.

　　［3］王任兰，区文华.企业财务共享模式下费用报销管理的研究［J］.商场现代化，2022（13）：179-181.

　　［4］刘琪，柴天宇.财务共享背景下费用报销业务内部审计优化研究［J］.商业会计，2022（12）：77-79.